小企業(yè)現(xiàn)金內(nèi)部控制制度設計

宋玉娟

摘要：小企業(yè)因其特殊性，對現(xiàn)金的內(nèi)部控制存在很多問題。而現(xiàn)金是小企業(yè)重要的資產(chǎn)，支撐著企業(yè)日常經(jīng)營各項活動的運轉(zhuǎn)，往往也是最容易出現(xiàn)漏洞的環(huán)節(jié)。小企業(yè)的領(lǐng)導者考慮到企業(yè)自身資本薄弱、技術(shù)構(gòu)成低等因素，從意識上淡薄內(nèi)控的觀念。由此看出小企業(yè)非常有必要結(jié)合自身特點，建立行之有效的現(xiàn)金內(nèi)部控制制度。

關(guān)鍵詞：小企業(yè)；現(xiàn)金內(nèi)部控制制度

一、問題的提出

1. 廣義的現(xiàn)金包括庫存現(xiàn)金、銀行存款和其他符合現(xiàn)金定義的票證。這里提到的現(xiàn)金則是狹義的概念，指小企業(yè)財務部門控制的用于零星開支的庫存現(xiàn)金，包括庫存的人民幣和外幣，但這里僅涉及人民幣?，F(xiàn)金較之其他財產(chǎn)物資有體積小，輕便可取，攜帶方便，而且使用起來不受地理位置限制等特點。

2. 所謂現(xiàn)金內(nèi)部控制是指企業(yè)為了實現(xiàn)其預定的經(jīng)營目標，保護現(xiàn)金的安全及核算準確，正確反映現(xiàn)金流量的變動而采取的一系列自我調(diào)整、互相控制與協(xié)調(diào)的方法、手段與措施的總稱。對于現(xiàn)金內(nèi)控的研究與探討，往往會以大中型企業(yè)為案例，因為大中型企業(yè)的業(yè)務量大、操作起來比較復雜，需要細分組織機構(gòu)設置及各職責崗位的人員有明確的分工，非常有必要建立、健全現(xiàn)金的內(nèi)部控制。與之相反，在財務人員人數(shù)比較少、業(yè)務量小的小企業(yè)內(nèi)部，很難做到根據(jù)分工不同劃分工作職責。到頭來，除非這家小企業(yè)的領(lǐng)導意識到建立行之有效的現(xiàn)金內(nèi)部控制制度的重要性，現(xiàn)金的內(nèi)部控制才不會被視為一紙空談，從根本上改變小企業(yè)現(xiàn)金管理工作的盲點。

二、現(xiàn)金內(nèi)部控制的必要性

（一）小企業(yè)現(xiàn)金管理的漏洞

本人曾接觸過一家小企業(yè)，主要種植玫瑰，銷售玫瑰，兼營木材、電器、五金電纜等。就企業(yè)的規(guī)模和經(jīng)濟業(yè)務來說，完全有必要設會計和出納兩人來管理現(xiàn)金，可企業(yè)的經(jīng)營者考慮到減少開支，僅設會計一人，負責管理所有業(yè)務。從近期看來，因這家小企業(yè)的一切運轉(zhuǎn)正常，經(jīng)濟效益也很好，對于現(xiàn)金管理存在的漏洞不容易表現(xiàn)出來。但久而久之，又會怎樣呢？該企業(yè)是所有小企業(yè)的代表，它存在的問題可能是很多小企業(yè)普遍存在的共性問題。企業(yè)的經(jīng)營者往往會意識不到問題的嚴重性，因小失大，這種做法很不值。為了能喚起小企業(yè)對現(xiàn)金內(nèi)部控制制度不足的認識，首先分析一下小企業(yè)現(xiàn)金管理存在的漏洞。

1. 崗位設置存在漏洞

小企業(yè)從節(jié)省成本方面考慮，往往設會計一人，忽視了“賬錢分管，賬物分管”，明顯的表現(xiàn)出對現(xiàn)金管理不當。

2. 現(xiàn)金收入業(yè)務存在的漏洞

（1）貪污現(xiàn)金。主要表現(xiàn)為：一是少列金額。通過故意少記現(xiàn)金收入，將多余的現(xiàn)金具為己有；二是撕毀原始的入賬單據(jù)。撕毀原始入賬單據(jù)是指撕毀作為現(xiàn)金收入的一些票據(jù)或單據(jù)，再充分利用失控的管理將這部分現(xiàn)金據(jù)為己有；三是身兼二職。即利用錢賬兼管的機會貪污現(xiàn)金。

（2）挪用現(xiàn)金。通過循環(huán)入賬挪用現(xiàn)金。指有一筆應收款項到期收到現(xiàn)金后先不入賬，預留出此款項作為他用，等待下筆到期的款項收款后，用這筆款項填補上一筆應收的款項，就這樣周而復始的循環(huán)下去。

3. 現(xiàn)金支出業(yè)務存在的漏洞

主要表現(xiàn)為：一是“銀冠現(xiàn)戴”。即套取現(xiàn)金，把通過銀行轉(zhuǎn)賬支付的經(jīng)濟業(yè)務，實際應記入銀行存款科目，改為記入庫存現(xiàn)金科目，將套取的現(xiàn)金私吞為己有；二是“錦上添花”。即在憑證上添加經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容和金額，貪污添加部分的現(xiàn)金；三是“偷梁換柱”。即利用工作上的便利條件和機會，更換發(fā)票，貪污現(xiàn)金。

（二）設計的原因及意義

在所有企業(yè)擁有或控制的資產(chǎn)中，現(xiàn)金是一項重要的流動資產(chǎn)，是企業(yè)開展任何經(jīng)濟活動的基礎，也是企業(yè)將來生存和發(fā)展的必需品。當然現(xiàn)金對小企業(yè)來說，更是至關(guān)重要，其流動性最強，也最頻繁，最容易發(fā)生錯誤或被經(jīng)管人員所挪用或侵占。再加上小企業(yè)自身的特點，規(guī)模小，人員較少。很多企業(yè)只設會計一人，兼管很多事務，忽視了不相容職務相分離的原則。長此下去，很容易給企業(yè)的經(jīng)營管理帶來意想不到的嚴重后果。因此小企業(yè)不能忽視加強對現(xiàn)金內(nèi)部控制的重要性，應對現(xiàn)金進行嚴格管理，防范經(jīng)營風險。通過對現(xiàn)金內(nèi)部控制制度進行設計，建立一套科學合理的內(nèi)部控制制度，使相關(guān)人員嚴格按照企業(yè)的規(guī)章制度行事，可以更好地改善小企業(yè)對現(xiàn)金管理不足的現(xiàn)狀，減少或盡量避免可能發(fā)生舞弊的行為，加強現(xiàn)金管理的安全完整，保證現(xiàn)金會計核算資料準確可靠和現(xiàn)金業(yè)務合規(guī)合法，同時確保現(xiàn)金使用恰當合理，降低現(xiàn)金的管理成本，較好的實現(xiàn)增收節(jié)支，提高小企業(yè)的經(jīng)濟效益。

1. 結(jié)合各個小企業(yè)自身的實際狀況，在建立現(xiàn)金內(nèi)部控制制度時，應結(jié)合成本效益原則，予以綜合考慮。因為任何制度的建立都要產(chǎn)生一定的費用支出，也會給企業(yè)帶來一定的收益。只有當構(gòu)建內(nèi)控體系帶來的收益大于為之發(fā)生的支出時，才能證明這一體系構(gòu)建的價值所在。所以小企業(yè)只需要構(gòu)建簡單、有效的內(nèi)控體系，便可以為企業(yè)自身的發(fā)展發(fā)揮內(nèi)控作用。

2. 找出小企業(yè)內(nèi)部控制存在的關(guān)鍵點，著重解決那些一人身兼數(shù)職、職責不清，不相容職務混亂的問題。 小企業(yè)由于本身規(guī)模比較小、人員也相對少，很難明確做到專人專崗，但對有些關(guān)鍵崗位必須建立不相容職務相分離的內(nèi)控體系，使人員能互相牽制，防止發(fā)生人為的私弊。

3. 及時掌握現(xiàn)金流的變動情況，合理運用現(xiàn)金，提高現(xiàn)金的使用效率和周轉(zhuǎn)速度， 對現(xiàn)金的支出業(yè)務進行嚴格把關(guān)，防止人為的挪用或私吞現(xiàn)金。

三、現(xiàn)金內(nèi)部控制具體設計方案

從小企業(yè)現(xiàn)金管理存在的漏洞，無疑不說明小企業(yè)建立一套科學合理的現(xiàn)金內(nèi)部控制制度是刻不容緩的。

（一）不相容職務相分離，即要進行崗位分工控制

小企業(yè)雖然規(guī)模小，但也不能由一人辦理現(xiàn)金業(yè)務的全過程，可設出納崗位和會計崗位，同時再加上小企業(yè)的經(jīng)理進行監(jiān)督檢查，將不相容職位相互分離，制約和監(jiān)督，更好的對現(xiàn)金的收支業(yè)務進行控制。

1. 現(xiàn)金的收付及保管應由被授權(quán)的出納人員負責，其他人員不得接觸。

2. 出納人員不能同時負責非貨幣資金賬戶的記賬工作

3. 出納人員不能審批現(xiàn)金收支業(yè)務。

4. 現(xiàn)金的收付和現(xiàn)金收支的專用章不能由一人保管，可由出納管財務章，會計或經(jīng)理管法人章。

6. 出納人員應負責現(xiàn)金的清查盤點，由會計人員監(jiān)督盤點工作。

（二）授權(quán)批準控制

小企業(yè)的大權(quán)往往集中在經(jīng)理手中，存在經(jīng)理“一言堂”，所以經(jīng)理一定要把握好此關(guān)，也要明確自己應承擔的責任。

1. 規(guī)定經(jīng)辦人辦理現(xiàn)金業(yè)務的職責范圍和工作要求，經(jīng)辦人應當在職責范圍內(nèi)按照經(jīng)理的批準意見辦理現(xiàn)金業(yè)務。

2. 對于重要的數(shù)量大的現(xiàn)金業(yè)務，要建立責任追究制度，防止貪污、侵占、挪用現(xiàn)金行為。

3. 嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員辦理現(xiàn)金業(yè)務或直接接觸現(xiàn)金。

四、現(xiàn)金內(nèi)部控制點

為了使小企業(yè)能建立一套行之有效的現(xiàn)金內(nèi)控體系，保證現(xiàn)金業(yè)務控制目標達到更好的效果，在現(xiàn)金業(yè)務發(fā)生的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)及關(guān)鍵點應采取相應的控制措施，主要包括以下幾個方面。

1. 審批。對現(xiàn)金資產(chǎn)實行嚴格的限制接近措施；所有要使用的款項必須注明用途、金額及時間等；所有發(fā)生的現(xiàn)金支出業(yè)務，由經(jīng)辦人員必須對業(yè)務發(fā)生的真實性負責，并在原始單據(jù)上簽字或蓋章，提交總經(jīng)理審核該原始單據(jù)，并最終簽字或蓋章，才準予支付。

2. 審核。由經(jīng)理或設置專人負責審核原始單據(jù)的真實性、完整性、合規(guī)合法性，對審核無誤的票據(jù)簽字或蓋章，然后交給出納作為登記記賬憑證的依據(jù)編制記賬憑證的依據(jù)。

3. 收付。設置專門的出納崗位，對審核無誤的原始單據(jù)給予報銷，在報銷的原始單據(jù)上加蓋“現(xiàn)金收訖”或“現(xiàn)金付訖”。

4. 復核。由經(jīng)理或?qū)Ｈ藦秃爽F(xiàn)金收付的記賬憑證及所附的原始憑證，對合規(guī)的憑證加蓋復核章。

5. 盤點。在經(jīng)理或會計的監(jiān)督下，對出納進行定期或不定期的庫存現(xiàn)金抽查盤點，并規(guī)定每天留有庫存現(xiàn)金的最大金額，對于超出限額的庫存現(xiàn)金必須及時送存銀行，如實反映內(nèi)部存在的問題。

五、結(jié)語

小企業(yè)現(xiàn)金的內(nèi)部控制應當引起企業(yè)領(lǐng)導足夠的重視。作為企業(yè)的領(lǐng)導理應在全方位綜合考慮的前提下，在全面控制的基礎上，牢牢把握住現(xiàn)金內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)、關(guān)鍵點及業(yè)務操作流程等，逐步形成相互制約、相互監(jiān)督的內(nèi)部有效運營機制，并隨著經(jīng)營狀況的變化適時做出調(diào)整，真正做到不相容職務相分離，從源頭和制度上保證經(jīng)濟活動的有效開展，從而使小企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

（作者單位：舟山市7412工廠）