對高校教學檔案管理工作的思考

于晨

[摘 要] 市場經(jīng)濟的不斷深化，使市場對專業(yè)化人才的需求越來越多，進而推動社會不斷提高對教育教學的關(guān)注度。高校教學檔案管理工作是高等院校教學工作順利進行的重要保證，但是在現(xiàn)有的教學檔案管理工作中還存在較多問題。根據(jù)高校教學檔案管理工作的實際情況，分析其中存在的問題，并根據(jù)問題提出相應(yīng)的策略，為提高高校教學檔案管理工作質(zhì)量與效率奠定基礎(chǔ)。

[關(guān) 鍵 詞] 高等院校；檔案管理；現(xiàn)狀問題；方法與策略

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）25-0105-01

從檔案管理學角度來看，高校教學檔案管理工作是由高校教學研究、教學改革以及課程建設(shè)等部分組成的。提高學校教學檔案管理工作效率，是提高教學質(zhì)量十分關(guān)鍵的因素，因此，許多學校也根據(jù)各自實際情況進行了相應(yīng)教學檔案管理工作的改革。然而，就目前改革的現(xiàn)狀來看，教學檔案管理工作還存在許多問題，為此，加強教學檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和合理化建設(shè)是真正確保檔案工作順利進行的重要途徑。

一、教學檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）教學檔案管理制度有待完善

現(xiàn)行大部分高校的教學檔案管理制度的主要制定依據(jù)為《檔案法》和《普通高校檔案管理工作辦法》等法律法規(guī)，各學校也會相應(yīng)補充和修訂檔案管理制度。然而就目前而言，部分高校的教學檔案管理制度依然存在改進的空間，主要表現(xiàn)在兩個方面：（1）從教學檔案制度的建立來說，各教學單位為了使用的便捷性，常會出現(xiàn)按各自工作流程進行檔案管理的狀況，這容易造成檔案管理不統(tǒng)一、不規(guī)范。（2）從教學檔案的形成來說，各教學單位的教學檔案記錄標準不一致。各教學單位應(yīng)在學校統(tǒng)一的標準上進行相應(yīng)的變動，對教學工作會議報告以及可行性總結(jié)與展望進行記錄。但由于檔案記錄存在差異性，各單位記錄檔案的內(nèi)容不一致、不完善，既造成檔案管理的混亂，又可能導(dǎo)致之后教學秩序的混亂。

（二）在教學檔案管理中，檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待于提高

檔案管理工作由于其工作的系統(tǒng)性和特殊性，需實行部門歸檔制，兼職檔案人員供職于各自部門和崗位，多數(shù)沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理知識教育和檔案管理實務(wù)訓(xùn)練，對檔案價值的重要性不能詳細解析并準確判斷，因此，在檔案的整理和收集過程中無法獨立執(zhí)行規(guī)范性和制度性任務(wù)。

此外，高校對教學檔案信息不能充分地交流，每個單位或者部門的教學檔案管理由各自獨立進行，部門之間并沒有深入地溝通與交流，導(dǎo)致信息流通性較差，間接影響了教學檔案管理工作的進行。

二、提高高校教學檔案管理工作質(zhì)量的方法

（一）提高學校對教學檔案管理的意識

教學檔案的管理工作不僅需要管理人員的細致對待，更需要長期規(guī)劃。一些出現(xiàn)在學校教學檔案管理工作中的問題，部分原因是學校對教學檔案管理的意識不夠深刻。只有管理層以及各個部門加強完善教學檔案管理工作，才能從制度、人員素質(zhì)和信息流通等多個方面進行整理和改革。這就要求高校在實際工作過程中全面分析實際的教學環(huán)境以及人員專業(yè)素養(yǎng)，在此基礎(chǔ)上，提高教職工對教學檔案管理工作重要性的意識。

（二）制定完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度既是制約教學檔案管理工作效率的決定性因素，也是約束教學檔案管理行為的重要條件。所以在實際工作過程中，高校應(yīng)該逐漸認識到自身在檔案管理工作中存在的問題，并在充分分析、合理論證的基礎(chǔ)上建立和完善教學檔案管理制度，明確每個專兼職檔案管理人員的職責，按照責任到單位、責任到人的基本原則，不斷提高檔案管理人員的責任意識。在制定檔案管理工作制度的時候，學校也需要關(guān)注檔案管理人員工作的積極性，可以制定一些激勵的機制，作為檔案管理工作制度的輔助條件。

與此同時，為了使教學檔案管理制度順利實施，可以建立完善的人員機構(gòu)，由領(lǐng)導(dǎo)組織帶頭，校檔案部門牽頭，制定各部門以及各教學單位統(tǒng)一的檔案管理工作制度。這樣既使檔案管理制度的標準性、專業(yè)性和科學性得到良好的保證，也有利于各部門之間信息的流通。

（三）加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作人員既是檔案管理制度的執(zhí)行者，又是檔案管理工作的重要實施者，為了提高檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，學校迫切需要提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，具體可以從兩個方面進行完善：（1）對已有的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)進行培養(yǎng)，定期組織相關(guān)的培訓(xùn)活動，不斷提升他們的專業(yè)素養(yǎng)。（2）以引進專業(yè)化的人才，吸收新鮮的血液為主旨，以理論教育與實踐工作相結(jié)合的方式彌補檔案管理工作中的人才短板。在此基礎(chǔ)上，還需要對新舊管理人員的思想素質(zhì)進行培養(yǎng)，檔案管理是一項非常龐雜和繁瑣的工作，要經(jīng)常對工作人員工作思想進行培養(yǎng)，讓他們具備強烈的責任感和事業(yè)心，保證檔案管理工作順利進行。

總而言之，高校教學檔案工作中，往往存在制度及人員素質(zhì)方面的問題，只有有針對性地對問題進行分析，才能提出相應(yīng)的對策與方法。但是由于每個高校的教學檔案管理重心和環(huán)境不一樣，因此，需要每一個教學檔案管理人員的努力，為提高高校教學質(zhì)量奠定堅實的基礎(chǔ)。

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