高等學校檔案信息化建設的開發(fā)探索

陳紅 冶軍

[摘 要] 檔案管理的信息化建設是高校檔案工作邁向現(xiàn)代化、信息化的必由之路，是高校管理走向現(xiàn)代化的必然要求。在我國高校檔案信息化建設中，明顯地存在諸多問題，比如沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)老化，認識不到位，對信息化重視不夠；人力、物力、財力的投入不足，信息數(shù)據(jù)的保護存在風險等。因此，必須多舉措加大力度，深入推進高等學校檔案的信息化建設。

[關(guān) 鍵 詞] 高等學校；檔案管理；信息化建設

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）34-0118-02

一、檔案管理信息化建設概述

檔案管理信息化是在現(xiàn)代管理學的范疇下，以計算機、互聯(lián)網(wǎng)、信息化為手段，以服務于全社會為目的、多學科知識交互應用的新型檔案管理模式。高校檔案信息化，是高校管理走向現(xiàn)代化的必然要求。

首先，檔案管理信息化可以使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為信息檔案，并通過光盤、磁盤等新型存儲手段存儲，這樣，整個學校幾十年，乃至上百年的全部館藏信息，都可以通過數(shù)字化的手段存儲在電腦里，任何個人和機構(gòu)都能可以進行查閱。

其次，檔案管理信息化的核心目標是發(fā)展檔案管理事業(yè)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，更好地服務社會大眾。其基本的推動力是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與服務的基本框架。同時注重并重新思考檔案管理的原則、理論與方法，最大限度滿足社會各界的需求。

具體到高校改革和發(fā)展的現(xiàn)代化進程，知識經(jīng)濟時代的到來，帶來了教育信息化的機遇與挑戰(zhàn)，也對高校檔案工作者的個人素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。

二、高校檔案管理信息化建設的問題與現(xiàn)狀

目前，我們國家的高校檔案工作普遍存在一些問題，不利于檔案信息化建設的推進與發(fā)展。

（一）認識不到位

一般來說，年紀偏大的檔案管理人員早已適應了紙質(zhì)檔案的管理工作，但是對檔案信息化管理還比較陌生，突出地表現(xiàn)在對電子文件的生成，電子信息的存儲、檢索、管理等技術(shù)比較抵觸，學習與掌握起來存在一定難度。年青一代的檔案管理人員則是對檔案管理工作的理論、原則和環(huán)節(jié)知之甚少。這種新舊交替之間的銜接不暢通，是我國目前高校檔案管理工作中普遍存在的問題。很多檔案管理員的角色定位基本上為計算機操作員，他們既沒有相關(guān)專業(yè)的學習基礎，也沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)性的培訓，大部分人只是憑著自己計算機簡單的操作與管理經(jīng)驗來進行工作，對檔案信息化的必然性和前景缺乏必要的認識，也缺乏深入掌握檔案信息化技術(shù)的動力，嚴重地制約了檔案信息化工作的向前推進乃至創(chuàng)新發(fā)展。

（二）投入不充足

由于高校對檔案信息化管理的認識不足，必然不會為之投入足夠的人力、財力和物力。在檔案信息化管理建設中隊伍配置不合理、基礎設施的更新與維護跟不上、信息資源無法共享、對從業(yè)人員的技術(shù)要求不達標等，都是高校對檔案信息化管理建設投入不足的具體表現(xiàn)。例如，雖然許多學校的檔案館都配置了硬件設施，但是其軟件應用水平和利用效率卻很低，在工作中，工作人員主要以單機和簡單的互聯(lián)網(wǎng)操作為主，工作內(nèi)容僅限于簡單的查詢，在工作軟件的設計和利用方面十分薄弱。

（三）機制不健全

在制度方面，我國目前的高校檔案管理信息化建設的政策支持和協(xié)作機制明顯不足，存在很多問題。比如，學校與學校之間很難實現(xiàn)信息共享，沒有良好的協(xié)作和共享機制，而且學校內(nèi)部各部門之間由于政策的不明確、不細化，校內(nèi)檔案管理的信息化共享機制也沒有真正建立起來。再如，數(shù)據(jù)的安全保護問題存在很大潛在的風險。一般來說，數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠設置復雜的密碼和防火墻，如果不能在技術(shù)上有很多的安全保障，這種傳統(tǒng)的方法只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。

三、高校檔案管理信息化建設的舉措

結(jié)合高校檔案信息化建設的現(xiàn)狀，考慮到檔案管理的功能、信息化的改革與發(fā)展要求，以及高校未來發(fā)展和人才培養(yǎng)的需要，筆者認為可以從以下幾個方面突破重難點。

（一）加強檔案信息化人才隊伍建設

要實現(xiàn)檔案信息化管理，關(guān)鍵在人才，必須建設一支高層次、高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)隊伍，加強檔案人員綜合能力的培訓，使他們盡快掌握現(xiàn)代化技術(shù)技能的運用，通過培訓來增強其事業(yè)心和責任心，為檔案信息化的良好建設提供管理、技術(shù)、實施的保障。

不論是資深的檔案工作人員，還是剛剛從事檔案工作的新人員，都要注重自我的完善和學習，深入學習檔案信息化理論知識，并且提高運用技能。在此基礎上能熟練使用各種信息工具，比如網(wǎng)絡傳輸工具，為更快、更好、更有效地編研、開發(fā)、利用檔案信息打下扎實的技術(shù)基礎，從而提升檔案管理部門利用信息化手段編輯、整理、存儲電子檔案的技術(shù)水平。

檔案管理信息化對工作人員提出了更高標準的要求，要求其具備更強的信息捕捉能力。能否熟練、快速地獲取現(xiàn)有的檔案信息提供給需求者，能否充分利用資源共享的優(yōu)勢，簡化工作流程，提升工作效率，是考驗一個工作人員是否合格的重要標準。人是第一生產(chǎn)力，每個檔案工作者都應該發(fā)揮自己的積極性和主動性，抓住每一個學習的機會，比如脫產(chǎn)培訓、外出進修等，盡快完善自己的知識結(jié)構(gòu)，提升自己的業(yè)務能力。

能否有效地把有價值的檔案信息傳遞給需求者，這是評價檔案部門信息服務質(zhì)量高低的一個重要標準。檔案信息化管理工作內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備一定的鑒定以及評估能力，對檔案信息進行準確的判斷、鑒選、分析，為需求者提供優(yōu)質(zhì)的服務。

（二）加強檔案管理制度的規(guī)范化建設

任何一項工作都必須有一套適合自己的標準與規(guī)范，對檔案信息化建設來說，必須制定一個標準體系，檔案管理信息化的健康發(fā)展，離不開系統(tǒng)、規(guī)范化的制度來保障。一個規(guī)范化的檔案信息化管理系統(tǒng)包括收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)的工作標準，還要有高校檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)管理的標準，優(yōu)化檔案信息化管理過程中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務工作流程，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和信息共享資源，使高校檔案數(shù)據(jù)庫與各地方檔案館數(shù)據(jù)庫的工作標準實現(xiàn)統(tǒng)一，構(gòu)建一個具有高效率、高質(zhì)量、更加簡捷和合理化的工作模式。其次，強化現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的作用，使學校的檔案信息資源得到更加科學和充分的開發(fā)與利用。加快檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設進程，使檔案的管理與查詢完全信息化，進一步提高工作效率；運用電腦檢索、多媒體存儲等信息技術(shù)，把學生的考試成績、選修課程的情況及時上傳至網(wǎng)絡，還可以將學校每年的招考情況、畢業(yè)生就業(yè)信息等進行分類與歸納，為學校管理部門提供決策依據(jù)。

（三）完善檔案信息化基礎設施和資源配置

高校的檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，在利用好現(xiàn)有設施資源的基礎上，統(tǒng)籌規(guī)劃，進一步豐富網(wǎng)站內(nèi)容，擴大了檔案信息容量，提升了服務能力，同時，逐漸購買高性能的管理軟件，例如文件服務器、數(shù)據(jù)存儲器、高速掃描儀等系統(tǒng)軟件。同時，依托統(tǒng)一的教育網(wǎng)絡平臺，使學校與學校之間、院系與院系之間，都能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息互聯(lián)與共享。

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