試論新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化途徑

楊秋婷

摘要：作為培養(yǎng)技能型人才的主要陣地，高職院校是我國(guó)教育領(lǐng)域的重要組成部分。目前，高職院校的教育工作備受關(guān)注，其檔案管理工作也開(kāi)始不斷受到重視，但距離規(guī)范化的管理檔案工作還存在一定的差距。本文針對(duì)高職院校檔案管理工作的必要性進(jìn)行探討，并列舉現(xiàn)階段我國(guó)高職院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決措施，以期給相關(guān)人員在今后的檔案管理工作中提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；規(guī)范；途徑

社會(huì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)人才的需求越來(lái)越強(qiáng)烈。高職院校成為社會(huì)、企業(yè)、家長(zhǎng)及學(xué)生廣泛認(rèn)可的培養(yǎng)高技能人才的基地，隨之而來(lái)的是給高職院校的檔案管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。在高職院校的發(fā)展中，檔案管理是核心力量。將檔案管理工作規(guī)范化，加強(qiáng)改革成效，不僅能夠推動(dòng)整個(gè)高校的教學(xué)水平，還能推動(dòng)管理制度的發(fā)展進(jìn)程。

1.高職院校實(shí)施檔案管理工作的必要性

1.1有助于高職院校積累信息資源

作為高職院校，一個(gè)規(guī)范化的檔案資料，可以清晰地映射出院校的發(fā)展歷程，對(duì)今后高職院校發(fā)展提供可靠的輔助條件，可以幫助院校維持歷史條件和整體的精神面貌，是今后可持續(xù)發(fā)展的有力參考。高職院校的發(fā)展史是一個(gè)經(jīng)歷了歷史沉淀的辦學(xué)史，通過(guò)對(duì)這些檔案資料的規(guī)范管理，可以使高職院校的發(fā)展沿著特色化的方向發(fā)展。完整保存的檔案資料，也是體現(xiàn)高職院校管理水準(zhǔn)及教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志。

1.2為今后改革發(fā)展高職院校工作奠定基礎(chǔ)

新的社會(huì)環(huán)境下，為了使高職院校培養(yǎng)出的人才更能適合社會(huì)的發(fā)展，改革高職院校的工作勢(shì)在必行。要想在管理和發(fā)展高職院校工作中做到科學(xué)有序，應(yīng)當(dāng)將管理理念跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。檔案管理工作是高職院校管理工作的基礎(chǔ)。高職院校在發(fā)展過(guò)程中遇到的諸多問(wèn)題都可以在檔案管理工作的積極配合下得到較好地解決。開(kāi)展規(guī)范有序的高職院校檔案管理工作，可以不斷提升高職院校整體管理能力，努力開(kāi)創(chuàng)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的全新局面。

2.現(xiàn)階段高職院校檔案管理工作暴露的問(wèn)題

2.1檔案管理制度存在諸多漏洞

在高職院校中，開(kāi)展檔案管理工作都會(huì)制定相應(yīng)的管理制度，但是現(xiàn)行的管理制度很多存在漏洞，例如，對(duì)職責(zé)劃分情況尚不明確等。由于檔案管理工作是一項(xiàng)涉及內(nèi)容較廣泛的工作，通過(guò)一個(gè)部門(mén)很難完成，一般需要多個(gè)部門(mén)共同配合來(lái)完成。各部門(mén)應(yīng)當(dāng)將有關(guān)內(nèi)容整理收集好，之后交由檔案管理部門(mén)編檔留存。但是在實(shí)際操作中，由于管理制度的不完善，很多收集檔案信息的職責(zé)并未落實(shí)到具體部門(mén)、這就導(dǎo)致在收集資料的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)推脫情況，有的部門(mén)袖手旁觀，這也直接影響了信息歸檔的完整性。

2.2檔案管理方式?jīng)]有與時(shí)俱進(jìn)

信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。高職院校在發(fā)展進(jìn)程中也將信息技術(shù)應(yīng)用于自身發(fā)展中來(lái)，但他們更多地將精力放在了教育教學(xué)的實(shí)踐中，對(duì)檔案管理工作的忽視導(dǎo)致其管理方式陳舊落后，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展需要。在檔案管理中，從業(yè)人員的工作量較大，所需收集整理的信息較多，工作中難免會(huì)出現(xiàn)一些失誤，這也直接影響了管理職能的發(fā)揮。與此同時(shí)，不少高職院校在檔案管理工作中，還主要是以紙質(zhì)的形式留存，占地面積較大，長(zhǎng)期保持的完整性難以保證，這種保存檔案信息的形式早已過(guò)時(shí)。

2.3檔案管理人員綜合素質(zhì)較差

傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作，很多從業(yè)人員大多不具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)。特別是信息技術(shù)面前，很多從業(yè)人員信息化水平較低，計(jì)算機(jī)操作能力薄弱。高職院校主要將重心放在師資隊(duì)伍建設(shè)上，忽視了檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)力度，導(dǎo)致現(xiàn)階段的工作人員不能適應(yīng)檔案管理的要求。

3.新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化途徑

3.1提高檔案管理工作規(guī)范化的重視程度

高職院校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要不斷宣傳規(guī)范化檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作涉及主要部門(mén)的宣傳力度，開(kāi)展相應(yīng)的宣傳工作，讓從業(yè)人員及相關(guān)工作人員都意識(shí)到擁有規(guī)范的檔案管理工作對(duì)高職院校發(fā)展帶來(lái)的現(xiàn)實(shí)意義。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)入學(xué)新生開(kāi)展相關(guān)宣傳。要求新生按照規(guī)范化要求，填寫(xiě)入學(xué)信息，保證信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，不能出現(xiàn)任何不實(shí)信息及遺漏內(nèi)容，保證所收集的檔案信息完整歸檔，為高職院校發(fā)展提供規(guī)范化的有力依據(jù)。

3.2構(gòu)建完善的檔案管理制度

高職院校在制定檔案管理工作的相關(guān)制度時(shí)，要從院校的實(shí)際出發(fā)，考慮經(jīng)濟(jì)情況及各方面條件，保證在實(shí)施檔案管理工作能夠順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)規(guī)范檔案管理工作的預(yù)期目標(biāo)。首先，要做到統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，保證所有收集的檔案信息能夠符合標(biāo)準(zhǔn)；其次，明確檔案管理工作的具體內(nèi)容。由于檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，應(yīng)當(dāng)明確所有內(nèi)容，有效規(guī)范工作條例，保證工作開(kāi)展的效果；最后，要?jiǎng)澐謾n案管理的具體職責(zé)。檔案管理不僅僅是檔案管理部門(mén)的工作，還涉及其他部門(mén)的具體職責(zé)，在確定檔案管理部門(mén)的職責(zé)后，還應(yīng)當(dāng)健全管理責(zé)任的相關(guān)體系，明確劃分其他部門(mén)的具體工作職責(zé)，讓每一項(xiàng)檔案管理工作落到實(shí)處，保證高職院校檔案管理工作有序進(jìn)行。

3.3加快檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理工作不僅僅是將各類(lèi)檔案信息收檔保存，更重要的是讓這些保存的檔案信息能夠發(fā)揮自身的價(jià)值，指導(dǎo)和輔助今后的工作。在高職院校中，要想不斷深化教育改革，有效發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，應(yīng)當(dāng)加快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，這對(duì)提高檔案信息的利用率至關(guān)重要。為此，高職院校應(yīng)當(dāng)不斷完善網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。讓多媒體應(yīng)用于檔案管理的具體工作中，依托互聯(lián)網(wǎng)的信息共享功能，實(shí)現(xiàn)交換數(shù)據(jù)、借閱便捷的效果。在高等院校中實(shí)現(xiàn)檔案全過(guò)程的信息化管理之后，在開(kāi)展具體工作時(shí)，可以便于查找相關(guān)檔案信息，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。不僅如此，高職院校還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理從業(yè)人員的培養(yǎng)力度，提高他們的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)他們掌握信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，打造一支擁有高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)性的檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)一步規(guī)范高職院校檔案管理工作，保證高職院校務(wù)實(shí)地開(kāi)展檔案管理工作。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在深化改革高職院校的工作進(jìn)程中，檔案管理工作也是其中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。為了保證在改革過(guò)程中充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值，高職院校應(yīng)當(dāng)不斷更新檔案管理工作的信息化程度，強(qiáng)化具體措施，明確劃分部門(mén)職責(zé)，完善相關(guān)制度，提高高職院校檔案管理工作的總體水平，推動(dòng)高職院校檔案管理工作向著更加完善、規(guī)范的方向發(fā)展。

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