大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用分析

馮娟

摘 要：隨著信息技術的迅猛發(fā)展，為我國的企業(yè)經(jīng)營帶來了強有力的推動作用，同時也為企業(yè)的革新與發(fā)展帶來了新的挑戰(zhàn)機遇。基于大數(shù)據(jù)基礎下的企業(yè)文書管理工作，對于提升企業(yè)在市場競爭的位置具有不容忽視的作用。運用信息技術進行企業(yè)檔案信息管理，可以有效的保證企業(yè)檔案信息的利用率、完整性，為企業(yè)今后的可持續(xù)戰(zhàn)略發(fā)展提供有力的保障。本文針對現(xiàn)階段企業(yè)文書檔案信息化管理水平進行分析，以期為企業(yè)的文書檔案管理工作提供更多的借鑒。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；企業(yè)文書檔案管理；信息化管理及利用

企業(yè)文書檔案是記錄企業(yè)日常經(jīng)營管理活動的重要憑證，文書檔案管理的完整高效是保證企業(yè)在激烈的市場中站穩(wěn)腳步的重要保證，可以為企業(yè)日后的發(fā)展戰(zhàn)略提供詳細的資料參考。文書信息化管理工作在現(xiàn)階段的大環(huán)境中已經(jīng)逐漸普及。以大數(shù)據(jù)文基礎的文書檔案管理具有顯著的存儲空間大、檢索靈活、存儲周期長的優(yōu)勢，是企業(yè)需要不斷調(diào)整前進的一個方向。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書檔案管理

（一）大數(shù)據(jù)概述。大數(shù)據(jù)是基于人類高頻的網(wǎng)絡行為衍生出來的一種用來記錄與存儲數(shù)據(jù)的重要手段。人們的網(wǎng)絡行為越頻繁，大數(shù)據(jù)的記載容量就越大，便逐漸發(fā)展成數(shù)據(jù)豐富、結構復雜的一種數(shù)據(jù)類型[1]。在信息呈爆炸態(tài)勢發(fā)展的今天，哪家企業(yè)掌握了信息的主動權，就意味著哪家企業(yè)掌握了行業(yè)致勝權。并且，現(xiàn)如今人們越來越重視對數(shù)字資產(chǎn)的保護工作，大數(shù)據(jù)的掌握不僅僅是占有數(shù)量龐大的資源，同時還用在此基礎之上進行加工整理，才能充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的利用價值，幫助企業(yè)實現(xiàn)進一步的發(fā)展提升。

（二）企業(yè)文書檔案及其信息化管理概述。企業(yè)文書檔案涵蓋文字、圖案、視頻、代碼等多種形式的內(nèi)容，是詳細記錄企業(yè)經(jīng)營發(fā)展動態(tài)特征的重要保障。信息化的企業(yè)文書檔案管理工作可以實時的將企業(yè)的相關信息傳輸進網(wǎng)絡媒介當中，并通過網(wǎng)絡技術進行分類處理，方便用戶突破時間與地域的局限查詢指定文件[2]。并且，通過網(wǎng)絡技術將信息轉化為電子模式，大大延長了文書檔案的存儲時間，并且可以實時的進行傳輸與修改，提高了企業(yè)文書檔案的利用率，為企業(yè)在經(jīng)濟的市場競爭中提供了高速制定挑戰(zhàn)部署的重要手段。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案管理的具體內(nèi)容

（一）企業(yè)文書檔案數(shù)字化管理。企業(yè)文書檔案傳統(tǒng)的記載方式為紙質，通過紙質文件進行信息的記錄、歸整與存檔工作。但是由于企業(yè)一般都具有復雜的經(jīng)濟結構，所以會產(chǎn)生種類眾多、數(shù)量冗雜的各類資料，通過紙質資料進行文書檔案存儲工作，一方面增加了工作人員的勞動強度，一方面由于任務繁重，在文檔資料得記錄歸整工作中，極易發(fā)生錯誤與疏漏，不能保證資料的客觀完整。并且，紙質資料不方便調(diào)取，在查閱過程中，會耗費較多的人力物力。相比之下，信息化的檔案文書管理技術通過智能化操作，將文書資料已電子的形式存在海量的儲存空間中，方便資料的實時傳輸，當有錯誤發(fā)生時，可以及時的進行調(diào)取并做出修改。以數(shù)據(jù)信息的形式存儲文書檔案，是企業(yè)文書檔案管路中的重要內(nèi)容。

（二）企業(yè)文書網(wǎng)路化管理。企業(yè)的文書檔案通過電子形式進行記載，還需要計算機網(wǎng)絡技術的輔助實現(xiàn)資料的實時存儲。通過網(wǎng)絡技術的介入，可以將不同層次、不同類型、不同地域、不同范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)籌分析。當用戶查閱經(jīng)過網(wǎng)路技術分類處理過的數(shù)據(jù)時，可以高效的檢索目標文件。經(jīng)過網(wǎng)絡技術分類處理過的文書檔案也具有資源高度共享、信息查詢便捷化的特征。網(wǎng)絡對于文書檔案的意義在于可以實現(xiàn)網(wǎng)絡借閱、網(wǎng)絡隔離、網(wǎng)絡檢索、網(wǎng)絡復制、網(wǎng)絡分類等多種功能。

（三）大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化利用。企業(yè)文書檔案的保管意義在于為用戶提供有效的利用價值。企業(yè)文化檔案管理設計公司的科研成果、人事管理、財務管理等多種內(nèi)容，具有非常珍貴的價值。所以，在文書檔案的管理工作中，需要結合用戶的具體需求豐富文書檔案的資源與服務形態(tài)。并通過電子郵件等現(xiàn)代化的信息查詢方式，為用戶提供便捷的檢索渠道。并利用各個地區(qū)的網(wǎng)絡為用戶提供資料下載機會，并對下載過資料的用戶進行服務追蹤，在全國范圍內(nèi)對企業(yè)文書進行推廣。

（四）企業(yè)文書檔案安全化管理。保障企業(yè)文書檔案的管理安全是信息時代下檔案管理工作的重要任務之一?；跀?shù)據(jù)大環(huán)境下的網(wǎng)絡環(huán)境較為復雜，會有不法分子利用企業(yè)網(wǎng)絡建設漏洞盜取企業(yè)針對的信息。所以，為了安全維護文書檔案管理工作的安全性，在實際的管理工作中，需要不斷對文書檔案管理工作進行改革，不斷對系統(tǒng)進行升級維護，保證企業(yè)文書檔案的安全性。為了有效規(guī)避網(wǎng)絡風險，工作人員在操作過程中需要養(yǎng)成良好的操作習慣，為計算機系統(tǒng)建立防火墻，強化保護措施，同時。配備專業(yè)的殺毒軟件，保證在發(fā)現(xiàn)病毒苗條時，及時進行扼殺。

三、結語

隨著科學技術的發(fā)展與普及，信息化的文書檔案管理工作成為企業(yè)保持不敗之地的重要保證，是社會以及企業(yè)發(fā)展過程中必然去向的一種技術手段。信息化的文書檔案管理，相較于傳統(tǒng)的紙質文件，更加便于存儲，并且由于可以進行批量智能化的處理，大大提高的文書檔案存儲的效率以及正確性，同時經(jīng)過網(wǎng)路技術的分類處理，可以為用戶提供更加高效，便捷與人性化的資料查詢服務，同時，信息化文書檔案存儲有著巨大的儲存空間，便于用戶檢索各類的文檔信息，同時也提高的了企業(yè)的經(jīng)營效益。

參考文獻：

[1]庫俊平.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技，2013，09：50-51.

[2]鐘麗晶.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].城建檔案，2016，05：22-23.