做好人口和計(jì)劃生育檔案管理工作淺析

劉海霞

摘 要：做好計(jì)劃生育檔案管理工作，不僅是當(dāng)前人口和計(jì)生工作的需要，而且也是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展一個(gè)不可缺少的方面。計(jì)生工作各項(xiàng)資料的積累也有賴(lài)于良好的計(jì)生檔案工作，從而為制定科學(xué)合理的計(jì)生工作目標(biāo)奠定科學(xué)基礎(chǔ)。然而應(yīng)該看到，基層單位受觀念、體制、人力、條件和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響，計(jì)生檔案管理仍存在諸多問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：人口；計(jì)劃生育；檔案管理

一、人口和計(jì)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）存在認(rèn)識(shí)上的偏差。在實(shí)際工作中，有許多同志包括個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部仍然沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性：認(rèn)為計(jì)生檔案無(wú)實(shí)際意義，檔案與計(jì)劃生育工作無(wú)直接關(guān)系，只要職工不發(fā)生計(jì)劃外生育就行了，檔案管不管無(wú)所謂；加上計(jì)生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（二）內(nèi)容存在弄虛作假情況。由于實(shí)行計(jì)劃生育“一票否決”，少數(shù)單位在計(jì)生檔案中將單位內(nèi)部用臨時(shí)工的情況隱瞞不報(bào)，停薪留職和下崗人員生育節(jié)育情況沒(méi)有管理，出現(xiàn)漏管漏擋、報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)的現(xiàn)象。極個(gè)別單位有造假資料、假文件、假證明現(xiàn)象，損壞了檔案資料的真實(shí)性。

（三）監(jiān)督檢查流于形式。檢查組“走馬觀花”似的檢查不能認(rèn)真解決檔案存在的問(wèn)題，檢查過(guò)后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

（四）人員素質(zhì)偏低。大部分單位計(jì)生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，工作上被動(dòng)的多、主動(dòng)的少，影響檔案管理水平的提高。

（五）人員不固定。計(jì)劃生育干部多為兼職，在單位內(nèi)部沒(méi)有相應(yīng)職務(wù)、職稱(chēng)，人員變動(dòng)大，頻繁的人事調(diào)動(dòng)使得檔案交接不完全、清理不徹底。造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統(tǒng)一。

（六）管理制度不健全，手段落后。對(duì)建立計(jì)生檔案沒(méi)有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計(jì)劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。

（七）檔案立卷不規(guī)范。目前計(jì)生檔案管理大多是室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，計(jì)生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則；再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是部分特殊案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于有部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；四是組卷混亂現(xiàn)象比較多，如有按時(shí)間組卷的，也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組卷的，還有按文種組卷的；五是案卷厚薄不一，有的一兩頁(yè)紙一文一卷，有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷；六是保管不統(tǒng)一，分散在各部門(mén)科室現(xiàn)象較嚴(yán)重。

二、加強(qiáng)人口和計(jì)劃生育檔案工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高思想認(rèn)識(shí)。要采取多種形式，通過(guò)開(kāi)展檔案管理法規(guī)的宣傳教育，全面提高基層計(jì)生工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識(shí)和檔案法治意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)計(jì)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，計(jì)生檔案管理工作要列入黨委政府的重要議事日程，在人、財(cái)、物等方面給予保證。加強(qiáng)檔案工作人員的理論業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，尤其是要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，以便管理檔案。同時(shí)，檔案工作人員要有責(zé)任心，要愛(ài)崗敬業(yè)、腳踏實(shí)地、敢于開(kāi)拓創(chuàng)新，科學(xué)地保管好檔案。

（二）建立有效機(jī)制，規(guī)范管理制度?；鶎佑?jì)生檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須綜合治理，要建立健全適合基層計(jì)生檔案管理特點(diǎn)的管理制度，讓計(jì)生檔案管理工作有章可循；要把檔案管理工作列入基層計(jì)生干部年度目標(biāo)責(zé)任制，與計(jì)劃生育工作同步檢查、同步考核，建立起計(jì)生檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，形成一個(gè)相互配套的規(guī)章制度和政策，促進(jìn)基層計(jì)生檔案管理規(guī)范化、制度化建設(shè)。

（三）適應(yīng)形勢(shì)需要，創(chuàng)新管理模式。計(jì)生檔案管理要適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，必須與時(shí)俱進(jìn)，用創(chuàng)新的思維對(duì)待計(jì)生檔案管理工作，逐步樹(shù)立起大檔案思想，建立計(jì)生檔案室，配齊人員，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案統(tǒng)一管理。要嚴(yán)格要求，加大檢查力度，推動(dòng)其業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，使檔案管理與計(jì)生業(yè)務(wù)良性互動(dòng)，收到實(shí)效，不斷提高管理水平。

（四）加大經(jīng)費(fèi)投入，改善保管條件。在財(cái)力上要給予大力支持，把計(jì)生檔案管理經(jīng)費(fèi)作為計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入列入財(cái)政預(yù)算，以便改善基層計(jì)生檔案室的保管條件，檔案室窗戶(hù)要掛窗簾，室內(nèi)應(yīng)安裝瓦數(shù)適宜的白熾燈泡，以便有利于保護(hù)好檔案資料。有防潮措施，安裝排風(fēng)扇，購(gòu)買(mǎi)溫濕度計(jì)，有條件的最好安裝空調(diào)、去濕機(jī)等，還要用計(jì)算機(jī)管理檔案。

（五）強(qiáng)化服務(wù)觀念，拓寬服務(wù)渠道。計(jì)生檔案管理人員要用發(fā)展的眼光積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域和范圍，靠?jī)?yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，爭(zhēng)得理解和支持，求得發(fā)展的空間。要對(duì)計(jì)生檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，注意材料積累，及時(shí)收集材料歸檔，建立完整準(zhǔn)確的計(jì)生檔案，善于利用檔案材料為各項(xiàng)工作服務(wù)，為計(jì)生檔案的信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。還要重視計(jì)生檔案的證據(jù)作用，通過(guò)檔案材料總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析規(guī)律指導(dǎo)實(shí)踐。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行排隊(duì)，將那些利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理，提高計(jì)生檔案的利用率，計(jì)劃生育工作的深人開(kāi)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的加快發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之做好人口和計(jì)生檔案管理工作，進(jìn)一步提高人口和計(jì)生檔案管理水平，對(duì)更好地開(kāi)展新時(shí)期人口和計(jì)生工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王明芳.淺談?dòng)?jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理的信息化[J].中國(guó)外資，2012（18）.