檔案管理水平提升途徑研究

林靜

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會文化的飛速發(fā)展，檔案是每個(gè)單位管理程序中的重要組成部分，由此，檔案管理水平的升級和優(yōu)化也成為了檔案管理工作的必然趨勢。本文針對檔案管理工作的重要性以及檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，從實(shí)際工作中摸索檔案管理的規(guī)律，并提出檔案管理水平提升的途徑。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；水平；提升

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.103

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

1 提升檔案管理水平的重要性

科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要標(biāo)志。做好檔案管理工作對于每一個(gè)檔案管理工作人員來說，都是一項(xiàng)具有重要意義的工作。首先，從單位領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)，單位領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)記錄的檔案，及時(shí)、全面地掌握職工的整體情況，據(jù)此進(jìn)行單位工作的策略調(diào)整和工作計(jì)劃制訂；其次，從社會公民的角度出發(fā)，社會公民可以通過檔案了解單位的運(yùn)作情況。

2 檔案構(gòu)成的特點(diǎn)

檔案是工作單位的重要信息資源，它是由各業(yè)務(wù)處（室）在日常工作中總結(jié)和積累的眾多文件材料組成的。要對檔案管理水平的提升途徑進(jìn)行研究，就必須對檔案構(gòu)成的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)分析。

2.1 檔案具有多樣性

首先，檔案的內(nèi)容具有多樣性。第一，檔案包含了政府部門對企業(yè)的審查、認(rèn)證等各種材料；第二，檔案包括了多種類型的企業(yè)資料；第三，檔案包括了產(chǎn)品注冊、宣傳廣告、生產(chǎn)條件和生產(chǎn)過程的各種監(jiān)管資料；第四，檔案包含了辦理結(jié)案的行政處罰以及具體行政失范行為所引起的各類行政案件的資料。

其次，檔案的載體具有多樣性。檔案的載體既包括紙張，又包括磁盤、錄像帶、照片等聲像檔案，以及產(chǎn)品外包裝材料等實(shí)物檔案。

最后，檔案的規(guī)格具有多樣性。檔案既有A4標(biāo)準(zhǔn)紙面的文件，也有小于A4標(biāo)準(zhǔn)紙面的文件，還有大于A4標(biāo)準(zhǔn)紙面的文件。

2.2 檔案具有階段性

檔案的形成包括多個(gè)階段，這也是檔案具有階段性特點(diǎn)的原因。

第一，受理階段形成的檔案。這些檔案是業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)檔案，主要包括受理通知書、授權(quán)委托書、申報(bào)材料。

第二，審核階段形成的檔案。主要包含了工作人員對企業(yè)申報(bào)材料的檢查，對申報(bào)企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營條件實(shí)地檢查所形成的審核材料。

第三，復(fù)審階段形成的檔案。主要包括各處（室）工作人員對審核程序進(jìn)行檢查所形成的復(fù)核意見等材料。

第四，審定階段形成的檔案。主要包括領(lǐng)導(dǎo)對審批全過程進(jìn)行審核，簽署行政審批意見等材料。

第五，送達(dá)階段形成的檔案。主要包括經(jīng)過審定后，單位對企業(yè)的行政申請進(jìn)行批復(fù)，向企業(yè)印發(fā)行政許可文件以及下發(fā)許可證的材料。

3 檔案管理存在的問題

雖然我國近年來逐漸開始重視檔案管理工作，也投入了大量的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行檔案的建設(shè)和管理的完善，使我國檔案的管理水平得到了提高，但當(dāng)前我國各個(gè)企事業(yè)單位檔案管理水平依然不高，還存在許多問題亟待解決。

第一，對于行政處罰的案卷，沒有做到及時(shí)按序移交給檔案室。第二，對下屬職能機(jī)構(gòu)的成立、名稱變化以及職能變化的檔案材料沒有做到有效收集。第三，在領(lǐng)導(dǎo)以及職工名冊已經(jīng)出現(xiàn)更新的情況下，沒有對名冊進(jìn)行及時(shí)修正。第四，許多檔案管理，沒有及時(shí)將年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表以及總結(jié)等按時(shí)歸檔。第五，當(dāng)前檔案管理普遍缺乏對各級領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作等重要活動(dòng)的聲像記錄的收集整理。第六，許多單位的檔案管理硬件配套設(shè)施不健全，如缺乏必要的（打印機(jī)、空調(diào)等）硬件設(shè)備。

4 提升檔案管理水平的有效途徑

切實(shí)貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》對我國檔案管理工作的指導(dǎo)要求，并不斷開發(fā)新思路，創(chuàng)新新辦法，把檔案管理工作作為我國各單位機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要工作來抓，這是提升我國檔案管理水平的有效途徑。

4.1 改進(jìn)檔案的收集方法

由于檔案在內(nèi)容和載體上具有多樣性以及檔案的階段性特點(diǎn)，檔案的收集工作也比較復(fù)雜，因此，在檔案的收集方法上需要根據(jù)內(nèi)容、載體以及材料形成的階段進(jìn)行科學(xué)、合理地收集工作。

首先，檔案的收集要做到提前介入。各科室的工作人員對檔案的收集要有超前意識，改變行政審批工作結(jié)束后檔案工作人員才進(jìn)行資料的收集整理工作的傳統(tǒng)方法。檔案管理人員可以通過深入各業(yè)務(wù)科（室），預(yù)先了解情況，明確資料收集范圍，使各業(yè)務(wù)科（室）把審批材料的收集當(dāng)作審批的重要組成部分，并將該項(xiàng)工作納入相關(guān)人員的職責(zé)范疇，在有效提高工作人員檔案管理的意識的同時(shí)提高檔案質(zhì)量。

其次，檔案需要員工進(jìn)行主動(dòng)收集。各業(yè)務(wù)處（室）的職責(zé)范圍不同，使檔案經(jīng)常會出現(xiàn)資料收集不全的問題。因此，需要檔案人員切實(shí)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，主動(dòng)了解各業(yè)務(wù)科室的實(shí)際工作，并主動(dòng)進(jìn)行參與和幫助，做好承辦人員相關(guān)檔案知識的培訓(xùn)工作，指導(dǎo)工作人員做好初步檔案的收集和整理工作，以保證檔案移交時(shí)的完整。

再次，檔案管理人員要對檔案進(jìn)行跟蹤收集。一是要發(fā)揮各科室兼職檔案員的作用，二是要對行政審批過程中產(chǎn)生的文件，設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案的收集，從案件受理開始到案件最終審核完畢的整個(gè)過程，都要安排檔案人員進(jìn)行全過程的跟蹤收集，隨時(shí)指導(dǎo)檔案資料的收集整理工作。

最后，要做好檔案的檢查驗(yàn)收工作。檔案的檢查驗(yàn)收是確保檔案完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行仔細(xì)檢查，明確資料的收集范圍和歸檔制度的相關(guān)要求，對檔案進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，保證檔案材料收集的完整性。

4.2 對檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)出現(xiàn)了越來越多的由于公司業(yè)務(wù)的發(fā)展需要或公司規(guī)模擴(kuò)大等一系列原因，對企業(yè)實(shí)行遷址、擴(kuò)大規(guī)模等改進(jìn)措施的情況，這使傳統(tǒng)靜態(tài)的檔案管理方法不符合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的需求。因此，為完善檔案的管理工作，有效提升檔案管理水平，管理人員須將當(dāng)前實(shí)行的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理的方法。例如，一家化妝品企業(yè)開業(yè)后，其開業(yè)的檔案將會立卷歸檔，但化妝品企業(yè)的法人代表、企業(yè)地址以及經(jīng)營范圍都可以根據(jù)企業(yè)的申請進(jìn)行變更，變更過程中會產(chǎn)生新的檔案材料，因此要將其變更的檔案作為變更卷及時(shí)立卷歸檔。

4.3 加強(qiáng)內(nèi)部管理工作，規(guī)范檔案管理

第一，不斷健全檔案管理的工作機(jī)制。加快檔案管理機(jī)制建設(shè)的步伐，建立健全檔案管理工作機(jī)制，用制度約束檔案工作，用制度管理相關(guān)員工。建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、食品藥品企業(yè)的信息收集機(jī)制、工作管理機(jī)制以及檔案管理人員崗位責(zé)任制度等，用機(jī)制和制度保證檔案的內(nèi)部管理規(guī)范、有序。

第二，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員要通過不斷地學(xué)習(xí)和強(qiáng)化培訓(xùn)以及考核等多種方法，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理工作能夠計(jì)劃縝密、步驟清晰、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、程序合理地進(jìn)行。

第三，不斷完善檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)。在規(guī)范檔案管理、強(qiáng)化制度約束機(jī)制的同時(shí)，及時(shí)更新和完善檔案的硬件設(shè)施建設(shè)，建立專用的檔案室和檔案閱覽室，并配置專用的檔案柜、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、消防器材及其他硬件設(shè)備，為檔案工作的開展提供基本條件。

第四，不斷提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。按照統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案的組織管理、檔案設(shè)施建設(shè)、員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案利用等方面強(qiáng)化管理，不斷加強(qiáng)檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

最后，檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。公文用紙的質(zhì)量、紙張的尺寸和規(guī)格要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要符合國家的有關(guān)規(guī)定，如以橫拓作為排版的形式，在左側(cè)進(jìn)行裝訂。對公文的制發(fā)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，如有無簽發(fā)手續(xù)；是否符合審批的權(quán)限；公文的標(biāo)題是否正確；公文的字跡是否清晰；主送單位、產(chǎn)送單位以及落款和日期等。不管是草擬公文還是各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，對使用的筆種、墨水和紙張都要進(jìn)行規(guī)范，以利于檔案的長久保管。

4.4 加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

人類自進(jìn)入信息時(shí)代以來，信息化和數(shù)字化日益成為每一個(gè)人繞不開的話題。信息時(shí)代也可以稱為數(shù)字時(shí)代，隨著數(shù)字化不斷向全球各個(gè)角落延伸，全文數(shù)字化定將會介入各級各類的檔案工作中，檔案的全文數(shù)字化也將會成為衡量一個(gè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化程度的重要指標(biāo)。相關(guān)人員應(yīng)將檔案管理工作推向數(shù)字化，并作為當(dāng)前以及今后較長一段時(shí)間內(nèi)檔案管理工作的重點(diǎn)之一，并加大經(jīng)費(fèi)投入，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，加強(qiáng)和完善檔案管理工作，提升檔案管理水平。

檔案包涵豐富的信息，是一種極其重要的信息資源。但由于當(dāng)前我國檔案管理的整理工作十分繁瑣，工作中重復(fù)的勞動(dòng)較多，且管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度較大。因此，必須對工作進(jìn)行及時(shí)改革，通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等現(xiàn)代化手段整理檔案，爭取得到事半功倍的良好效果。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能夠提高檔案的準(zhǔn)確度。在傳統(tǒng)的人工立卷工作中，立卷的工作人員往往會根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管他們大都參考了統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，但是因?yàn)槊總€(gè)檔案管理人員對其的理解有所不同，會對同一個(gè)文件進(jìn)行不同的分類，因此也避免不了檔案分類錯(cuò)誤等現(xiàn)象，嚴(yán)重降低了案卷分類的質(zhì)量，導(dǎo)致檔案利用工作的效率較低。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，管理工作人員可按類別將不同的檔案內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)中，將屬于條目的內(nèi)容打印出來，并作為傳統(tǒng)檔案中以“卷”為單位時(shí)案卷目錄檢索工具的替代物，這種方法可避免人工操作方法在文件歸檔工作中產(chǎn)生的不良影響，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。

4.5 加強(qiáng)專職檔案管理人員的培訓(xùn)

人才是任何工作中最為寶貴和匱乏的資源，在檔案管理工作中同樣如此，檔案的管理工作不僅是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)管理服務(wù)性很強(qiáng)的工作。這要求從事檔案管理的工作人員，尤其是在檔案室的專職檔案管理人員，不但要有非常扎實(shí)的檔案管理的業(yè)務(wù)技能基礎(chǔ)，也要有較強(qiáng)的檔案管理能力和服務(wù)意識。

在當(dāng)前的社會環(huán)境下，由于受到知識經(jīng)濟(jì)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的強(qiáng)烈沖擊，以及當(dāng)前出現(xiàn)的越來越多的新型檔案載體，使檔案的管理出現(xiàn)了許多全新的檔案管理方法，這些變化給專職檔案管理的員工提出了更高的要求。因此，專職檔案管理工作的檔案人員，要適應(yīng)新形勢下科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展給社會帶來的強(qiáng)烈沖擊，敢于向傳統(tǒng)的管理觀念提出質(zhì)疑，并不斷提出解決檔案管理問題的新辦法和新思路，及時(shí)解決管理工作中出現(xiàn)的新問題，勇于打破傳統(tǒng)的檔案管理框架和檔案管理的模式，在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，不斷突破。另外，專職檔案管理的工作人員，要非常熟悉檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，還要能夠熟練運(yùn)用各類檔案內(nèi)容、各種載體的檔案管理方法，在務(wù)實(shí)的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，努力使專職檔案管理人員成為一名掌握科學(xué)方法的檔案管理工作人員。

檔案工作人員在檔案工作的同時(shí)，要重視對檔案工作重要性的宣傳，對檔案法和檔案知識進(jìn)行多方面的宣傳，利用各種各樣的場合進(jìn)行檔案工作重要性的宣傳，如生產(chǎn)例會、工程驗(yàn)收以及查閱檔案資料時(shí)，進(jìn)行宣傳檔案的重要性。對檔案管理人員的現(xiàn)代化管理知識以及管理方式進(jìn)行培訓(xùn)，可以訂閱《中國檔案》《檔案工作研究》等相關(guān)雜志，讓檔案管理人員對檔案管理的知識和內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)加強(qiáng)對《檔案法》的學(xué)習(xí)。對檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平，促進(jìn)檔案管理信息化和數(shù)字化的發(fā)展。

5 結(jié) 語

檔案管理水平的提升是一項(xiàng)長期性工作，要解決檔案管理工作中存在的問題，就需要加強(qiáng)對檔案管理工作的學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，建立相關(guān)機(jī)制和制度，不斷增加投入，實(shí)行科學(xué)的檔案管理方法，使檔案管理工作更好地為單位其他工作提供服務(wù)。

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