淺談新時(shí)期高職院校檔案信息工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

馬艷慧

[摘 要]當(dāng)今職業(yè)教育飛速發(fā)展，如何建立融知識(shí)、技能、文化一體的適合中國國情的職業(yè)教育，成為了職教發(fā)展的重彩。記錄職教發(fā)展痕跡、建立職教文化、提升職教管理水平是高職教育人才培養(yǎng)模式轉(zhuǎn)變的重要依據(jù)和航標(biāo)。高職院校的檔案管理工作是為職教記錄成長，傳承文化和積累經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)工作，也是高職院校向著健康、穩(wěn)定發(fā)展的重要基石。高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、辦學(xué)模式的多樣性促使高校檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。本文首先分析現(xiàn)階段我國職業(yè)教育檔案管理工作的問題；其次在網(wǎng)絡(luò)化和信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，對(duì)職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新提出新的要求；最后應(yīng)抓住機(jī)遇，讓高職院校的檔案工作充滿活力，成為職教發(fā)展史的見證者。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.100

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-0-02

近年來，隨著“中國制造”再次將中國職業(yè)教育推到風(fēng)口浪尖。中國高等職業(yè)教育在新時(shí)期得到迅猛發(fā)展，但是在職業(yè)院校的教育規(guī)模、體系、質(zhì)量和文化上均不夠完善，還處于摸索階段。同時(shí)，高職院校在很多省份如雨后春筍成立了不同行業(yè)領(lǐng)域的教育機(jī)構(gòu)，一些中職院校的整合和高等專業(yè)職業(yè)院校的擴(kuò)招等使職業(yè)教育紅遍中國大地。如何正確引導(dǎo)中國職業(yè)院校的發(fā)展，總結(jié)適合中國國情的職業(yè)教育經(jīng)驗(yàn)和文化，良好的檔案管理是解決這一問題必經(jīng)路徑。高職院校的檔案管理是滿足社會(huì)檔案信息和高職院校常態(tài)健康發(fā)展的必然要求。職教高架橋的搭建和信息技術(shù)的發(fā)展為高職院校檔案管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1 新時(shí)期高職院校檔案管理的瓶頸

1.1 學(xué)校對(duì)檔案工作的重視度不夠，導(dǎo)致不能可持續(xù)發(fā)展

部分高職院校的檔案管理工作仍停留在原始的“歸檔”工作中，檔案管理人員將工作職責(zé)固守于庫管員的層面，這是院校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠所導(dǎo)致。院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不重視主要來源于兩個(gè)方面，一是近年來國家高度重視職業(yè)院校的人才培養(yǎng)素質(zhì)，而對(duì)其相應(yīng)的文化基礎(chǔ)建設(shè)和其它配套建設(shè)監(jiān)測甚少，尤其對(duì)高職院校檔案管理方面幾乎沒有涉獵到。在高職院校人才培養(yǎng)評(píng)估和國家監(jiān)測指標(biāo)中均沒有涉及到學(xué)校檔案管理相應(yīng)內(nèi)容，這是導(dǎo)致學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視度偏低的重要原因。二是檔案管理思路狹窄技術(shù)落后也是導(dǎo)致學(xué)校對(duì)檔案工作重視程度不夠的重要原因?，F(xiàn)有的高職院校檔案管理工作中，管理仍停滯在立卷、歸檔和保管的層面。而對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用幾乎為零，處于被動(dòng)的提供服務(wù)階段，更沒有主動(dòng)地提供學(xué)校發(fā)展和個(gè)性化的檔案服務(wù)，這是導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其關(guān)注度不高的根本原因。

1.2 檔案信息化建設(shè)緩慢，導(dǎo)致檔案信息挖掘處于停滯狀態(tài)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，促進(jìn)了檔案數(shù)字化的進(jìn)程。大多數(shù)高等職業(yè)院校引入了現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，但確停留在檔案的收集、整理和保管，對(duì)于進(jìn)一步的信息技術(shù)改造卻鮮有人為。如老舊檔案的數(shù)字化、檔案的電子借閱、檔案數(shù)據(jù)信息的挖掘、檔案網(wǎng)站建設(shè)等等，這些對(duì)于高職院校的檔案信息化建設(shè)始終沒有推進(jìn)和發(fā)展，這也是導(dǎo)致檔案信息挖掘處于停滯狀態(tài)的重要原因。再有就是檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，是制約檔案信息化建設(shè)緩慢的直接因素。

1.3 管理人員能力有待提升，導(dǎo)致檔案開發(fā)利用過于被動(dòng)

檔案管理人員工作能力不高，是制約高職院校檔案開發(fā)利用的直接原因。高職院校對(duì)檔案工作的人員配備較為隨意，有些管理人員缺乏系統(tǒng)的知識(shí)素養(yǎng)，甚至未經(jīng)過任何培訓(xùn)直接上崗。經(jīng)本省調(diào)查，現(xiàn)有高職高專類學(xué)校23所，其中沒有一所學(xué)校獨(dú)立設(shè)置檔案館，檔案管理崗位配備專業(yè)人員的學(xué)校只有兩所，僅占8.9%。省級(jí)教育機(jī)構(gòu)近十年沒有進(jìn)行高校檔案人員的專項(xiàng)培訓(xùn)，可想而知對(duì)于正在蓬勃發(fā)展中的高等職業(yè)院校檔案人員素質(zhì)和檔案的進(jìn)一步開發(fā)利用是如何被動(dòng)。

2 新時(shí)期高職院校檔案信息工作面臨的挑戰(zhàn)

在職業(yè)院校的深化改革和發(fā)展的今天，檔案信息管理工作在服務(wù)學(xué)校發(fā)展中起著重要地位。同時(shí)也為檔案信息工作提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，檔案信息的收集、整理、開發(fā)和利用面臨著一系列的挑戰(zhàn)。首先，高職院校檔案信息如何服務(wù)于院校的改革和發(fā)展，變被動(dòng)為主動(dòng)，提升檔案工作的地位；其次，深化社會(huì)和師生服務(wù)深度和廣度。不能只停留在提供最為原始的檔案查詢服務(wù)，要進(jìn)一步深化服務(wù)的維度。如名人檔案、成績翻譯等；最后，做好檔案的開發(fā)和編撰工作。除以往所沿襲的組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記外，應(yīng)該擴(kuò)大檔案開發(fā)外延，如：校史編寫、校史館建設(shè)、年鑒編寫、重要文件匯編、人物傳記等。在高職教育轉(zhuǎn)型和發(fā)展的今天，如何凸顯檔案工作的重要性，完全取決于檔案信息的服務(wù)深度和廣度。

3 高職院校檔案信息工作在新時(shí)期的創(chuàng)新舉措

3.1 加大檔案的宣傳和開放力度

提高高職院校師生的檔案意識(shí)，是做好檔案工作的基礎(chǔ)和必要條件。第一加大檔案知識(shí)宣傳。抓時(shí)機(jī)、抓重點(diǎn)、抓服務(wù)在不同角度宣傳檔案信息工作的重要性和每個(gè)人的密切關(guān)系。抓時(shí)機(jī)主要是借助國際檔案日、學(xué)生畢業(yè)教育、教職工聘任等重要時(shí)點(diǎn)，以會(huì)議、宣傳欄、校報(bào)、校園網(wǎng)等進(jìn)行宣傳和教育。第二向社會(huì)開放一些具有歷史價(jià)值的檔案信息。配合學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)，開展不同主題的檔案開放日活動(dòng)，宣傳學(xué)校的發(fā)展歷史和文化。第三提高檔案管理人員的素質(zhì)，由單一型人才向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變。提供專職檔案人員可持續(xù)提升的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高專業(yè)和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力，創(chuàng)造更多的檔案培訓(xùn)和交流的機(jī)會(huì)，開拓檔案管理人員視野。對(duì)兼職檔案員要做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，實(shí)施崗前培訓(xùn)和考核的管理機(jī)制。

3.2 創(chuàng)新高職院校的檔案信息管理體系

現(xiàn)有高職院校大部分是由中職院校合并升格而成，也有部分為新創(chuàng)建院校，院校的管理和機(jī)構(gòu)的設(shè)置尚未完善。而于高職院校的檔案管理體系必然存在諸多問題，例如：在檔案管理部門的設(shè)置上，吉林省的高職高專院校幾乎沒有單獨(dú)設(shè)立專門的部門，絕大多數(shù)綜合檔案工作設(shè)在校長辦公室，學(xué)生檔案歸口到學(xué)生管理部門，教職工人事檔案歸口于人事管理部門，沒有一個(gè)統(tǒng)籌的管理機(jī)構(gòu)和專職人員，這樣嚴(yán)重制約了檔案信息的發(fā)展。創(chuàng)新檔案管理體系最重要的一項(xiàng)任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)化發(fā)展，只有將檔案工作從其他部門分離出來，獨(dú)立成立檔案館（室），使之變成專門檔案管理的職能部門，實(shí)現(xiàn)管理模式的發(fā)展和創(chuàng)新；檔案管理體系的創(chuàng)建另一個(gè)基礎(chǔ)就是建立、健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。制度建設(shè)是做好檔案工作的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案分類科學(xué)、歸檔齊全、使用安全的必然條件。檔案信息的管理體系是一項(xiàng)全方位的工作，應(yīng)該是人員素質(zhì)的培養(yǎng)、制度體系的建設(shè)、工作標(biāo)準(zhǔn)的考核等方面進(jìn)一步搭建。

3.3 推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)

大數(shù)據(jù)和信息化時(shí)代的到來，檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)建設(shè)成為了檔案發(fā)展的必然之路。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的根本目的在于實(shí)現(xiàn)檔案的安全保管和提升檔案管理效率，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用。以往提到檔案信息化建設(shè)，首先考慮到的是計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)置，這只是檔案信息化建設(shè)的基本保證條件。新時(shí)期下檔案信息化主要是文檔數(shù)字化檢索、檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、檔案信息遠(yuǎn)程共享平臺(tái)、檔案庫數(shù)字化管理等一系列現(xiàn)代化的管理手段。一方面，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。很多高職院校正處于信息化建設(shè)的基礎(chǔ)階段，構(gòu)建校園的信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，逐步搭建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，有效的鏈接構(gòu)建學(xué)校整理的信息化建設(shè)平臺(tái)。另一方面，選擇適合職業(yè)院校發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)。新時(shí)期職業(yè)院校檔案的繁雜和信息化的滯后，使得很多職業(yè)院校檔案管理仍停留在人工進(jìn)行收集、整理、歸檔、檢索和借閱層面，這種方法耗費(fèi)人力、物力效率低下，嚴(yán)重阻礙了檔案信息的開發(fā)和利用。而一些高校根據(jù)自身的特點(diǎn)開發(fā)了適合高校的檔案管理體系和系統(tǒng)，針對(duì)高校育人和科研開發(fā)等特點(diǎn)的檔案信息管理平臺(tái)。高職院校不同于普通院校，他應(yīng)該根據(jù)新時(shí)期的社會(huì)使命和任務(wù)搭建適合自身發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)。最后，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息檢索功能。通過微縮、掃描、翻拍和文檔數(shù)字化技術(shù)，建立檔案庫數(shù)字管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、傳遞和統(tǒng)計(jì)等功能，并且對(duì)使用頻繁的檔案起到最大限度的保護(hù)作用?？傊?，檔案信息數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)期高職院校檔案發(fā)展的必經(jīng)之路，是轉(zhuǎn)變檔案管理模式實(shí)現(xiàn)檔案高效管理、深度開發(fā)和利用的必然要求。