企業(yè)檔案的規(guī)范化管理及其建議

方潔

摘要：目前在企業(yè)檔案管理中還存在一些不科學(xué)、不規(guī)范的做法，這些已經(jīng)成為制約企業(yè)發(fā)展的障礙。本文中，在當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)要發(fā)展就一定要加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，并針對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題提出了自己的建議和措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；規(guī)范化；建議

企業(yè)檔案管理工作是優(yōu)化企業(yè)管理和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的一項(xiàng)服務(wù)性工作。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量、種類不斷地增加，社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，對(duì)企業(yè)檔案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。為此，作為一名企業(yè)檔案管理人員，應(yīng)結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀，遵照檔案管理的基本要求，以創(chuàng)新為中心，加快實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的步伐，使檔案為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時(shí)、準(zhǔn)確的服務(wù)，創(chuàng)造出更豐厚的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)薄弱

在企業(yè)，很多領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為，經(jīng)濟(jì)建設(shè)是硬道理，而檔案管理是軟工程，是做給外人看的，可有可無(wú)。這些干部的思想落后，檔案意識(shí)較差，體現(xiàn)在檔案工作上就是管理松懈、規(guī)范性不強(qiáng)，有些企業(yè)沒(méi)有正規(guī)的檔案室、檔案員；有些企業(yè)雖然建了檔案室，但設(shè)施、設(shè)備等硬件條件差，使檔案室的服務(wù)功能成了擺設(shè)。沒(méi)有場(chǎng)所、人員做保障，檔案工作也就無(wú)所謂規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化了。

（二）檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)較低

很多企業(yè)檔案管理人員文化程度較低，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，計(jì)算機(jī)及外語(yǔ)水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，導(dǎo)致信息化的檔案管理設(shè)備閑置。也有部分檔案工作者對(duì)于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識(shí)不足，或者滿足于自己已掌握的知識(shí)，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實(shí)際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動(dòng)力，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力來(lái)整合提高新的技能。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

（三）檔案管而不用現(xiàn)象嚴(yán)重

目前，很多企業(yè)建有檔案室，也制定了檔案管理制度，但是這些往往多流于形式，尤其是很多領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為，檔案工作相比于經(jīng)濟(jì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，顯得不是那么重要，因此，很多企業(yè)的檔案室就是個(gè)面子工程，僅僅是作為保管檔案的地方，檔案被束之高閣，沒(méi)有被利用起來(lái)。少數(shù)檔案室雖然建立了制度，但流于形式，檔案利用、庫(kù)房管理、檔案檢查等沒(méi)有按制度落實(shí)，檔案管理工作沒(méi)有真正實(shí)施。

（四）檔案管理的信息化水平較低

檔案管理信息化既是推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、統(tǒng)籌發(fā)展的必要舉措。然而目前大多數(shù)企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版處理、檔案材料，工作效率慢，成效低，對(duì)企業(yè)的發(fā)展以及檔案管理水平造成不利影響。隨著計(jì)算機(jī)在檔案應(yīng)用中日益成熟，而今的檔案管理工作已經(jīng)不能只局限于收集、整理、歸檔中，它需要現(xiàn)代科學(xué)管理手段來(lái)管理檔案。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的相關(guān)措施

（一）建立健全檔案管理制度

企業(yè)建立健全檔案管理制度，完善管理體制，對(duì)檔案事業(yè)及企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，建立具有實(shí)際性、可操作性的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循，并在具體實(shí)施中不斷健全與完善。同時(shí)，本著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理目標(biāo)，對(duì)已有的檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行修訂與完善，明確本企業(yè)的檔案管理內(nèi)容、范圍及方法，補(bǔ)充相關(guān)管理內(nèi)容。

（二）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員應(yīng)重視檔案保密，工作盡心盡職，對(duì)檔案管理專用計(jì)算機(jī)進(jìn)行更新，定期維護(hù)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)，加固檔案室防盜門，添置防磁柜，為檔案資源的安全保管提供保證。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)檔案管理工作需要一批具有高素質(zhì)、高專業(yè)水平、高管理能力的人才，這也是做好企業(yè)檔案管理工作的根本保證。因此，企業(yè)應(yīng)定時(shí)組織相關(guān)人員到檔案管理行政部門進(jìn)行學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，以不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)水平。同時(shí)，組建一支檔案管理隊(duì)伍，并抽調(diào)一些具有檔案專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員到隊(duì)伍中來(lái)。而針對(duì)檔案管理部門存在知識(shí)老化、新技術(shù)匱乏等現(xiàn)象，應(yīng)不斷對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，并經(jīng)常組織員工交流大會(huì)，讓新、老員工彼此交流心得，互相學(xué)習(xí)，提高管理團(tuán)隊(duì)的整體管理水平。

（四）建立科學(xué)化檔案管理體系

做好企業(yè)檔案管理工作，必須構(gòu)建檔案可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)管理體系，注重實(shí)際而非形式，加大信息化在檔案管理中的應(yīng)用，開(kāi)發(fā)利用檔案信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)日常管理。保證檔案資料管理的連續(xù)性、安全性及保密性，做好檔案資料的價(jià)值分析及經(jīng)營(yíng)決策，為企業(yè)發(fā)展提供正確的經(jīng)營(yíng)理念，進(jìn)而達(dá)到企業(yè)發(fā)展的需求。此外，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并改進(jìn)與完善，以提高檔案管理效率。

（五）充分利用檔案資源

傳統(tǒng)的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動(dòng)，這種做法，在保護(hù)檔案的同時(shí)，也使一些有價(jià)值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護(hù)的價(jià)值，這不是檔案保護(hù)的初衷。因此，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行有效的利用，切不可失之偏頗。

三、結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)管理中，檔案管理也是其中的一個(gè)不可忽視的組成部分。科學(xué)合理的檔案管理必須與時(shí)代同步，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，才能不斷地提升企業(yè)管理水平，起到帶動(dòng)企業(yè)發(fā)展和促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的作用。如何改進(jìn)現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理，以及如何合理地利用信息化技術(shù)，成為了現(xiàn)在提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。

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