淺議現(xiàn)代秘書(shū)工作中的信息管理

李傳名

摘要：這篇文章通過(guò)秘書(shū)對(duì)信息的收集的內(nèi)涵、模式、途徑和信息管理的方式方法中，對(duì)現(xiàn)今秘書(shū)這一職業(yè)的信息管理進(jìn)行辨析，具體敘述進(jìn)行信息管理時(shí)應(yīng)具備的素質(zhì)，對(duì)秘書(shū)在公司企業(yè)、政府機(jī)關(guān)所起的重要作用進(jìn)行論述。啟示從事秘書(shū)行業(yè)的人員要努力提高信息管理能力，尋找信息管理的高效方式方法。希望這一文章能對(duì)將要從事秘書(shū)的人提供一些經(jīng)驗(yàn)。讓他們從中得到適合自己的方式方法。

關(guān)鍵詞：信息管理；決策

掌控前沿信息技術(shù)已經(jīng)成為每個(gè)行業(yè)決策首要任務(wù)。在決定時(shí)，如果信息很少，決定就沒(méi)有了根據(jù)，這個(gè)就會(huì)增加錯(cuò)誤率。這就要求從事秘書(shū)的人員要承擔(dān)這一職業(yè)所要履行的社會(huì)責(zé)任。在領(lǐng)導(dǎo)者決策時(shí)，秘書(shū)人員起輔助作用。使領(lǐng)導(dǎo)者的決策有效，從而協(xié)調(diào)各個(gè)關(guān)系。這就要求秘書(shū)要對(duì)各類社會(huì)信息進(jìn)行加工整理。信息量多少、質(zhì)量高低，直接影響到?jīng)Q策效果。

一、信息管理內(nèi)容

公司企業(yè)和政府機(jī)關(guān)是信息來(lái)源的內(nèi)部途徑，所以它們的對(duì)信息工作的要求就有更高的要求。但是它們也有相同的地方，秘書(shū)信息工作主要有這些過(guò)程：處境信息（法律，政策，經(jīng)濟(jì)法）、決定信息、個(gè)體信息（一個(gè)人的基本信息，比如：出生，年齡、愛(ài)好，身高、性格等等）、企業(yè)信息（主要是企業(yè)內(nèi)部，比如：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的通知，下級(jí)員工的反饋、企業(yè)與企業(yè)之間的合作）社會(huì)各種信息（群眾意見(jiàn)、媒體信息傳播、政府機(jī)關(guān)的決議等等）、比較信息（國(guó)內(nèi)各個(gè)地區(qū)、國(guó)外各個(gè)國(guó)家的相同事情可以同樣相比較）、相關(guān)信息（關(guān)于本公司業(yè)務(wù)的所有聯(lián)系信息）、長(zhǎng)遠(yuǎn)信息（長(zhǎng)遠(yuǎn)信息讓一個(gè)公司可以更好的規(guī)劃以后長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，啟示公司發(fā)展要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展眼光）。這就要求秘書(shū)在收集這些信息時(shí)要慎重仔細(xì)，自己總結(jié)反饋，尋找一個(gè)信息收集的好手段。

二、信息收集模式

信息的模式是多種多樣的，秘書(shū)在進(jìn)行信息收集時(shí)，要注意信息的媒介主要：文字、聲像、記憶這三種形式。

（一）文字模式信息。以書(shū)面形式為主，其中有數(shù)字、文字、表格、圖形等四種模式展現(xiàn)的信息材料等。

（二）聲像模式信息。以圖像和聲像為主，其中有錄像帶、圖片、 照片、影片所展現(xiàn)的信息材料。

（三）記憶模式信息。就是存儲(chǔ)于人們頭腦中 ，但不是聲像或者文字所展現(xiàn)的信息材料，這種可以被叫做“零次情報(bào)”。

總而言之，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，其中以數(shù)據(jù)可視化的發(fā)展最為迅速，這就對(duì)秘書(shū)對(duì)信息收集的掌握有了更高的要求。

三、收集信息的途徑

秘書(shū)在進(jìn)行管理信息時(shí)，首要任務(wù)就是要學(xué)會(huì)怎么收集信息。信息的收集，是信息管理的關(guān)鍵，如果沒(méi)有這一關(guān)鍵步驟那接下來(lái)信息清理、加工、傳播等一切工作就是空談。所以，怎么收集信息對(duì)信息管理有著重要意義。在進(jìn)行信息的收集時(shí)，要從這個(gè)程序入手：信息產(chǎn)生―信息發(fā)出―信息到達(dá)―信息收到―信息存儲(chǔ)，有內(nèi)部途徑和外部途徑兩種方式。

（一）內(nèi)部信息途徑與目標(biāo)。一般就是公司、企業(yè)、單位的領(lǐng)導(dǎo)者、管理者、實(shí)踐者所進(jìn)行的上下工作信息的交流與傳播；各公司機(jī)構(gòu)、企業(yè)小組、工廠車間、企業(yè)部門之間的同向信息流動(dòng)與傳播。這多種多樣信息傳播途徑，肯定會(huì)組成一個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息體系。

（二）國(guó)內(nèi)信息途徑和目標(biāo)。如：市、省，中央領(lǐng)導(dǎo)者的決策文案，比如：決策、規(guī)定、 指示、通知、細(xì)則等。

（三）國(guó)外信息途徑與對(duì)象。如：國(guó)外書(shū)刊、報(bào)紙、影片等；國(guó)外的公司企業(yè)、咨詢組織、等等；國(guó)外代理單位和有關(guān)系的公司；駐外大使館、駐外服務(wù)處、新聞社、學(xué)術(shù)報(bào)告研究組織，國(guó)外領(lǐng)導(dǎo)人的訪問(wèn)、國(guó)外游客的旅游等。

四、管理信息的標(biāo)準(zhǔn)與方法

信息的傳播過(guò)程：通過(guò)“信息源”發(fā)出信號(hào)，信息的實(shí)質(zhì)：通過(guò)一定的媒介（比如：文字、記憶、電波，聲音、圖像）由“信息道”傳送到“信息宿”（信息接收處）。這時(shí)的秘書(shū)就是信息接收者，又是信息的散播者，信息工作的過(guò)程：采集、清理、加工、使用、散布、儲(chǔ)存等。 信息資源生成過(guò)程：出現(xiàn)―記載―采集―辨析―儲(chǔ)存處目的：變成我們能用的信息資料。我們?cè)谶\(yùn)用信息資料時(shí)，要著重把握信息資料的特點(diǎn)：傳送、檢查，挑選、收集、反饋。這些的把握就是要發(fā)揮信息的更好價(jià)值，從而更好的管理信息

五、努力學(xué)習(xí)，增強(qiáng)信息管理才能

秘書(shū)對(duì)信息進(jìn)行是為了讓領(lǐng)導(dǎo)者決策時(shí)更準(zhǔn)確、有效。這關(guān)乎一個(gè)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。所以，這是人信息收集中起著主導(dǎo)作用甚至影響公司的發(fā)展。在現(xiàn)代信息化高速發(fā)展中，人已經(jīng)成為其主導(dǎo)的因素。發(fā)揮員工的主角作用。秘書(shū)對(duì)信息的管理就是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)者的一系列決策，這就要求秘書(shū)在收集信息時(shí)要及時(shí)、有效、準(zhǔn)確。及時(shí)，對(duì)一個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)者決策很重要，比如，當(dāng)決定對(duì)另一個(gè)公司進(jìn)行兼并，這就要求秘書(shū)對(duì)兼并的公司現(xiàn)況信息進(jìn)行收集，這就有利于作出對(duì)其兼并。所以從中可以看出信息的準(zhǔn)確，有效肯定也更重要。秘書(shū)在收集信息時(shí)要注意這三個(gè)方面，從而為領(lǐng)導(dǎo)者的決策服務(wù)。

六、結(jié)語(yǔ)

如果想要成功的成為一名優(yōu)秀的秘書(shū)，就要掌握辯證推理的方法，這樣就可以在極少的音訊中提煉出準(zhǔn)確、有效的信息。從事秘書(shū)這個(gè)職業(yè)，她們對(duì)信息的處理、加工的能力和她們的工作效率緊密聯(lián)系著。秘書(shū)在收集和利用信息時(shí)能做到廣泛、準(zhǔn)時(shí)、正確，并此為根據(jù)作出相應(yīng)的總結(jié)或咨詢，這樣的信息就會(huì)有很高的社會(huì)價(jià)值。秘書(shū)的信息管理工作蘊(yùn)含著獨(dú)特的藝術(shù)，而且社會(huì)價(jià)值很高，秘書(shū)要嫻熟的掌握信息管理方式，這有利于整理，加工各種社會(huì)信息。所以，從事現(xiàn)代秘書(shū)這一職業(yè)時(shí)，就要擁有很好的信息管理才能。

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