企業(yè)檔案管理實踐中的問題及對策分析

吳容

【摘 要】企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)和管理的重要數(shù)據(jù)來源以及經(jīng)營活動的信息依據(jù)，對企業(yè)的發(fā)展有重要意義，能夠為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供資源和信息，可見檔案管理工作的重要性。通過對檔案管理的相關(guān)研究，本文主要分析了企業(yè)檔案管理的重要性，闡述了企業(yè)檔案管理實踐中存在的問題，最后總結(jié)了應(yīng)對企業(yè)檔案管理實踐中的問題的對策，旨在完善企業(yè)的檔案管理工作，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供可靠的支持。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理實踐；問題；對策

一、企業(yè)檔案管理的重要性

檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，隨著我國各個大小企業(yè)的迅速成長和發(fā)展，檔案管理工作的重要性越來越突出。檔案管理是企業(yè)整個管理工作中的關(guān)鍵組成部分，具有不可替代的重要作用，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，檔案管理能夠為企業(yè)提供一定的數(shù)據(jù)支持，便于企業(yè)從檔案中獲取相關(guān)的信息和資源。企業(yè)檔案中的信息涵蓋多個方面，涉及到的領(lǐng)域較為廣泛，能夠在一定程度上反映企業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷，其中甚至蘊含了豐富的科學(xué)技術(shù)知識和信息，對于企業(yè)的長期發(fā)展而言具有至關(guān)重要的作用，是企業(yè)的一筆重要財富。檔案管理能夠確保企業(yè)良性發(fā)展，推動企業(yè)的工作效率和水平的提高，同時也是確保企業(yè)健康發(fā)展的有力手段，但是就目前的企業(yè)檔案管理工作來看，仍然有一些問題需要解決，為了提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平，需要進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，建立良好的檔案管理機制，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

二、企業(yè)檔案管理實踐中的問題

企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營具有重要的指導(dǎo)作用，因此為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的良好發(fā)展，推動企業(yè)的進(jìn)一步完善和成熟，必須認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要性，把握檔案管理中存在的問題，并針對這些問題采取積極有效的措施，解決問題，推動檔案管理工作的順利開展。以下將從檔案管理中存在的問題著手，針對其不足進(jìn)行一一闡述。

1.檔案管理的意識不強

我國目前的企業(yè)檔案管理工作中明顯存在的問題是企業(yè)對檔案管理的認(rèn)識不夠到位，對企業(yè)內(nèi)部資料和檔案的歸納和整理工作做的不夠細(xì)致，所以資料和信息常常出現(xiàn)缺失和損壞，不利于企業(yè)檔案的保存和管理，在一定程度上讓檔案管理的難度大大增加。從大多數(shù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營來看，我國的大部分企業(yè)更加注重企業(yè)的生產(chǎn)，往往容易忽略企業(yè)的管理，因此在檔案的管理上，常發(fā)生管理不夠標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，檔案資料不夠完整，重要信息流失等情況。這樣一來，檔案管理的意義和作用沒有真正發(fā)揮出來，不能夠服務(wù)于企業(yè)。

2.檔案管理人員缺乏

目前，企業(yè)大多存在檔案管理工作人員缺乏的問題，多數(shù)檔案管理工作者的綜合素質(zhì)不高，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案管理的理論知識，因此在開展工作時不能夠?qū)⒐ぷ髀鋵嵉郊?xì)節(jié)，部分檔案管理工作者大多是兼職，不能夠一心一意的服務(wù)于檔案管理。再加上檔案管理工作的薪資待遇較低，因此鮮少有人能夠長期在這個崗位上工作，人事變動給檔案管理增加了難度，不利于檔案的整理和延續(xù)。

3.檔案管理制度不夠完善

部分企業(yè)建立了檔案管理的相關(guān)制度，但隨著企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展，檔案管理制度漸漸落后，大多數(shù)企業(yè)的檔案在收集和整理方面存在問題，沒有健全的管理制度為支撐，常常出現(xiàn)檔案流失、檔案的借閱不符合程序、檔案被隨意更改和涂鴉。與此同時，企業(yè)的檔案大多沒有真正用到實處，員工對企業(yè)檔案的了解不夠透徹，企業(yè)對檔案的宣傳不到位，導(dǎo)致檔案大多被收藏，鮮少被利用。

4.信息化檔案管理有待完善

信息化的發(fā)展為檔案管理提供了一個契機，但目前的檔案管理工作沒有將信息化建設(shè)落到實處，沒有重視信息化建設(shè)，不僅資金人力物力的投入力度較小，而且缺乏相應(yīng)的制度體系作為保障和依據(jù)，也沒有充分應(yīng)用檔案管理的硬件設(shè)備，更缺乏信息資源的開發(fā)和利用，這些因素都在不同程度上阻礙了檔案管理的信息化腳步，抑制了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

三、應(yīng)對企業(yè)檔案管理問題的對策

我國目前的企業(yè)檔案管理工作仍然不夠完善，存在一些問題和不足，而這些問題不僅會影響檔案管理工作的順利開展，同時也會給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來不良的影響，因此，為了實現(xiàn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和革新，需要采取有力的措施改善檔案管理中的問題，本文將從檔案管理制度的完善、檔案管理人員的素質(zhì)的提高以及信息化檔案管理的加強等方面，來分析解決檔案管理工作問題的對策。

1.提高對檔案管理工作的重視

要讓檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部和諧發(fā)展，首先要認(rèn)識到檔案管理工作在企業(yè)的管理工作中是一項重要的基礎(chǔ)性工作，對于整個企業(yè)的發(fā)展而言意義重大，作用突出。因此要提高對檔案管理工作的重視程度，加強企業(yè)員工的檔案意識和管理意識，讓企業(yè)的每一位員工都認(rèn)識到檔案管理的重要性，明白檔案管理工作是企業(yè)管理中的重點內(nèi)容。此外，還要積極努力的創(chuàng)新和改善檔案管理工作，爭取企業(yè)各上層領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和管理下，打造現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)能力

檔案管理中不可或缺的一項重要內(nèi)容是檔案管理的工作人員，管理人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平和檔案管理工作的水平及質(zhì)量息息相關(guān)，密不可分。因此檔案管理工作要重視對管理人員的培養(yǎng)，通過培訓(xùn)、進(jìn)修等方式，提升管理人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平，提高管理人員的工作積極性，從而實現(xiàn)管理人員整體素質(zhì)的提高，為檔案管理工作提供可靠的人力支持。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國大部分企業(yè)有了突破性的進(jìn)展，因此企業(yè)的檔案管理工作也需要順應(yīng)時事，跟隨企業(yè)發(fā)展的腳步，不斷創(chuàng)新和完善，用更高的標(biāo)準(zhǔn)來要求檔案管理人員的專業(yè)能力，培養(yǎng)高素質(zhì)、高水平、高能力的檔案管理人才，適應(yīng)不斷變化的企業(yè)檔案管理工作。

3.完善檔案管理的相關(guān)制度

完善的檔案管理制度體系是確保管理工作能夠順利進(jìn)行的依據(jù)和支撐，為了讓檔案管理工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，需要完善企業(yè)的檔案管理制度，將檔案管理統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范和管理，在進(jìn)行資料歸檔時，要求資料和信息數(shù)據(jù)必須完好無缺，并且準(zhǔn)確性要高，讓檔案管理工作時刻保持規(guī)范，從而根據(jù)相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行有序的管理。此外，檔案管理工作還應(yīng)該順應(yīng)時代要求，以科學(xué)合理有序為原則，建立相應(yīng)的管理制度體系，根據(jù)檔案的不同門類進(jìn)行統(tǒng)一的管理，確保企業(yè)的檔案管理工作能夠做到有章可循。

4.推動信息化檔案管理

檔案管理工作要與企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，當(dāng)前的信息化和數(shù)字化發(fā)展要求企業(yè)的檔案管理工作也要加強信息化的建設(shè)。企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)需要利用信息技術(shù)和計算機的優(yōu)勢，將管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，讓檔案管理工作趨向于信息化。企業(yè)要重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，為信息化的檔案管理提供支持，將檔案信息和資源進(jìn)行合理的統(tǒng)籌規(guī)劃，充分利用信息資源，進(jìn)行交流和共享，并引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和管理人才，讓檔案管理工作更加現(xiàn)代化。

四、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)的檔案管理是整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中的一項重要的管理工作，是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容和關(guān)鍵部分，不管是企業(yè)內(nèi)部的行政管理還是企業(yè)的經(jīng)營活動的管理，都離不開檔案管理。良好的企業(yè)檔案管理工作能夠促進(jìn)企業(yè)的有序發(fā)展，提高企業(yè)的核心競爭力，因此要重視企業(yè)檔案管理中存在的問題，并積極尋找有效的對策解決檔案管理中的問題，完善檔案管理工作的相關(guān)制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，讓檔案管理更好的服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，推動企業(yè)的檔案管理良好發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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