試論會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制

韓小雙+鄧楊

企業(yè)內(nèi)部控制一直是我國(guó)較關(guān)注的問(wèn)題，在20世紀(jì)70年代，會(huì)計(jì)電算化的引進(jìn)對(duì)我國(guó)企業(yè)的工作和管理甚至是決策和內(nèi)部控制帶來(lái)了天翻地覆性的影響。之后會(huì)計(jì)電算化的逐漸深入和普及，在我國(guó)企業(yè)的內(nèi)部控制中來(lái)越重要。我們將對(duì)會(huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)處理，系統(tǒng)維護(hù)和會(huì)計(jì)人員的文化程度等來(lái)分析它的弊端。

會(huì)計(jì)電算化企業(yè)內(nèi)部控制弊端

一、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)流程的改變提高了內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

會(huì)計(jì)電算化后，登賬等繁重過(guò)程，全部都由計(jì)算機(jī)來(lái)執(zhí)行命令并完成?？傎~和明細(xì)賬等各類(lèi)賬簿大都是由計(jì)算機(jī)完成，兩者的平行登記幾乎是過(guò)去式。電算化后做賬流程就少了很多手工步驟，手工模式下的層層把關(guān)都在會(huì)計(jì)電算化模式下沒(méi)了用武之地，每個(gè)流程全部都由計(jì)算機(jī)完成，計(jì)算、匯總、生成憑證都是計(jì)算機(jī)自動(dòng)化，從而在會(huì)計(jì)電算化的模式下，會(huì)計(jì)流程的環(huán)節(jié)容易造成錯(cuò)誤，在監(jiān)督方面少了審核人員層層把關(guān)，就更容易造成會(huì)計(jì)賬目的錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的錯(cuò)誤。

2.會(huì)計(jì)編碼的設(shè)置對(duì)會(huì)計(jì)科目形成依賴性

在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)編碼的設(shè)置在一定的程度上簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)資料和信息的完整性，在做賬環(huán)節(jié)，只要輸入編碼即可，但是會(huì)計(jì)科目的正確與否，會(huì)計(jì)工作人員會(huì)在這方面忽視了。在使用遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)系統(tǒng)登記賬時(shí)，相類(lèi)似的借貸科目，遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)系統(tǒng)都有相應(yīng)的科目編碼，只要錄賬時(shí)，輸入編碼，憑證上就會(huì)自動(dòng)顯示出會(huì)計(jì)科目，那么會(huì)計(jì)人員往往只注意會(huì)計(jì)編碼的輸入，卻忽視了會(huì)計(jì)科目的正確性，那么將會(huì)導(dǎo)致對(duì)賬不符的情況。因此在會(huì)計(jì)電算化下，會(huì)計(jì)科目的正確性完全賴會(huì)計(jì)編碼的設(shè)置。

3.會(huì)計(jì)人員職能的變化，加大了舞弊的風(fēng)險(xiǎn)

在會(huì)計(jì)電算化后，數(shù)據(jù)的計(jì)算和處理都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，大量的會(huì)計(jì)信息得到及時(shí)的反饋，會(huì)計(jì)工作由原來(lái)單純的報(bào)賬型轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇?，由之前的?cái)務(wù)方面的數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)向參與企業(yè)決策管理，會(huì)計(jì)人員的職能發(fā)生了明顯的改變，每個(gè)正式的會(huì)計(jì)人員都各有管理的項(xiàng)目。海口市供電局財(cái)務(wù)部的每個(gè)會(huì)計(jì)人員都身兼數(shù)職。會(huì)計(jì)人員的職能范圍的擴(kuò)大，以及個(gè)人帳號(hào)的不規(guī)范使用，對(duì)權(quán)限的隨意修改，導(dǎo)致有意圖的會(huì)計(jì)人員實(shí)行舞弊的可能性增大。本質(zhì)上看，會(huì)計(jì)人員的職能也從簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)處理延伸擴(kuò)展到財(cái)務(wù)管理的范疇，從而涉及到企業(yè)的內(nèi)部管理，導(dǎo)致企業(yè)管理和決策混亂。

4.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不完善導(dǎo)致內(nèi)部管理漏洞

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限較多，在會(huì)計(jì)人員操作方面沒(méi)有最大程度上使用該系統(tǒng)功能，由于會(huì)計(jì)人員知識(shí)程度不高，對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作容易出錯(cuò)。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)連接不好，容易造成死機(jī)或者亂碼現(xiàn)象。相關(guān)技術(shù)人員不多，不能及時(shí)維護(hù)系統(tǒng)，造成信息丟失。這些都是現(xiàn)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)的缺陷。

二、完善電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)策

1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)流程的監(jiān)督和審核

在會(huì)計(jì)賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，雖然手工方式下的處理方式，已經(jīng)不再適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境。但手工會(huì)計(jì)下的層層把關(guān)，我們也要應(yīng)用到其中來(lái)。會(huì)計(jì)登賬環(huán)節(jié)，都要有相關(guān)的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核，審核過(guò)關(guān)后在進(jìn)行授權(quán)會(huì)計(jì)處理。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后，應(yīng)該進(jìn)行登記并記錄在冊(cè)，方便會(huì)計(jì)人員在數(shù)據(jù)獲取時(shí)能有效的反饋信息和使用信息，會(huì)計(jì)管理者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)處理流程的監(jiān)督，在每個(gè)相等的時(shí)間段進(jìn)行審查和考核，確保會(huì)計(jì)處理流程的通暢和合理。

2.完善會(huì)計(jì)編碼的設(shè)置

會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，做賬的最開(kāi)始，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的初始化進(jìn)行設(shè)置，那么會(huì)計(jì)編碼的設(shè)置是首要條件，所以在會(huì)計(jì)編碼設(shè)置方面要進(jìn)行嚴(yán)格的把控，會(huì)計(jì)編碼必須唯一，并且是與某一科目唯一對(duì)應(yīng)。科目編碼只能由阿拉伯?dāng)?shù)字組成，確保會(huì)計(jì)科目和編碼相對(duì)應(yīng)，兩者應(yīng)該相互制約，兩者都不可或缺。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)對(duì)賬環(huán)節(jié)的層層把關(guān)

主要從核對(duì)總賬與明細(xì)賬、客戶往來(lái)賬、供應(yīng)商往來(lái)賬以及個(gè)人往來(lái)賬和項(xiàng)目賬等方面對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)賬環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，必要時(shí)，現(xiàn)金流量也需要平衡。對(duì)賬時(shí)，excel表的應(yīng)用也是很重要的，我們會(huì)將新舊系統(tǒng)的明細(xì)賬和總賬數(shù)據(jù)都導(dǎo)出桌面，兩賬來(lái)對(duì)比，即可發(fā)現(xiàn)引起賬賬不符的原因。對(duì)賬結(jié)束后，引起賬賬不符的原因大多是會(huì)計(jì)人員的出錯(cuò)或系統(tǒng)故障等問(wèn)題，導(dǎo)致憑證重復(fù)錄入，金額輸錯(cuò)等錯(cuò)誤，會(huì)計(jì)人員應(yīng)該合理規(guī)范的調(diào)整賬簿數(shù)據(jù)，不能直接刪除該憑證，一旦刪除，憑證編號(hào)將與原來(lái)應(yīng)該對(duì)應(yīng)的憑證不符，即將會(huì)跳號(hào)。

4.加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息儲(chǔ)存介質(zhì)的管理

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息的儲(chǔ)存大多都是以憑證、磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)。對(duì)于紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，在存放環(huán)境上有著嚴(yán)格的要求，溫度和濕度等都要嚴(yán)格把控，檔案的監(jiān)管人員要定期的檢查和整理，以時(shí)間和憑證類(lèi)別分類(lèi)，并在會(huì)計(jì)檔案的封面標(biāo)注序號(hào)，以便會(huì)計(jì)人員和審計(jì)人員的查看。對(duì)于磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，要定期的檢查和維護(hù)，以防會(huì)計(jì)信息的丟失和破壞。

5.加大對(duì)會(huì)計(jì)人員的職能管理

會(huì)計(jì)電算化的普及，意味著手工會(huì)計(jì)的模式和法則已不再適用。會(huì)計(jì)管理者，應(yīng)當(dāng)對(duì)照會(huì)計(jì)人員的特長(zhǎng)和工作范圍，安排合適的會(huì)計(jì)職能，一旦會(huì)計(jì)職能確定后，會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行，不能越界，企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)定期核查會(huì)計(jì)人員職能范圍的情況，設(shè)立監(jiān)督機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度。對(duì)有舞弊現(xiàn)象的會(huì)計(jì)人員給予懲罰和警告，規(guī)范會(huì)計(jì)職能的使用。

三、結(jié)論

本文從會(huì)計(jì)電算化的視角來(lái)探討企業(yè)內(nèi)部控制的問(wèn)題，從而得出了會(huì)計(jì)電算化在各個(gè)方面都影響著企業(yè)的內(nèi)部控制。根據(jù)本文的研究和探討，可以深刻的反省現(xiàn)代企業(yè)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的缺失和不足，從會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程，和會(huì)計(jì)信息保存，會(huì)計(jì)人員職能和會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)等方面來(lái)開(kāi)展解決對(duì)策，會(huì)計(jì)管理人員在工作中應(yīng)該如何處理會(huì)計(jì)電算化和企業(yè)內(nèi)部控制的問(wèn)題，做到在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，也可以讓企業(yè)內(nèi)部控制有個(gè)安全保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]張?zhí)烀?會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)證券期貨，2010（4）：122-123.

[2]郭立新.談企業(yè)會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制問(wèn)題[J].財(cái)會(huì)月刊（理論），2006（3）：67-74.

[3]于學(xué)晶.會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下建立與完善企業(yè)內(nèi)部控制[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2001（6）：34-45.

[4]趙霞.會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題研究[J].經(jīng)管空間，2014（2）：83-87.