檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問(wèn)題分析

喬治

摘 要：在國(guó)家經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的今天，信息技術(shù)水平也在不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理需要，因此需要定時(shí)更新并優(yōu)化相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，滿(mǎn)足不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作對(duì)于檔案信息管理的高要求、嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)。該文將分析檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)中遇到的具體問(wèn)題，結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀，總結(jié)檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建的方式，嚴(yán)格落實(shí)信息化時(shí)代檔案管理的新制度。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 管理體系 構(gòu)建 問(wèn)題

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）05（b）-0112-02

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種高科技軟件不斷涌現(xiàn)出來(lái)，為了更好地實(shí)現(xiàn)智能化操作，提升日常的工作效率，需要結(jié)合現(xiàn)階段的信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理的工作模式。信息技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了新變革，誕生出檔案數(shù)字化管理新模式。檔案數(shù)字化管理主要是通過(guò)文字、圖像、聲音和視頻等將紙質(zhì)檔案資料掃描之后經(jīng)編輯存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中。

1 檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的優(yōu)勢(shì)分析

1.1 優(yōu)化檔案管理程序

在信息化時(shí)代，信息數(shù)量呈現(xiàn)出不斷遞增的趨勢(shì)。檔案管理的工作量繁重，數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建可以保證信息收集傳遞渠道的方便快捷，同時(shí)還能及時(shí)存儲(chǔ)一系列的文件，在一定程度上提升歸檔整理的效率。另外，通過(guò)運(yùn)用數(shù)字化檔案管理體系，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)傳遞，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資料的遠(yuǎn)程監(jiān)管。

1.2 減少檔案成本投入

傳統(tǒng)的檔案管理工作就是由人工完成相關(guān)資料的整理歸檔，這樣的檔案管理模式需要耗費(fèi)大量的成本費(fèi)用，伴隨著信息量的逐漸增大，需要通過(guò)增加相應(yīng)的辦公人員完成檔案的管理任務(wù)。在信息化時(shí)代，檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，讓檔案的載體由紙質(zhì)變成存儲(chǔ)盤(pán)及光盤(pán)等先進(jìn)設(shè)備，從而節(jié)省了檔案管理費(fèi)用，并且擴(kuò)大了檔案信息的承載區(qū)域，在維持成本平衡的基礎(chǔ)上，提升了檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 方便檔案檢索查閱

檔案數(shù)字化管理模式的實(shí)現(xiàn)能夠及時(shí)改變傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理，其相關(guān)資料的統(tǒng)計(jì)工作效率也呈現(xiàn)出大幅度的提升。檔案數(shù)字化管理配備了專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)及共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，方便工作人員及時(shí)查閱檢索。檔案資料管理的過(guò)程實(shí)現(xiàn)了智能化，大大提升了檔案資料的檢索效率并且逐漸拓寬了檢索范圍，更好地提升了檔案資料的利用率。

1.4 及時(shí)更新檔案資料

檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建能夠有效的提升檔案資料的整理歸檔速度，保證在全過(guò)程使用計(jì)算機(jī)處理信息數(shù)據(jù)資料，優(yōu)化檔案資料信息系統(tǒng)的工作效率，完成各種檔案資料的及時(shí)上傳，大幅度提升檔案資料的時(shí)效性。

2 檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)中的問(wèn)題分析

2.1 不利于長(zhǎng)期存取

不動(dòng)產(chǎn)檔案最主要的就是實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期存取。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化手段的運(yùn)用能夠直接作用于不動(dòng)產(chǎn)檔案的長(zhǎng)期存取。檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)就是在物質(zhì)載體上加以記錄，從而保證物質(zhì)載體的性能良好，如果存取的時(shí)間越長(zhǎng)，則更有利于檔案管理工作的開(kāi)展，反之則會(huì)阻礙檔案的整理存放，同時(shí)受到存儲(chǔ)物質(zhì)載體的影響，無(wú)法發(fā)揮出存儲(chǔ)載體的穩(wěn)定性保障其使用壽命。

2.2 信息易更改

不動(dòng)產(chǎn)檔案具有特殊性質(zhì)，體現(xiàn)出相應(yīng)的法律價(jià)值。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案上的信息不容易改變，因此可以保證信息的完整，在法律上的效力極強(qiáng)。但是檔案數(shù)字化管理模式無(wú)法保證信息的完整，其中涉及到的詳細(xì)信息容易被更改，無(wú)法完整地保護(hù)原始檔案信息，法律價(jià)值也需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的驗(yàn)證，才能得到認(rèn)可。

2.3 缺乏制度保障

檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建能夠更好地實(shí)現(xiàn)資源共享，同時(shí)需要建立在完善的制度保障基礎(chǔ)上?，F(xiàn)階段，檔案數(shù)字化管理體系缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的制度保障，同時(shí)也沒(méi)有固定的格式及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這在一定程度上影響了資源共享效率，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的交換。

2.4 缺乏穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的檔案管理模式具有良好的穩(wěn)定性，同時(shí)也能保證較長(zhǎng)的保存期限。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案體現(xiàn)出可靠性特征，能夠在一定程度上確保信息資源的安全。檔案數(shù)字化管理主要依靠存儲(chǔ)載體等技術(shù)設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息的保存，因此缺乏相應(yīng)的穩(wěn)定性，若是技術(shù)設(shè)備等存儲(chǔ)載體出現(xiàn)問(wèn)題，則會(huì)直接影響到檔案資料的正常使用。

3 檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建的措施

3.1 強(qiáng)化檔案管理部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

檔案數(shù)字化管理模式的實(shí)現(xiàn)需要基礎(chǔ)設(shè)施提供的可靠保障，同時(shí)還需要將軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)工程等內(nèi)容作為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。應(yīng)該不斷完善硬件設(shè)施的建設(shè)，確保適用的機(jī)房、計(jì)算機(jī)和辦公設(shè)備等，優(yōu)化周邊的環(huán)境建設(shè)。依照不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的實(shí)際需要，選擇更加優(yōu)質(zhì)的專(zhuān)業(yè)軟件作為整個(gè)系統(tǒng)的管理軟件，搭建完善的網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)。通過(guò)完善具體的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)，確保檔案數(shù)字化管理工作的嚴(yán)格落實(shí)。

3.2 構(gòu)建規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，需要綜合分析檔案專(zhuān)業(yè)管理要求，明確相關(guān)模塊的設(shè)計(jì)意圖，特別是檔案管理的各項(xiàng)職能都應(yīng)充分體現(xiàn)出來(lái)，如檔案資料的歸檔整理、組卷編目等功能。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)模塊的設(shè)計(jì)過(guò)程，需要綜合分析檔案資料的文件管理及檔案目錄等，確保各個(gè)功能模塊的設(shè)計(jì)符合實(shí)際需要。針對(duì)資料信息的管理，應(yīng)該設(shè)置好輸入、查詢(xún)等模式，方便檔案資料的及時(shí)檢索與更新。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理體系的安全管理

檔案數(shù)字化管理體系需要引入大量的檔案信息資料，并且將其置于數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)上，所以檔案資料的管理存在著諸多風(fēng)險(xiǎn)，需要加強(qiáng)相應(yīng)的保護(hù)措施。對(duì)于十分重要的信息，應(yīng)該采取多次備份處理的方式，在不同的存儲(chǔ)設(shè)備中對(duì)資料加以保存。也需要重視檔案數(shù)字化管理體系的防護(hù)措施，通過(guò)安裝相應(yīng)的安全防護(hù)軟件，設(shè)置好相關(guān)的防火墻，避免因病毒和木馬程序的侵入，造成數(shù)據(jù)庫(kù)的信息泄露。

3.4 提升檔案管理人員的素質(zhì)水平

在信息化時(shí)代，需要參與檔案數(shù)字化管理的工作人員掌握最基本的信息技術(shù)，同時(shí)提升自己的素質(zhì)水平。為了更好地保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，在人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的設(shè)置上，需要選擇高水平、有涵養(yǎng)的業(yè)務(wù)人員，保證他們具備最專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)的同時(shí)，建立起復(fù)合型人才隊(duì)伍。

4 結(jié)語(yǔ)

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中使用數(shù)字化技術(shù)能夠優(yōu)化整合傳統(tǒng)的檔案管理流程，擴(kuò)大檔案資料的容量，降低相關(guān)的成本費(fèi)用，提升檢索查閱的速度，對(duì)于創(chuàng)新檔案管理體制、推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展具有積極作用。

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