淺談當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

張麗波

[摘要]事業(yè)單位體制改革的速度正在逐漸加快，檔案管理工作事關(guān)單位工作人員的切身利益，同時也是單位人員調(diào)動、升遷等人事調(diào)動工作的重要憑證和依據(jù)，其重要性不言而喻；當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位檔案內(nèi)容電子化工作都已經(jīng)開始展開，工作性質(zhì)的改變，對事業(yè)單位檔案管理工作也提出更多新的要求；面對一系列新問題、新情況，作為事業(yè)單位檔案管理工作者，必須建立符合當(dāng)前我國檔案管理工作實(shí)際情況的規(guī)章制度，強(qiáng)化責(zé)任意識，讓工作有章可循，從抓檔案管理工作者隊伍素質(zhì)入手，加強(qiáng)各項教育培訓(xùn)活動，加大資金的投入力度，健全各種配套設(shè)施，確保檔案工作的信息化建設(shè)穩(wěn)步向前發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理工作；體制改革

[DOI]1013939/jcnkizgsc201716222

當(dāng)前社會變革步伐逐漸加快，伴隨著政府職能的轉(zhuǎn)變的大要求，事業(yè)單位體制的改革速度也隨之提升，與此同時，對事業(yè)單位檔案管理工作也提出了更高的要求。事業(yè)單位的檔案管理工作看似簡單，其實(shí)工作比較煩瑣，其中包含檔案相關(guān)材料的收集整理歸檔、內(nèi)容的核查、檔案的保存及為相關(guān)部門提供檔案證明材料等工作。這些工作都是關(guān)乎事業(yè)單位工作人員的工資待遇、養(yǎng)老保險、組織關(guān)系、個人進(jìn)步等切身利益的敏感問題。因此這就對事業(yè)單位檔案管理工作人員在思想素質(zhì)、工作能力、責(zé)任心等方面提出了更高的要求。隨著事業(yè)單位改革步伐的逐步深入，檔案管理工作中面臨的各種矛盾問題也日益突出。如何立足現(xiàn)有工作條件，發(fā)揮積極的主觀能動性，解決好當(dāng)前工作中存在的問題，為改革深入提供堅強(qiáng)有力的支撐，是我們檔案工作者當(dāng)前面臨的頭等大事。

1事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及面臨的突出問題

（1）部分事業(yè)單位人員對檔案管理工作重要性認(rèn)識不夠。我國事業(yè)單位檔案工作的管理水平，較之發(fā)達(dá)國家相比，還比較落后。一些同志對檔案工作的理解還存在等、靠思想，簡單地認(rèn)為事業(yè)單位的檔案管理工作還停留在“送過來”“保存好”的工作層次上，從根本上制約了檔案工作水平的提升。

（2）事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升缺少有力的制度支撐和技術(shù)保障。一些事業(yè)單位的檔案管理工作還存在墨守成規(guī)的現(xiàn)象，依然用“老”“舊”的辦法來管理當(dāng)前的檔案工作。在當(dāng)前，事業(yè)單位檔案工作的效能低下，不能發(fā)揮好它的最大效能。隨著檔案信息量的逐漸增多，以往簡單的紙質(zhì)檔案，在保存時間上、信息查找上已經(jīng)不能滿足當(dāng)前高效、快捷工作的需要，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，這一切對當(dāng)前的檔案管理工作形成了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

（3）事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平和能力素質(zhì)還有待提高。作為一線的檔案管理人員，專業(yè)水平和能力素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作效能的發(fā)揮，伴隨著信息化步伐的不斷加快，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。當(dāng)前，我們許多檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和管理能力與現(xiàn)實(shí)需要還有很大差距，具有較高文化水平的檔案管理人員不夠，具備一定檔案專業(yè)技術(shù)素質(zhì)的人員更是寥寥無幾。還有一些單位的檔案管理人員是其他部門借調(diào)過來、身兼數(shù)職，不能將全部精力投入檔案工作當(dāng)中。檔案專業(yè)管理人員相對變動較大，不能形成強(qiáng)有力的“傳、幫、帶”作用，許多同志只能摸索地開展工作，影響了工作效率的提升。

2以事業(yè)單位檔案工作的制度化、科學(xué)化、效率化為切入點(diǎn)，逐漸解決當(dāng)前工作中出現(xiàn)的問題

（1）強(qiáng)化責(zé)任意識，建立切實(shí)可行的規(guī)章制度，讓檔案管理工作“有法可依”。首先作為檔案工作者，要通過不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識和理念，不斷提升自身檔案管理工作素養(yǎng)，樹立“大數(shù)據(jù)化時代”的嶄新檔案管理工作理念。立足現(xiàn)有檔案工作的實(shí)際需要，結(jié)合先進(jìn)國家和地區(qū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真研究檔案管理工作遇到的矛盾和問題，積極研究對策，不斷提升自身檔案管理水平。要通過多種宣傳形式，讓大家明確檔案工作是事關(guān)一系列個人切身利益的一項工作，讓檔案所有者本人重視起來。檔案內(nèi)容涉及面比較廣、需要提供信息的部門較多，當(dāng)前很多部門信息的查詢、確認(rèn)都需要在檔案里找到真實(shí)的“出處”，因此要讓事業(yè)單位其他部門及領(lǐng)導(dǎo)也要提升檔案工作重要性的認(rèn)識。其次應(yīng)該按照檔案工作相關(guān)規(guī)定和要求，由相對同級別的檔案管理部門制定一定范圍內(nèi)的，關(guān)于檔案登記、整理、保存、借閱、添減以及使用等方面的相關(guān)規(guī)章制度。在實(shí)際工作中，更要提高檔案工作的保密意識，最基本要做到辦公室、整理室、閱覽室與庫房相分離，嚴(yán)格執(zhí)行非檔案管理人員不能進(jìn)入檔案室，檔案室不能存儲與檔案管理工作無關(guān)的任何物品，以及防火防盜等相關(guān)規(guī)定和要求。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，保密工作的意識也要逐步提升，要特別關(guān)注當(dāng)前高新科技，防止檔案保密工作中泄密的發(fā)生。

（2）提升能力素質(zhì)，綜合利用各種優(yōu)秀資源教育進(jìn)行培訓(xùn)，為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。檔案管理工作長久以來，大家普遍存在工作簡單的錯誤認(rèn)識，檔案工作不僅對從業(yè)人員的專業(yè)知識要求較強(qiáng)，而且還要有一定的管理能力和較強(qiáng)的責(zé)任心，同時還要具備一定的信息化辦公及文件處理能力。在當(dāng)前事業(yè)單位體制改革步伐逐漸加快的今天，事業(yè)單位對檔案工作也提出了更高的要求，這就對當(dāng)前從事檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)要求也就更高。為了能適應(yīng)當(dāng)前檔案工作對從業(yè)人員能力素質(zhì)的要求，首先從“源頭的質(zhì)量上”進(jìn)行掌控。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，要根據(jù)本單位檔案工作人員整體情況，有針對性地招錄一些檔案專業(yè)的人員充實(shí)到本單位的檔案工作人員當(dāng)中，也可以在工作中發(fā)現(xiàn)一些檔案工作方面有特長的同志，將其充實(shí)到檔案工作當(dāng)中。其次要通過教育培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)不間斷地為檔案工作從業(yè)者“充電”“加油”，以此來適應(yīng)當(dāng)前不斷更新的事業(yè)單位檔案工作的需要。相當(dāng)一級別的檔案管理機(jī)關(guān)，要針對當(dāng)前工作的實(shí)際需要，結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的檔案工作管理方法和手段，要定期將所屬的檔案工作管理者組織起來，進(jìn)行集中培訓(xùn)，培訓(xùn)手段可以根據(jù)工作的實(shí)際情況，采取脫產(chǎn)或者視頻會議等形式進(jìn)行，并將相關(guān)資料下發(fā)，供廣大檔案管理從業(yè)者學(xué)習(xí)和借鑒，及時收攏當(dāng)前檔案工作中遇到的問題，集中統(tǒng)一進(jìn)行解答，保障檔案工作的嚴(yán)肅性和統(tǒng)一性。最后事業(yè)單位檔案工作單位的領(lǐng)導(dǎo)，要強(qiáng)化檔案工作必須堅持抓好工作的傳承性。在檔案工作中，許多都是在工作中通過不斷的實(shí)踐摸索才逐漸掌握工作中的“竅門”和“規(guī)律”，對于工作經(jīng)驗(yàn)不足的從業(yè)者，不可能立刻進(jìn)入良好的工作狀態(tài)，檔案工作中就容易出現(xiàn)偏差，影響檔案工作的效率，給整體工作帶來不必要的麻煩，甚至產(chǎn)生嚴(yán)重后果。這就要求我們單位的領(lǐng)導(dǎo)者，在人員的調(diào)配、工作的調(diào)動中，要將檔案工作人員“接續(xù)”問題處理好，保證檔案工作人員的連續(xù)性，確保事業(yè)單位檔案工作發(fā)揮最大效能。

（3）加大投入力度，緊密結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位其他部門工作需要，加速檔案工作的信息化建設(shè)。一是要加強(qiáng)資金的投入，在“硬件”上保證當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作的實(shí)際需要。由于當(dāng)前檔案保存還是以紙質(zhì)版為主的現(xiàn)狀，這就對保存環(huán)境提出了較為苛刻嚴(yán)格的要求，除了依照相關(guān)要求配備的辦公場所和設(shè)備外，還有滿足保存環(huán)境的特殊要求，以及防火、防盜等安全設(shè)施的配套要求，這都需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)高度重視，在年初的預(yù)算中充分考慮，保證檔案工作基本的硬件條件達(dá)到滿足。二是加強(qiáng)技術(shù)力量的投入，在信息化、數(shù)字化的發(fā)展節(jié)奏中與時俱進(jìn)，保證檔案工作發(fā)揮出最大效能。由于紙質(zhì)檔案在保存、查閱等方面存在缺陷，因此在確認(rèn)紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)確性的情況下，應(yīng)該及時將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，形成電子文檔。檔案工作應(yīng)該形成自己單獨(dú)的網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)，對其中的備份、權(quán)限、檢索、共享、保密等功能進(jìn)行有效的控制，形成檔案工作的“大數(shù)據(jù)”時代，這樣既能有效地減少耗材資金，同時還減少平時工作中檔案調(diào)閱、證明等工作的煩瑣，保證檔案工作的嚴(yán)肅性和保密性，也增強(qiáng)了對上級、下級檔案工作的監(jiān)督作用。

3結(jié)論

伴隨事業(yè)單位改革的逐步深入，檔案管理工作在其中發(fā)揮的重要作用也日益凸顯，特別是當(dāng)前“大數(shù)據(jù)”化時代的到來，“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的變革，對我們當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作帶來前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。這就要求我們事業(yè)單位從事檔案管理工作人員，必須樹立時不我待的改革創(chuàng)新精神，通過自身的不懈努力確保檔案管理工作走在單位各項工作前列，為事業(yè)單位改革提供堅強(qiáng)有力的保障。