檔案管理信息化研究

高照麗

摘要：隨著信息化與時(shí)代的共同發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)深入到了各行各業(yè)之中，檔案部門的管理工作向來十分的復(fù)雜繁瑣，因而將信息化引入到檔案管理之中，建立起檔案管理信息化制度將會(huì)極大的促進(jìn)檔案管理工作的效率。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)改變以往陳舊的管理模式，積極的構(gòu)建全新的管理體系，只有做到了這些才能避免讓檔案機(jī)構(gòu)變成單純的收藏組織，提升檔案管理的效率，讓檔案管理創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益。筆者將結(jié)合自身多年對(duì)檔案管理信息化的研究經(jīng)驗(yàn)入手，深入的討論如何將信息化全面的貫徹到檔案管理的工作之中，以期可以為相關(guān)行業(yè)提供一些參考性的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；問題與對(duì)策

如今高速發(fā)展的信息化時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)摒棄舊的觀念，積極引入全新的信息技術(shù)，結(jié)合當(dāng)代的企業(yè)管理發(fā)展大趨勢，運(yùn)用信息化的手段對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，為企業(yè)注入更多的活力。企業(yè)在實(shí)現(xiàn)信息化管理的過程中仍然會(huì)遇到較多的問題，為了能夠讓我國檔案管理信息化真正的步入正軌，需要相關(guān)的單位與人員對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的解決，從而提升檔案管理信息化的效率與質(zhì)量。

一、檔案管理信息化的具體內(nèi)容

（一）檔案管理信息化概念

檔案管理信息化的具體含義是指利用先進(jìn)的信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字自動(dòng)化原理等，對(duì)已有的檔案資源進(jìn)行科學(xué)的分配與系統(tǒng)的處理，以實(shí)現(xiàn)將檔案管理資源共享與分類等功能。利用數(shù)字化與自動(dòng)化技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行加工，根據(jù)不同的專業(yè)、行業(yè)特點(diǎn)，同時(shí)根據(jù)不同的標(biāo)志、種類等進(jìn)行分類，方便信息化的管理。

（二）檔案管理的具體內(nèi)容特性

1.基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

對(duì)于信息化而言，基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)是必不可少的成分之一，信息資源開發(fā)利用需要依托穩(wěn)定的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將科學(xué)的信息技術(shù)與資源開發(fā)應(yīng)用到位[1]。信息化的核心是資源網(wǎng)絡(luò)共享，利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行傳輸、交換與共享。

2.信息資源建設(shè)

檔案信息由于其自身獨(dú)特的重要地位，使得逐漸成為了我國當(dāng)下與日后發(fā)展的核心戰(zhàn)略資源之一，而對(duì)其的開發(fā)利用則是檔案信息化的核心任務(wù)之一，同時(shí)也是檔案信息化建設(shè)的目的所在。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的重要標(biāo)準(zhǔn)之一是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)，包括了對(duì)電子檔案、電子圖書、電子文件以及電子郵件等的規(guī)范標(biāo)識(shí)、查詢、存儲(chǔ)、管理與使用等，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)化的構(gòu)建，從而形成一套定型的規(guī)范體系。

二、檔案管理信息化的具體意義

（一）實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的有效溝通

傳統(tǒng)的檔案管理主要依托于紙質(zhì)的文檔，企業(yè)內(nèi)部的信息流通也往往通過紙質(zhì)的文件進(jìn)行，不但信息在企業(yè)內(nèi)部流通的效率低下，還極容易造成紙質(zhì)文件的遺失或損毀，對(duì)檔案管理帶來了極大的影響，對(duì)企業(yè)的損失也不可估量[2]。紙質(zhì)文件的傳輸速度也是一大問題，很多的問題具有時(shí)效性，如果傳輸?shù)乃俣容^慢，那么對(duì)企業(yè)帶來的影響與損失會(huì)加大。因此在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建檔案管理信息化，將企業(yè)內(nèi)部的信息統(tǒng)一的結(jié)合起來，匯集到一套系統(tǒng)中去，不但可以強(qiáng)化員工內(nèi)部之間的交流溝通，還會(huì)顯著的提升檔案管理的速度與效率，同時(shí)更加的節(jié)約成本、提高資源共享的能力，對(duì)企業(yè)而言有著極大的利好。

（二）對(duì)工作效率的提高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法不但效率低下，而且很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，例如查詢的系統(tǒng)不完善，對(duì)一份信息進(jìn)行查詢的過程較為的分散，每一個(gè)員工的查詢內(nèi)容均不相同，導(dǎo)致了檔案管理人員需要耗費(fèi)很多的時(shí)間對(duì)不同的任務(wù)進(jìn)行處理，同時(shí)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員一般數(shù)量不多，更加促使了檔案管理工作難以一對(duì)一的開展，造成了檔案管理效率的下降[3]。而除了會(huì)直接導(dǎo)致工作效率下降等現(xiàn)象發(fā)生外，還有可能打擊了員工的工作積極性，讓檔案工作更加的不理想，造成了惡性循環(huán)。當(dāng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化的管理之后，便可以利用計(jì)算機(jī)搜索引擎對(duì)檔案信息快速的搜索處理，極大的提升了檢索的效率，工作人員只需要使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行查詢即可。同時(shí)查詢的準(zhǔn)確度也將更高，避免以往出現(xiàn)錯(cuò)誤的查詢事件發(fā)生。企業(yè)需要投入更多的資金與人力，加大對(duì)檔案管理部門的投入，讓企業(yè)檔案管理工作更加的符合時(shí)代的需求，利用檔案管理信息化為企業(yè)的發(fā)展提供更大的助力。

（三）降低成本

以往的企業(yè)檔案管理主要依賴于紙質(zhì)文件，因而每年需要花費(fèi)較多的資金成本購買紙張，且由于數(shù)量眾多，購買之后還需要足夠的人力進(jìn)行整理，過程中將耗費(fèi)巨大的人力與物力[4]。而信息化的檔案管理則會(huì)為企業(yè)減少一定的成本開支，工作人員只需要將信息錄入進(jìn)檔案系統(tǒng)之中，并不需要較長的時(shí)間對(duì)文件進(jìn)行整理歸納，節(jié)省了較多的人力與財(cái)力支出。在管理成本方面，企業(yè)的管理層作出決定之時(shí)，也不必依賴于紙質(zhì)的文件傳遞，可以通過信息化的檔案管理及時(shí)的收取或發(fā)送信息，極大的提升了信息的時(shí)效性，提升了企業(yè)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，避免正常的工作因?yàn)闀r(shí)間的延誤而受到影響。

三、檔案管理信息化所面臨的問題

（一）檔案信息化工作沒有受到足夠的重視

如今很多的企業(yè)只單純的注重經(jīng)濟(jì)利益價(jià)值，往往忽視了檔案管理信息化的作用。很多企業(yè)缺少專門的檔案信息管理人員，盲目的認(rèn)為檔案信息管理工作會(huì)浪費(fèi)企業(yè)的現(xiàn)有資源，缺少擁有足夠?qū)I(yè)知識(shí)的人才儲(chǔ)備，導(dǎo)致了檔案信息工作的專業(yè)性欠缺[5]。許多工作只流于表面，難以深入到問題的深入解答，造成了檔案管理信息化工作的難以有效落實(shí)。

（二）缺少對(duì)檔案管理信息化人員的專業(yè)培養(yǎng)

檔案管理信息化并非一朝一夕能夠構(gòu)建成功，需要依托專業(yè)技術(shù)的人才培養(yǎng)，讓更多檔案管理信息化人才涌入進(jìn)企業(yè)之中，參與到檔案管理信息化的構(gòu)建。檔案管理信息化工作人員需要擁有專業(yè)的技術(shù)知識(shí)，優(yōu)良的職業(yè)道德，扎實(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)所需要工作的職責(zé)與任務(wù)詳細(xì)的了解并明確。然而如今許多的檔案管理信息化人員卻欠缺專業(yè)的技術(shù)培養(yǎng)，理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)均不過關(guān)。

四、檔案管理信息化的對(duì)策

（一）建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

傳統(tǒng)的檔案管理方法相對(duì)落后，紙質(zhì)的檔案管理體系已經(jīng)被時(shí)代所拋棄，企業(yè)需要明確全新的檔案管理模式與體系，對(duì)現(xiàn)有的混亂制度與不明確的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行必要的改革。不同企業(yè)之間的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致也會(huì)導(dǎo)致企業(yè)之間的信息共享與交流較為的困難[6]。因此積極的構(gòu)建一體化的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，打造全新的檔案管理工作方法，將對(duì)企業(yè)之間的檔案管理交流十分的有利，對(duì)企業(yè)日后的長遠(yuǎn)發(fā)展有著極大的利好。

（二）對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提高

針對(duì)如今企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不高的問題解決上，企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循人才原則，加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，努力的提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平。企業(yè)管理人員可以定時(shí)的聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理方面的專家來到企業(yè)，為檔案管理工作人員進(jìn)行上課指導(dǎo)，利用座談會(huì)、講座等方式為檔案管理人員灌輸全新的思想與理念，努力的提升檔案管理工作人員的信息化水平，加快企業(yè)對(duì)檔案管理信息化的構(gòu)建速度。

五、結(jié)束語

檔案管理信息化是時(shí)代的所需，也是企業(yè)未來發(fā)展的大方向。企業(yè)想要提升整體的工作效率，就需要積極的將信息化手段引入到內(nèi)部的檔案管理工作之中，依托于知識(shí)與信息手段，順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的資源，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行整理歸納，讓檔案管理信息化在新世紀(jì)的發(fā)展中得到更大的發(fā)揮與作用。企業(yè)需要對(duì)檔案管理信息化有著更多的重視，以滿足社會(huì)進(jìn)步與企業(yè)發(fā)展的需要。

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