淺析城建檔案數(shù)字化管理利用的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

李曉靜+李靜怡

（1公主嶺市城建科技檔案館（136100） 2伊通縣發(fā)改局（130700））

摘要：隨著現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的城市化進(jìn)程正在顯著加快。其中先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)讓我們的生活帶來(lái)了極大的方便。在城建檔案方面我們加入了數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)，大大的提高了工作人員的工作效率。因此我們應(yīng)該利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)，將電子化信息技術(shù)與城建檔案管理進(jìn)行科學(xué)合理的有效結(jié)合，尤其是在數(shù)字化管理方面進(jìn)行深入的研究。這樣就可以為城市建設(shè)檔案管理提供一個(gè)全新的發(fā)展方向。因此，本文就針對(duì)城建檔案數(shù)字化管理利用的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行相關(guān)探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理、城建檔案管理、效果

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，就目前而言我國(guó)城建檔案朝著數(shù)字化管理的方向正在不斷的發(fā)展。因此如何將數(shù)字化管理準(zhǔn)確的應(yīng)用到城建檔案中，是我們正在不斷探索的目標(biāo)。而且一旦進(jìn)入數(shù)字化管理系統(tǒng)后，我們?cè)诔墙n案的管理方面就有很大的進(jìn)步與發(fā)展。在與時(shí)代接軌的同時(shí)，還能夠提高工作的準(zhǔn)確率。通過(guò)數(shù)字化管理能夠在城建檔案的管理方面提供更好的保障，同時(shí)還能夠方便我們的生活。

一、舊有城建檔案管理系統(tǒng)的缺陷以及現(xiàn)有系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

城建檔案的管理是指對(duì)一個(gè)城市的發(fā)展進(jìn)行客觀的記錄，因此城建檔案記錄有著多年的悠久歷史。與現(xiàn)在相比，舊有的城建檔案管理系統(tǒng)中存在著不小的缺陷。首先，作為客觀記錄一個(gè)城市發(fā)展史的資料，是需要進(jìn)行妥善保存的。為了將多年的城市發(fā)展記錄保存完好，我們需要消耗大量的人力物力對(duì)這些城市發(fā)展建設(shè)的文字資料進(jìn)行妥善的分類和管理。又由于這些資料太過(guò)繁多和復(fù)雜，因此給從事該事業(yè)的工作人員造成了極大的勞動(dòng)負(fù)擔(dān)和腦力負(fù)擔(dān)。這是過(guò)去紙質(zhì)檔案中極大的劣勢(shì)。與之相比，電子檔案則具有更大的優(yōu)勢(shì)。

在傳統(tǒng)的城建檔案管理中，與現(xiàn)有的數(shù)字化管理相比，除了在紙質(zhì)檔案方面存在劣勢(shì)以外，在其他方面也有一定的缺陷。隨著現(xiàn)代城市化進(jìn)程的不斷加快，城市建設(shè)檔案變動(dòng)的頻率也在不斷的增加。因此如果使用傳統(tǒng)的檔案管理方案則會(huì)消耗比以往更大的人力和物力。而且在過(guò)去的檔案管理方法中，還存在著準(zhǔn)確率差的缺點(diǎn)，不僅投入成本高，效率還比較低下。如果城市建設(shè)檔案的管理系統(tǒng)不隨著時(shí)代的改變而進(jìn)行不斷的更新，那么將會(huì)有更多的問(wèn)題出現(xiàn)。因此就目前而言，電子檔案開始出現(xiàn)在工作人員的電腦中，與工作人員辦公桌上的紙質(zhì)檔案并存。這樣就在很大的程度上克服了在紙質(zhì)檔案中存在的保存困難和查詢困難的問(wèn)題。而且還極大的節(jié)約了在紙張方面投入的財(cái)力和物力，這樣就能夠降低城市建設(shè)檔案管理中所需的成本。在城市檔案管理的過(guò)程中使用數(shù)字化管理除了提高工作人員的工作效率外，還能夠促進(jìn)城市檔案的管理系統(tǒng)朝著智能化方向不斷發(fā)展。

在使用數(shù)字化管理系統(tǒng)后，我們就可以將城市建設(shè)的發(fā)展過(guò)程進(jìn)行更加細(xì)致清晰的記錄，與此同時(shí)，還能夠?qū)崿F(xiàn)這些檔案完整有效的保存。這樣就能夠?yàn)閷?lái)的城市建設(shè)提供更加充足的資料信息。在舊有的城市檔案管理系統(tǒng)中，主要通過(guò)高強(qiáng)度的人力操作來(lái)實(shí)現(xiàn)這些城市檔案的統(tǒng)計(jì)與整理。而在電子信息時(shí)代，我們?cè)谌瞬判枨蠓矫鎻钠胀ǖ膭趧?dòng)力型人才轉(zhuǎn)換成了技術(shù)型人才。因此在今后的城市檔案管理系統(tǒng)中，能夠熟練掌握相關(guān)技術(shù)的人才才是我們迫切需要的。與此同時(shí)，電子當(dāng)然還有其他紙質(zhì)檔案不可能具備的優(yōu)勢(shì)。首先就是電子檔可以通過(guò)錄音、影像、圖片等方式對(duì)現(xiàn)有的城市發(fā)展情況進(jìn)行一定的統(tǒng)計(jì)整理，因此它能夠更全面的描述城市發(fā)展的現(xiàn)狀。在城市資源的收集、整理、梳理和排列方面與傳統(tǒng)方法都有一點(diǎn)的優(yōu)勢(shì)。因此這些更加詳細(xì)細(xì)致的城市資料可以為以后的城市建設(shè)提供更加清晰、直觀的城市外貌，這樣可以幫助城市建設(shè)者完成更完整具體的城市規(guī)劃，以免由于資料不完整而造成城市建設(shè)和決策方面的失誤。

二、城建檔案數(shù)字化管理方面的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)原則

在城建檔案管理的過(guò)程中，任何一種管理方案都有其相應(yīng)的行業(yè)準(zhǔn)則。沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。其基本行業(yè)準(zhǔn)則能夠更好的保障城建檔案的管理情況。因此在設(shè)計(jì)數(shù)字化管理初期，就根據(jù)當(dāng)前的城建檔案管理需求設(shè)立了相應(yīng)的行業(yè)準(zhǔn)則。首先，我們要滿足國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際校準(zhǔn)的基本要求。其次在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中要滿足規(guī)范性和通用性的需求。與此同時(shí)，還可以給相應(yīng)的城建管理部門設(shè)計(jì)單獨(dú)的系統(tǒng)，但還是要保證其良好的兼容性，以免在與其他部門進(jìn)行信息傳送過(guò)程中有低速等情況的出現(xiàn)。

三、城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀以及面臨問(wèn)題

在城建檔案管理中數(shù)字化管理的提出是時(shí)代不斷發(fā)展和技術(shù)人員不斷創(chuàng)新的結(jié)果。數(shù)字化管理能夠大大提高工作人員的工作效率，與此同時(shí)還能夠提高工作人員的準(zhǔn)確率。它在給工作人員帶來(lái)方便的同時(shí)也對(duì)工作人員提出了新的要求。因此我們需要注重在城建的數(shù)字化管理方面相關(guān)人才的培養(yǎng)，我們?cè)谕菩袛?shù)字化管理的過(guò)程中，就需要面對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題。由于舊有的工作人員大多通過(guò)手工進(jìn)行城建檔案的記錄和整理，因此沒(méi)有太多的技術(shù)含量。如何解決這批工作人員的去留情況以及如何新一批技術(shù)人員的來(lái)源問(wèn)題是我們目前需要關(guān)注的，由于現(xiàn)有先進(jìn)技術(shù)與舊有勞力資源不對(duì)等問(wèn)題的出現(xiàn)，就目前而言推行數(shù)字化管理面臨著一定的困難。

先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)與舊有的城建檔案管理技術(shù)存在著一定的沖突。首先面臨的沖突就是人才需求方向的不同。因?yàn)榕f有管理制度并不需要太多的技術(shù)含量，因此在推行數(shù)字化管理技術(shù)時(shí)就勢(shì)必要進(jìn)行一定的改革。在數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，需要相關(guān)的專業(yè)人員進(jìn)行信息的搜集，錄制，分類，整理以及記錄歸檔等工作。這些工作需要成立各個(gè)工作部門分類進(jìn)行。因此相關(guān)的工作人員只要掌握其中一項(xiàng)技巧即可。但是這些工作都有一定的技術(shù)含量，對(duì)一些新興的電子產(chǎn)品的使用熟練度也有著一定的要求，操作也比過(guò)去復(fù)雜得多。但就目前而言，我們也無(wú)法將城建檔案管理完全轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理制度。因此兩種管理制度并行就是城建檔案管理現(xiàn)狀。我們?cè)谛枰W(wǎng)絡(luò)管理和技術(shù)開發(fā)方面的人才時(shí)還需要數(shù)據(jù)庫(kù)管理方面的人才。而且由于目前相關(guān)的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)發(fā)展還不夠成熟，因此相關(guān)人才還比較缺少，這樣就使得數(shù)字化管理制度在落實(shí)過(guò)程中面臨著極大的困難，存在著相關(guān)技術(shù)人才供不應(yīng)求的問(wèn)題。

在相關(guān)工作人員的問(wèn)題處理方面，首先要解決舊有工作人員的去留問(wèn)題。我們可以進(jìn)行競(jìng)賽制，讓他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)。通過(guò)對(duì)該技術(shù)掌握的熟練程度決定舊有工作人員的去留。與此同時(shí)，我們還要招收相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)管理人員。數(shù)字化管理技術(shù)主要是利用多媒體技術(shù)進(jìn)行城建檔案資料的收集與整理。通過(guò)能夠熟練掌握該技術(shù)的工作人員來(lái)帶動(dòng)和幫助舊有工作人員進(jìn)行該技術(shù)的學(xué)習(xí)。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，舊有的城建檔案管理技術(shù)將會(huì)不斷的淘汰。因此工作人員只有不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)和充實(shí)自我才能跟上時(shí)代的步伐，只有能夠熟練掌握該技術(shù)的工作人員才不會(huì)被時(shí)代所淘汰。

除了在相關(guān)專業(yè)人才的需求方面，在推行數(shù)字化管理技術(shù)的過(guò)程中，還有其它方面問(wèn)題的出現(xiàn)。在每一次技術(shù)改革的過(guò)程中，不僅需要不斷的探索，還需要大量的資金與相關(guān)設(shè)備的支持。首先是資金問(wèn)題，推行一個(gè)全新的管理制度，首先需要的就是引進(jìn)相關(guān)的電子設(shè)備。與此同時(shí)，還要聘用相關(guān)的高技術(shù)人才。因此新技術(shù)在操作初期的資金投入狀況遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于舊有的城鎮(zhèn)雖然管理技術(shù)。與此同時(shí)，各個(gè)地區(qū)對(duì)數(shù)字化管理技術(shù)的開展重視度相對(duì)不足。在擁有完整的紙質(zhì)檔案管理模式下，對(duì)于新型的數(shù)字化管理系統(tǒng)知之甚少，而且還面臨著大型投資等問(wèn)題，更重要的是，該技術(shù)還處在探索階段。因此在正式投入使用后也無(wú)法避免一些技術(shù)的問(wèn)題的出現(xiàn)。這就使得資金問(wèn)題成為了阻礙數(shù)字化管理技術(shù)推行的因素之一。

在推行數(shù)字化管理技術(shù)時(shí)，相關(guān)的電子應(yīng)用設(shè)備是必不可少的。如果沒(méi)有電子辦公設(shè)備，只有工作人員是無(wú)法完成城市檔案管理工作的。而且由于電子辦公設(shè)備的缺少，當(dāng)?shù)氐恼畽C(jī)構(gòu)重視程度不足，這就使得工作人員無(wú)法切實(shí)的感受到數(shù)字化管理帶來(lái)的為他們工作帶來(lái)的好處。正是由于他們的不了解，才使得他們更傾向于舊有的紙質(zhì)檔案管理模式。正是由于引入了先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)，許多舊有的管理技術(shù)受到了極大的沖擊，這樣就導(dǎo)致了兩種管理技術(shù)并存局面的出現(xiàn)。因此在新電子設(shè)備的置辦方面造成資金浪費(fèi)的同時(shí)，舊有的管理制度又造成了人力資源的浪費(fèi)。但是我們只有通過(guò)專業(yè)的技術(shù)人員帶動(dòng)就業(yè)工作人員對(duì)先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，使得舊有的管理制度逐漸的被淘汰甚至消失。這樣不僅能夠打破目前兩處管理技術(shù)并存的僵局，還能夠減少人力資源浪費(fèi)等情況的出現(xiàn)。

四、城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展目標(biāo)

鑒于誠(chéng)信檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)存在著的各類問(wèn)題，我們?cè)谕菩袛?shù)字化管理系統(tǒng)的過(guò)程中有著一定能發(fā)展方向。首先我們要強(qiáng)化工業(yè)體系的建設(shè)。工業(yè)氣息講求的是對(duì)于工作內(nèi)容有著層次清晰、分類明確等要求。完整有效的工業(yè)體系，能夠更好的幫助數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行全方位的開展。在工業(yè)體系中首先就要制定具體的操作細(xì)則和完善的管理監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)，這樣在方便相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)的同時(shí)，還能夠提高工作時(shí)的準(zhǔn)確性，避免操作不當(dāng)?shù)惹闆r的出現(xiàn)。工作人員通過(guò)對(duì)你的是操作細(xì)則進(jìn)行深入的研究，不僅能夠提高其個(gè)人能力與工作時(shí)的工作效率，還能夠增強(qiáng)工作人員在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)能夠做出及時(shí)且準(zhǔn)確處理的概率。在政府部門進(jìn)行相關(guān)體系建立的同時(shí)，還能夠極大的提高相關(guān)部門對(duì)新技術(shù)推廣的重視程度。這樣他們?cè)谥匾曮w系建設(shè)的同時(shí)，我會(huì)加強(qiáng)對(duì)人才培養(yǎng)工作的重視程度。就目前而言，在重視技術(shù)型人才培養(yǎng)的同時(shí)還要注重專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的人才建設(shè)情況。這兩種人才的培養(yǎng)情況直接決定了數(shù)字化管理系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況。因此我們要加大對(duì)這兩種人才的培養(yǎng)力度。

正是由于先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)在推行時(shí)需要進(jìn)行信息的搜集、錄制、分類、整理和記錄歸檔等工作，因此我們急需各個(gè)部分相關(guān)的技術(shù)人才和管理人才。正是有一個(gè)個(gè)部門分類進(jìn)行，我們才需要將資源收集性人才、歸納存儲(chǔ)類人才、分析整理型人才、計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)型人才進(jìn)行全部集中后，在進(jìn)行較長(zhǎng)時(shí)間的磨合。只有這樣才能夠增加各個(gè)部門的默契度，以此來(lái)提高團(tuán)隊(duì)的工作效率。與此同時(shí)，我們對(duì)各個(gè)類型的相關(guān)人才都有極大的需求，因此建立相應(yīng)人才的培養(yǎng)機(jī)構(gòu)是必不可少的。只有相關(guān)技術(shù)型人才呈現(xiàn)源源不斷的趨勢(shì)，我們才能夠保證數(shù)字化管理系統(tǒng)在城建檔案管理過(guò)程中保持穩(wěn)定高效的運(yùn)行情況，并使該系統(tǒng)在創(chuàng)建檔案管理業(yè)務(wù)中獲得持久穩(wěn)定的發(fā)展。

我們?yōu)榱藢?shí)現(xiàn)創(chuàng)建檔案數(shù)字化管理的有效推廣，都必須要加強(qiáng)數(shù)字化系統(tǒng)的研發(fā)和管理工作。數(shù)字化管理系統(tǒng)與原有系統(tǒng)相比具有極大的優(yōu)勢(shì)，它不僅能夠方便城建檔案的存儲(chǔ)和保管，還能夠延長(zhǎng)檔案的使用有效期。在電子網(wǎng)絡(luò)上，還有助于檔案的公開與查詢。城建檔案的作用在于記錄過(guò)去城市的發(fā)展史和對(duì)城市進(jìn)行改造時(shí)提供一定的資料。因此一旦將創(chuàng)建檔案系統(tǒng)應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)中，相關(guān)部門就能夠極大的節(jié)約在調(diào)動(dòng)檔案和查閱資料浪費(fèi)的時(shí)間。相關(guān)部門信息的公開化還有助于增強(qiáng)政府的透明度，在相關(guān)文檔的存儲(chǔ)和使用中實(shí)現(xiàn)了一體化服務(wù)。

五、城建管理檔案數(shù)字化系統(tǒng)的利用情況

我們?cè)谕菩袛?shù)字化管理系統(tǒng)的過(guò)程中，必須要注意以數(shù)字化管理為核心的基本觀點(diǎn)。在數(shù)字化管理系統(tǒng)推行初期，需要將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備將文字轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，這樣才能夠保障城建檔案管理中用數(shù)字化的形式實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)。在城建檔案管理的過(guò)程中還要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的特點(diǎn)，新推行的數(shù)字化管理系統(tǒng)不僅能夠包含傳統(tǒng)但管理系統(tǒng)中的所有功能，還增加了許多有效功能。其中檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動(dòng)化、檔案資料安全存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)輔助管理檔案業(yè)務(wù)工作、輔助檔案信息立卷、檔案自動(dòng)化標(biāo)引等多種不同方面的新興功能，與此同時(shí)，檔案館還能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動(dòng)化、安全保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化等現(xiàn)代化功能。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和輔助檔案館庫(kù)房管理方面還有其他特色功能。這些功能是政府鼓勵(lì)推行數(shù)字化管理的原因之一，與此同時(shí)，它還是創(chuàng)建檔案管理過(guò)程中有效利用數(shù)字化管理的另一基本點(diǎn)。

在城建管理檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的利用過(guò)程中還要實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享化，由于城市化建設(shè)步伐的逐漸加快，而紙質(zhì)檔案更新速度較慢，而且占有極大的空間。但是新技術(shù)的革新需要一個(gè)過(guò)程，而我們?cè)谕菩袛?shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享是一個(gè)特別有效的推行手段。我們可以根據(jù)當(dāng)?shù)爻墙ü芾眇^對(duì)具體情況充分利用電子信息網(wǎng)絡(luò)資源，將檔案資源信息實(shí)現(xiàn)共享化，并將每一份資料發(fā)送至有需求的客戶手中，只要客戶們感受到了便利，才能夠有助于數(shù)字化管理系統(tǒng)的推行。而服務(wù)社會(huì)是城建檔案存在的根本目的。

我國(guó)城建檔案在管理的過(guò)程中，主要采用分散制和集中制這兩種主要制度，因此我們?cè)谕菩袛?shù)字化管理過(guò)程中也要采用這兩種基本的制度。創(chuàng)建和管理過(guò)程中的分散管理模式是指讓檔案館內(nèi)的各個(gè)不同部門通過(guò)自己獨(dú)有的方式進(jìn)行檔案資料的管理。而集中制則是指對(duì)所有統(tǒng)計(jì)整理后的檔案資料實(shí)行集中化管理。因此在數(shù)字化管理過(guò)程中，我們也可以采用部門分散式管理和最終統(tǒng)計(jì)時(shí)的集中式管理。使用分散式管理可以返回出口部門的管理特長(zhǎng)，還在進(jìn)行最終的集中式管理時(shí)可以發(fā)現(xiàn)各個(gè)部門檔案的空白區(qū)和重疊區(qū)，這樣我們?cè)谧罱K進(jìn)行發(fā)布時(shí)還能夠進(jìn)行一定的修改。這樣我們不僅能夠促進(jìn)檔案統(tǒng)一化管理的不斷形成，還能夠完善城市檔案的內(nèi)容。

我們?cè)诔墙n案管理過(guò)程中，只有充分的了解數(shù)字化系統(tǒng)的使用情況和其基本的功能，我們才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)的充分利用。城建檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)中不僅涵蓋了館內(nèi)所有檔案的類別，還需要現(xiàn)代電子設(shè)備和信息技術(shù)的支持。更重要的是，它的有效推廣離不開其他部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作。只有城建檔案管理過(guò)程中的各個(gè)部門都積極有效的使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，并且能夠?qū)崿F(xiàn)相互協(xié)調(diào)與配合，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案更加集中有效的管理。

結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的電子設(shè)備進(jìn)入了我們的生活中，為了順應(yīng)時(shí)代的潮流，城市建設(shè)檔案管理方面也逐漸從紙質(zhì)檔案系統(tǒng)向著數(shù)字化系統(tǒng)不斷轉(zhuǎn)化，為工作人員提供了極大的便利。一旦數(shù)字化技術(shù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了全方位的推廣，那么它就能夠在檔案資料的收集、分類整理等方面實(shí)現(xiàn)一體化服務(wù)。不僅能夠節(jié)約人力物力的成本，還極大的縮減了工作人員在工作過(guò)程中使用的時(shí)間，因此在城建檔案管理過(guò)程中，積極的推廣數(shù)字化系統(tǒng)是我們目前發(fā)展的目標(biāo)。我們也會(huì)不斷的完善和發(fā)展數(shù)字化技術(shù)系統(tǒng)，希望能夠給人們的生產(chǎn)生活帶來(lái)更大的便利。

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