學(xué)校檔案的科學(xué)管理和有效利用

宋玉瓊

檔案是歷史的真實記錄，是人類文明進(jìn)步和階梯，是檔案和國家的寶貴財富，也是學(xué)校建設(shè)與發(fā)展軌跡的真實記錄。為使學(xué)校檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)充分發(fā)揮其為基礎(chǔ)教育服務(wù)，為教師教育服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策報務(wù)，為學(xué)校的改革與發(fā)展報務(wù)。因此，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理和利用工作是學(xué)校教育教學(xué)的需要，學(xué)校應(yīng)該在抓好教學(xué)管理的同時抓好檔案管理和利用工作。

領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)學(xué)習(xí)是保障

學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)管理首先最重要的是領(lǐng)導(dǎo)重視，把檔案管理工作作為學(xué)校管理的重要工作，并列入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃。

成立以校長為組長、副書記為副組長、各處室主任為組員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名取得檔案管理崗位資格證的同志為專職檔案管理員，負(fù)責(zé)綜合檔案室的管理；各處室設(shè)有兼職檔案管理人員。

專職指導(dǎo)兼職，分塊管理，綜合處理，形成了完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并深入持久地組織教職工對《檔案法》、《保密法》、《云南省檔案管理條例》等檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳教育活動。

結(jié)合實際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。對學(xué)校檔案管理各（部門）處室職責(zé)、管理人員責(zé)任，材料收集、鑒別歸檔、整理、安全保密、借（查）閱、轉(zhuǎn)遞、檢查核對等工作都要做到詳細(xì)明確具體要求，建立健全從收集、整理、保管到借（查）閱、轉(zhuǎn)遞、保密等一整套規(guī)章制度。

日常工作中，堅持工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格工作紀(jì)律，對進(jìn)出的檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行好一系列手續(xù)，才能確保檔案管理的萬無一失。面對涉及內(nèi)容瑣碎、操作具體、標(biāo)準(zhǔn)要求高、責(zé)任重大的檔案管理工作，一是要加強(qiáng)理論和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。二是要注重實踐。按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，分類必須準(zhǔn)確、編排要有序、目錄要清楚、裱糊裝訂須整齊美觀等技術(shù)要求。三是要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識。檔案不僅是紙質(zhì)的，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化目標(biāo)管理的推進(jìn)和深入，我們必須掌握現(xiàn)代管理知識，使用《南天檔案管理軟件》建立計算機(jī)管理數(shù)據(jù)庫、編制檢索工具，實現(xiàn)目錄全文、部分檔案原文的錄入、修改、打印、登記、轉(zhuǎn)遞、匯集、統(tǒng)計等工作。只有推動檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐，才能滿足學(xué)校自身發(fā)展和適應(yīng)信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

學(xué)校檔案的科學(xué)管理，收集材料是基礎(chǔ)

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，做好文件材料收集是確保檔案材料齊全、完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映學(xué)校工作實績的有力證明。

學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一要建立健全歸檔制度，增強(qiáng)歸檔的自覺性和主動性（在次年6月前必須完成學(xué)校的歸檔工作）。二要樹立動態(tài)收集材料的觀念，及時補(bǔ)充新材料，如年度考核、職務(wù)（職稱）晉升、表彰獎勵等常規(guī)性、普遍性的材料做到與相關(guān)工作同步進(jìn)行定期收集；對于入黨、出國（境）政審、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等零散、不具普遍性的材料，進(jìn)行不定期收集，對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔，利用復(fù)印的機(jī)會收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。三要及時發(fā)現(xiàn)和處理不符合歸檔要求的材料。發(fā)現(xiàn)缺少材料的要及時進(jìn)行補(bǔ)充完善，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的處室進(jìn)行補(bǔ)辦，以確保材料的齊全完整、手續(xù)完備，保證學(xué)校檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。

充分開發(fā)檔案信息資源，提高服務(wù)的有效利用

學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)與有效利用。我們應(yīng)堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。

努力開發(fā)檔案的利用功能，使檔案由過去的以收藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。如：楊春云老師利用錄像帶《新課程的具體目標(biāo)》、《新課程教師行為的變化》進(jìn)行教師繼續(xù)教育教學(xué)培訓(xùn)；童保祥老師利用楊興旺同志全國優(yōu)秀教師獎狀參加“校園文化節(jié)”布展；王玉廷老師利用《教育藝術(shù)》2002第六期進(jìn)行小學(xué)教育大專班授課；王發(fā)權(quán)老師利用《關(guān)于確認(rèn)專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格的通知》辦理教師資格證；為縣教育志的編寫查閱相關(guān)檔案；特別在學(xué)校達(dá)標(biāo)晉級中，需要撰寫大量的材料其中的《辦學(xué)簡介》、《組織沿革》等從檔案中查到了第一手的詳實材料。

要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息共享，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案管理員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檔案檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供，滿足學(xué)校檔案利用工作的需要。

適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高學(xué)校檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮學(xué)校檔案的作用。例如：建水縣教師進(jìn)修自建校以來，就狠抓檔案管理工作，在2002已達(dá)到國家檔案管理二級標(biāo)準(zhǔn)，2006年晉升為五星級管理標(biāo)準(zhǔn)，并連續(xù)多年在全縣檔案工作檢查中考評為優(yōu)秀。

現(xiàn)代化技術(shù)手段在檔案管理工作中的運(yùn)用，提高了檔案管理的層次和檔案查閱的速度。隨著我國社會的前進(jìn)，檔案管理工作不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長、膨脹，對檔案的保管和使用提出了更高的要求。以前，手工紙質(zhì)檔案管理存貯量小、錄入慢、檢索慢、保存時間有限，而且分辨率低、成本高等一系列問題。自2006年使用《南天檔案管理軟件》以后，檔案管理查詢時，任意組合查詢，在檢索入口輸入即可，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)會將全部信息托盤而出，大大縮短了檔案檢索、查詢的時間，易于長時間存儲，方便了教職工更快捷地利用信息資源，使檔案管理變得便捷簡易。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校工作的重組成部分，運(yùn)用科學(xué)的管理方法，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，需要我們不斷進(jìn)行研究、探索和發(fā)現(xiàn)，只有這樣我們才能更好地服務(wù)于教職工工作、服務(wù)于學(xué)校發(fā)展、服務(wù)于社會。