高校附屬醫(yī)院科研檔案信息化的應用探索

談玉平

文章以右江民族醫(yī)學院附屬醫(yī)院為例，從高校附屬醫(yī)院科研檔案信息化的意義和必要性出發(fā)，分析當前信息化社會下高校附屬醫(yī)院科研檔案的發(fā)展現狀，對高校附屬醫(yī)院科研檔案信息化的應用提出幾點建議，為下一步建立并完善科研檔案信息管理系統(tǒng)做好前期研究準備，也為提高科研檔案管理提供理論依據。

科研檔案概述

科研檔案是科研工作的奠基石之一，更是醫(yī)院檔案不可或缺的重要組成部分，它能夠真實有效的反應科研過程及研究成果，是一個單位的科技能力的體現。據悉，自治區(qū)財政自2008年開始，每年均在部門預算安排的項目支出中安排檔案信息化建設項目資金，6年共安排資金560萬元用于支持全區(qū)檔案信息化工作。可見檔案的管理工作已經受到領導的重視并得到了人財物的大力支持。因此，一個單位是否能科學有序的做好科研檔案的管理和使用工作，對醫(yī)院的發(fā)展至關重要，尤其是高校附屬醫(yī)院。

科研檔案的重要意義

科研擋案是科研工作的組成部分，是制定科研計劃和科研人才管理的重要依據，也是進行科研的必要條件。眾所周知，科學研究是一項具有探索性、延續(xù)性和積累性等特點科研活動。每一項研究都是在對已有科研成果的不斷借鑒、繼承和學習的基礎上建立起來的。科研檔案的存儲、完善，不僅為后代提供繼承、延續(xù)的條件，而且在現代科學研究里，所有學科互相滲透、互相依存，只有建立了完備、充足的檔案資料，科研活動才得以更好更有序的開展。同時，科研檔案是科學技術研究活動過程的真實記錄，是科研人員研究工作的結晶，能全面準確地反映了科研才員的業(yè)務水平和工作成績，一項科研設計和實驗操作，反映出研究人員是否掌握研究方法和實驗技術等基本訓練，是否掌握會直接影響整個研究隊伍的建設，而對研究人員的職務晉升、職稱評定考核中，也可從科研檔案中找到重要的依據。此外，通過科研檔案還可以啟發(fā)科研人員的選題思維，拓寬思路，啟發(fā)創(chuàng)造性，提高研究課題的水平和中標率。

高校附屬醫(yī)院科研檔案管理現狀

雖然，根據近年來國家出臺的系列關于檔案管理信息化規(guī)章制度不難看出，檔案信息化已被提上日程，其建設越來越受到重視，且經過多年的建設，2013年自治區(qū)檔案信息化建設已初具規(guī)模，檔案全文數據庫已進入實際采集階段。雖然，隨著人們生活水平的不斷提高，人們對健康重視程度不斷提升，間接促進醫(yī)院擴大規(guī)模、提高醫(yī)療技術、優(yōu)化醫(yī)療服務環(huán)境，醫(yī)院的醫(yī)、教、研也得到了很大提升，但是，據相關文獻報道顯示，部分高校附屬醫(yī)院的科研檔案管理尚未達到自治區(qū)檔案信息化發(fā)展的總體要求，相對應的科研檔案管理沒有配套發(fā)展起來。原因有很多，就該院和部分高校附屬醫(yī)院而言，總體可以歸結為以下幾點：一是重視程度不夠。對醫(yī)院先入為主的認為醫(yī)院的醫(yī)、教、研中，研只是做好科學研究服務臨床就可以了，從而出現重科研工作輕檔案管理現象，對科研檔案的管理工作的人財物投入變得有限，不利于其發(fā)展。據研究顯示，當前科研檔案存儲方式大多以柜式紙質檔案存儲為主要管理方式。二是科研人員歸檔意識有待提升。部分科研工作者只注重研究過程，不注意收集研究過程中形成的材料，且科研成果被泄密或竊取的風險更是造成研究工作者不愿主動配合進行科研資料歸檔。三是科研檔案管理制度不完善，缺乏有效的督查機制和激勵機制，導致醫(yī)院對科研檔案管理人員的檢查、督促、獎懲等措施難以落實。四是醫(yī)院檔案管理人員不夠專業(yè)，大多數人員是非檔案專業(yè)出身，對科研檔案歸檔的年限、內容和范圍等認識不到位，容易忽視由個人獨立形成的學術著作、手稿等科研材料，且科研檔案多由科研檔案管理人員收集，鑒于其對科研檔過程的了解程度不足加上檔案管理人員調動頻繁，從而影晌科研檔案的完整性。等等這些現象嚴重制約了檔案管理工作的開展，影響科研工作延續(xù)性、使用效率等，致使醫(yī)院工作乃至個人的發(fā)展都受到一定的制約。

高校附屬醫(yī)院科研檔案信息化建設的幾點建議

依托OA系統(tǒng)，實現檔案信息化。運用現代技術手段對科研檔案進行管理，是新時期提高檔案管理和服務效率的必然要求。右江民族醫(yī)學院附屬醫(yī)院現已使用醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、檢驗管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)及辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）等進行無紙化辦公，實現了醫(yī)院管理現代化，促進了醫(yī)院科研檔案信息化的實現。目前，依托OA系統(tǒng)的科研管理平臺，該院不但優(yōu)化工作流程、提升工作效率、提高工作質量，其科研信息共享程度高，數據重復利用率高，信息傳遞速度快，極大地減少了檔案的雍容繁雜等問題，實現了科研管理工作走向信息化、規(guī)范化的道路。因此，好的載體、依托平臺和單位信息化的環(huán)境對實現科研檔案信息化至關重要。

完善機構設置，規(guī)范工作職責。俗話說“無規(guī)矩不能成方圓”，在科研檔案管理工作中，完善機構設置，規(guī)范工作職責是非常必要的，它是科研檔案管理工作的組織保障，只有完善的組織機構和規(guī)范的機制去約束、監(jiān)督和指導檔案人員去收集整理、立卷歸檔，才能更好地做好科研檔案工作。因此，近幾年，右江民族醫(yī)學院附屬醫(yī)院通過一系列檔案培訓、外出學習和經驗交流，規(guī)范科研檔案管理人員的工作職責，建立了如右圖所示的較為完善的檔案管理網絡圖，逐級分責，責任到人，進一步促進科研檔案信息化管理落實。

重視人才培養(yǎng)，提高人員素質。人才隊伍建設是做好科研檔案工作的奠基石。但，目前該院乃至其他單位在檔案信息化建設的人才都大致存在如下不足：一是科研檔案管理人員是非檔案專業(yè)，且缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓；二是缺乏專職的科研檔案管理人員和維護科研信息管理系統(tǒng)的技術人員，在一定程度上制約了檔案信息化建設的質量和速度。因此既要培養(yǎng)和引進精通檔案管理和信息技術的專門人才，也要對原有工作人員進行相關技能培訓，提升其綜合素質，為科研檔案信息化服務提供人才支持，進而通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，推動檔案管理水平的提升。

強化安全意識，完善保密機制?？蒲袡n案是科研人員勞動和智慧的結晶，更是科研成果的直接載體，其安全性是檔案管理工作的重中之重。為此，必須通過強化安全保密機制，完善管理制度建設；提高硬件技術，增強網絡及載體安全性；加強網絡安全防護技術學習，提高檔案管理人員保密意識等方式，切實保證檔案信息的安全可靠，實現科技檔案信息資源利用的安全性、保密性和完整性。

綜上所述，隨著醫(yī)療技術的迅速發(fā)展，大量的科研課題、科研成果、醫(yī)療新技術等科研材料不斷增多，醫(yī)院科研管理工作不斷增加。而科研檔案具有科學研究依據、憑證、參考等重要作用，同時還是真實科研活動及科研成果記錄的綜合載體，對科研工作的延續(xù)性和繼承性有很好的指導促進作用，是醫(yī)院科研水平和醫(yī)療技術水平的一種體現，與醫(yī)院未來開展科研活動密不可分。因此，科研檔案信息化已成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。