對如何搞好國土檔案管理工作的思考

黃敏

摘要：本文以臨朐為例，闡述農(nóng)業(yè)大縣如何做好土地檔案管理工作。

關鍵詞：國土檔案；數(shù)據(jù)庫；管理制度；素質(zhì)

臨朐縣地處山東半島中部，濰坊市西南部，總面積1834平方公里。轄8個鎮(zhèn)、2個街道，1個高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園、1個風景區(qū)管委會、1個生態(tài)旅游區(qū)，345個中心村，總?cè)丝?9.74萬人。是個人口和農(nóng)業(yè)大縣，土地利用情況十分復雜多變，在對其把握和管理也有很大難度，因而在國土檔案的建設和管理方面也有很多工作需要做細做實，尤其是在新的形勢下，如何做好該縣國土檔案管理是一個很值得重視和探討的重大課題。

近年來，臨朐縣國土資源局高度重視檔案管理工作，不斷強化措施，加大資金投入，改善基礎設施，健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理，堅持軟硬件一起上，全縣檔案管理工作安裝并使用了規(guī)范的網(wǎng)絡版檔案管理軟件，存儲各門類檔案共218135卷（件、冊），錄入各類檔案目錄15萬條，切組卷合理，保管期限劃分準確，目錄清晰，案卷標題明確，裝訂規(guī)范整齊，先后通過省一級和省特級檔案管理先進驗收。臨朐縣的做法值得參考借鑒。

一、加強領導，建立健全管理體制

該縣高度重視土地檔案管理工作，成立了以主要負責同志任組長的檔案工作領導小組，設立了檔案室，配備了專兼職檔案人員，將檔案工作納入分局總體工作規(guī)劃、年度工作計劃、崗位責任制考核和各項工作程序，從而確保了該局檔案管理工作的順利開展。

二、建立健全有關國土檔案管理制度

一是健全、完善了檔案立卷歸檔、庫房管理、借閱、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、設備維護使用和檔案管理工作人員崗位責任制等規(guī)章制度，使以后的檔案管理工作有章可循。二是根據(jù)檔案管理的實際情況，制定管理細則，從歸檔范圍、保管期限、分類方法等方面建立檔案管理分類大綱。三是成立檔案工作領導小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，形成全縣國土系統(tǒng)統(tǒng)一管理的模式。四是充分利用各種機會和場合宣傳檔案管理工作的地位和作用，提高系統(tǒng)全體人員加強檔案管理、保護利用好檔案的意識。

三、加大資金投入，大力改善檔案保管條件

一是將檔案庫房、辦公室、閱檔室三室分開；配備了檔案密集架、防盜門窗、空調(diào)、除濕機、消毒滅菌機、防磁柜等設施設備；安裝了庫房保護智能管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了自動控溫控濕和防火防盜報警功能，使庫房管理達到了“九防”要求，確保了檔案的絕對安全。二是加快檔案數(shù)字化步伐，購置了計算機、激光打印機、復印機、掃描儀和全文檔案管理軟件，對所存全部檔案進行數(shù)字化處理，建成了檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案原文數(shù)據(jù)庫，加快了國土資源檔案管理數(shù)字化建設，安裝了統(tǒng)一的國土資源檔案管理信息系統(tǒng)，充分利用計算機網(wǎng)絡的功能，建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫真正做到了與單位管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。三是積極探索通過相關網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)地區(qū)之間數(shù)據(jù)的共享，有的甚至可以通過身份識別觸摸屏自動查詢。

四、加強所有有關土地檔案的搜集，確保檔案完整規(guī)范

國土檔案從分類上看，主要有綜合類、地籍管理、建設用地、執(zhí)法監(jiān)察、礦產(chǎn)資源、土地利用規(guī)劃等。在這些種類里，聲像材料這類文件因為數(shù)量不多，查閱的頻率也不是很高，很容易被檔案管理人員忽視。所以，該縣國土局要求全縣所有有關的檔案管理人員要嚴加重視這些聲像材料的搜集和建檔，必須及時把需要歸檔的材料認真做好交接記錄，并且根據(jù)歸檔范圍，將各類交接材料詳細地做好分類和整理，及時完整地將材料裝訂成冊，然后錄入檔案信息管理系統(tǒng)，為以后查閱提供方便。

五、嚴格選拔國土檔案管理人員，注重提高檔案管理人員素質(zhì)和水平

首先是嚴把“入口”關，該縣在挑選檔案管理人員時，首先是看有無高度的責任感和嚴肅認真的工作態(tài)度、有無嚴謹細致的工作作風和無私奉獻的犧牲精神，以此來確定檔案管理人員。其次是在選派優(yōu)秀人員擔任檔案管理工作的同時，非常注意對上崗人員的業(yè)務培訓，利用縣委黨校和干部學習網(wǎng)這個平臺定期或不定期對所有國土檔案管理人員進行業(yè)務培訓，培訓期間，讓學員輪流交流發(fā)言、提交心得體會和結(jié)業(yè)論文等，通過這些形式讓大家取長補短，共同提高。第三是注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，掌握檔案管理知識、熟悉業(yè)務的同時，還必須要緊跟時代的發(fā)展步伐。比如掌握一定的計算機知識，能夠熟練操作電腦及檔案管理信息系統(tǒng)，從而提高檔案管理水平。第四是建立嚴格的考核獎懲制度，對所有檔案管理人員實行崗位責任制，明確其職責范圍，嚴格獎懲制度，極大地地調(diào)動了檔案管理人員的工作積極性。

六、嚴格檔案質(zhì)量，保障有效利用

國土檔案是土地歷史的真實記錄，具有憑證價值和法律效力。它詳細記錄了各項目建設占用土地的情況，土地分類的變化及每一宗房地產(chǎn)的土地權(quán)屬來源，交易變化過程，為我們提供各種歷史資料、數(shù)據(jù)，對揭開歷史遺留問題起了很大的作用。因此必須認真做好土地檔案的管理工作。該縣首先是對全局和分局形成的各類檔案進行全面收集、科學分類、合理組卷、規(guī)范整理編目，確保案卷質(zhì)量達到國家規(guī)范要求。二是建立了全宗卷、機讀目錄，編制了案卷目錄、全引目錄等檢索工具，編印了全宗指南、大事記、組織機構(gòu)沿革、典型實例匯編、重要文件匯編等編研資料。三是積極開展檔案利用。在土地執(zhí)法監(jiān)察、登記證發(fā)放及調(diào)解土地糾紛等方面提供了大量詳實的檔案材料，為國土資源管理工作提供優(yōu)質(zhì)檔案服務。