靈活辦公的4種新可能

王玉昊+鄭晶敏

今年3月，樂高中國正式啟用了新的辦公總部，有近200名員工搬入了位于上海環(huán)貿(mào)廣場二期的30層和31層。在這里，他們將享受與樂高的倫敦總部和新加坡總部的同等待遇—正式告別固定工位時代。

而他們每天工作的第一步都從自己的儲物柜開始。由于取消了固定工位，沒有人知道自己第二天還會不會坐在之前的位置上，一些辦公用品包括私人物品被保管在標有員工姓名的儲物柜中。他們的辦公流程大概是這樣的：開啟儲物柜、尋找當天想去的辦公區(qū)域和辦公桌、開始新一天的工作。在樂高上海，這個流程適用于所有人，包括公司高層。

“這是我十年來第一次進入一個沒有自己辦公室的辦公環(huán)境，但是我們都需要漸漸適應(yīng)這個環(huán)境帶給我們的好處?！睒犯咧袊偨?jīng)理兼高級副總裁Jacob Kragh說。這種被稱為“New Way of Working”的工作方式，最早于2014年在樂高倫敦總部推出，之后推廣到了新加坡，然后是上海辦公室。

但取消固定工位的辦公模式并非樂高首創(chuàng)，它最早出現(xiàn)在美國硅谷的技術(shù)公司內(nèi)，被稱為靈活辦公或移動式辦公（activity-based working）的升級版。相較于從前的人，員工渴望更自由的辦公環(huán)境，于是家庭和咖啡館成了他們的第二個“辦公室”。但個人分散式辦公并不利于團隊的系統(tǒng)化協(xié)作和繁瑣的跨部門項目，于是又誕生了這種限定在辦公室內(nèi)部的“靈活辦公”。

在現(xiàn)代開放式辦公室興起的20世紀初，它還只是一種由人們用簡單粗糙的鋼梁結(jié)構(gòu)擴出的更開闊的空間。到了1960年代，一些公司開始在辦公室中有條理地擺放綠植，以劃分不同辦公區(qū)域，改變原本沉悶的氣氛。之后的二十年，辦公室又逐漸出現(xiàn)小隔間，這其實是空間開闊進程的倒退。它讓公司人在辦公室中有更為私密空間，同時，也無形中增加了員工之間的溝通成本。

希望擺脫束縛的訴求并沒有消失。千禧年后，因無線技術(shù)普及，人們有能力再一次擺脫隔間了。英國超過95%的雇主允許員工彈性工作，并將娛樂設(shè)施搬進工作領(lǐng)域。最近十年，人們更加重視團隊意識，鼓勵員工集體解決問題并營造幸福感，擁有舒適環(huán)境的聯(lián)合辦公空間逐漸流行。

樂高上海的員工可以選定不同的區(qū)域來安排自己一天的工作，如果想要相對安靜的環(huán)境可以選擇不許交談的Silent Room，以及一些可以單獨設(shè)立的小隔間，門口的電子顯示屏設(shè)置為“已被占用”的紅色提醒，這樣便創(chuàng)造出了一片私人的區(qū)域。

同樣，樂高還設(shè)置了普通的辦公區(qū)域和開放式的討論區(qū)。普通辦公區(qū)類似于傳統(tǒng)的“格子間”，但隔板都被設(shè)計成了有隔音功能的絨面隔板。開放式討論區(qū)則取消了座位間的擱板，有的地方還配備了電腦，更方便小團隊或者跨部門溝通。

為了讓員工能夠更方便地找到彼此，樂高還制定了一套全球通用的App系統(tǒng)，會根據(jù)手機接入的Wi-Fi連接點來確定員工的位置，如果需要找人，只需點擊員工頭像或者輸入員工姓名便可以知道他所在區(qū)域的樓層和辦公室信息。另外，通過這個App還可以預(yù)訂空余的會議室。

“我們需要大家坐在一起討論一些東西，實現(xiàn)部門間的無縫連接，因為我們畢竟是在同一個公司，并且銷售著同樣的產(chǎn)品。如果能夠使得不同功能的部門實現(xiàn)整合，可以有效提升工作效率，并理解樂高的品牌價值?！盞ragh說。

突破部門壁壘，讓員工實現(xiàn)有效互動，是樂高推出這種辦公模式的主要目的，這也是近幾年辦公室設(shè)計改革中最重要的部分。為提高工作效率，越來越多的大公司開始把辦公室設(shè)計成聯(lián)合辦公空間，即使不像樂高一樣完全打破“固定工位”，它們也不同程度地探索了通過改變辦公環(huán)境來提供工作效率的可能性。

A

追求“純天然”的工作環(huán)境

根據(jù)空間設(shè)計機構(gòu)Human Spaces發(fā)布的職場人性化空間報告，在自然光線、安靜空間、明亮色彩、活株綠植、美麗景觀這5個工作空間元素中做挑選，有42%的雇員認為，自然光線是工作環(huán)境中最重要的元素。

鞋履品牌Clarks的設(shè)計總部，位于英國薩默塞特郡的一個面積約300平方米的倉庫。由于工作人員多為對著圖紙和電腦做設(shè)計的設(shè)計師，在改造空間時，他們就特意保留了舊工廠原有的大型窗戶，使整個工作室擁有充足采光，并大面積運用白色來延展光線，會議室和儲存室也都采用光面板材和透明的玻璃推拉門。天氣晴朗時，辦公室的陽光覆蓋率達到80%以上。

作為經(jīng)常加班的職業(yè)，廣告公司的辦公室除了極具設(shè)計感，通常還配備舒適的自然環(huán)境以緩解員工壓力。電通安吉斯在上?？偛康霓k公室里做了一面約200平方米的新鮮綠植裝飾墻面，地面則鋪設(shè)大量竹木地板，配有PM2.5空氣過濾系統(tǒng)，室內(nèi)織物飾品也以天然羊毛制品為主，為員工制定模擬生態(tài)環(huán)境的工作場所。

自然光的透入和自然元素的運用，能讓創(chuàng)意工作者不會因為外在的自然原因影響工作進度，同時也降低了工作中不穩(wěn)定情緒發(fā)生的可能性。

B

將辦公室與家連接在一起

辦公室設(shè)計的另一趨勢是將家居與辦公室融合，這是為了配合越來越多生活與工作難以區(qū)分的專業(yè)人士的需求，以幫助他們完成“家模式”和“公司模式”的迅速切換。

基于這個邏輯，Google總部拓寬了每個員工的工位面積，并允許員工自行設(shè)計改造，同時也可以帶著孩子、寵物來上班。eBay的舊金山總部將公共區(qū)域作為改造重點，沙發(fā)、茶幾、地毯、立式臺燈和裝飾藝術(shù)畫等被搬到了公共區(qū)域的各個角落，這些客廳化的布置就是為了有效地讓員工在休息時間減負。

這樣的工作區(qū)域同時也提醒著員工，他們不單單選擇了一位雇主，更是在選擇一種生活方式。1990年代末的技術(shù)泡沫時期，硅谷的技術(shù)公司開始為員工提供桌上足球、打盹倉、充氣城堡以及免費午餐，這些設(shè)置都顛覆了傳統(tǒng)的工作場所，而如今它們已經(jīng)普及，重點依舊是為員工提供能夠幫助他們節(jié)省時間的便利設(shè)施，并且讓他們感覺像在家里一樣，以便有更良好的精力投入下一階段的工作。

C

用辦公室設(shè)計傳遞企業(yè)文化

“你選擇了這個公司，就是選擇了這個公司的企業(yè)文化?！币话愎镜墓芾韺油ǔ６紩每陬^宣揚的方式來證實自己的公司確實有著某種文化。其實不用口頭吆喝，每家公司的企業(yè)文化都會通過辦公室的空間設(shè)計傳遞給它的雇員，以及來訪的應(yīng)聘者。

做“租房生意”的技術(shù)公司Airbnb把它在美國舊金山總部的辦公區(qū)改造成了樣板房，最有特色的是會議室。Airbnb并沒有像普通公司那樣給每一個會議室都取個名字，而是把公司內(nèi)部的每個會議場地，都設(shè)計成App中出租屋列表上某個住所的樣子，比如其中可能會有一個位于摩洛哥的貝都因（Bedouin）式帳篷。

此外，這家共享住宿公司專門有一間辦公室，原原本本復制了幾位創(chuàng)始人最初創(chuàng)辦Airbnb時租住的公寓?！懊恳惶幖毠?jié)都準確無誤，包括壁爐上身披紅絲絨的耶穌雕像。”Airbnb的創(chuàng)始人之一Joe Gebbia說。

將每一個會議室標注為目的地民宿，不僅可以時刻提醒員工公司的每一步開拓計劃，還能讓他們產(chǎn)生“天天都在旅行”的錯覺。在這種環(huán)境中辦公，要找辭職理由都有點難。

D

增設(shè)創(chuàng)意空間

很多公司都希望創(chuàng)新業(yè)務(wù)能在未來給公司創(chuàng)造收入。為提高員工的創(chuàng)造性，許多管理者容易首先想到物質(zhì)獎勵。這種想法沒什么錯，但有設(shè)計感的辦公環(huán)境對提高員工的工作效率有無可替代的價值。

研究辦公場所人類行為的機構(gòu)Steelcase的一項調(diào)查顯示，創(chuàng)新取決于人與人之間的互動、探索和實驗。這意味著，能否在現(xiàn)實或虛擬環(huán)境下把人們聚集到一起，對創(chuàng)新結(jié)果非常關(guān)鍵。而這個過程中，辦公環(huán)境扮演著重要角色。

歐萊雅巴黎總部添置了一處名為“露營地”的數(shù)字空間，其中運用了虛擬現(xiàn)實設(shè)備、3D打印機、數(shù)字檢測設(shè)備等技術(shù)元素，激發(fā)團隊的商業(yè)構(gòu)想、增強他們的數(shù)字意識，并鼓勵員工借助設(shè)備實現(xiàn)各種無限制的猜想，然后匯聚到最終的產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計中。

HBO在西雅圖辦公室設(shè)立的Code Labs是HBO數(shù)字產(chǎn)品靈感誕生的實驗室，它將一切設(shè)計都變得可以移動，高低可調(diào)節(jié)的桌椅讓員工無論是站是坐，都可以用最舒適的姿勢完成工作。最有特色的地方是，它將公司走廊的一整面墻壁變成了可書寫的白板，方便員工隨時記錄下突然冒出的想法。

當然，也有人認為，開放式辦公只適合年輕員工，而忽視了那些40歲左右的中年員工，他們因工作空間的流動性增加而不堪其擾。這些人可能需要更加穩(wěn)定和安靜的辦公區(qū)域，才能專注工作。但無論如何，應(yīng)該沒人愿意再在死板的格子間里工作了。