淺談我對(duì)檔案管理的理解

伍成忠

摘要：加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對(duì)資源開發(fā)起著重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

現(xiàn)代社會(huì)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)單位中，檔案管理無(wú)疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（三）檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

二、檔案管理工作的對(duì)策提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。

爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度，因此要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)，科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)管理方法管理文檔的基本技能。因此文檔管理工作人員具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。

文書管理人員應(yīng)該認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做到以下幾點(diǎn)：一是做好上級(jí)文件的接收、打印、分類、登記工作，及時(shí)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。二是負(fù)責(zé)本單位的文件總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表、信函的打印、復(fù)印，凡交付打印的文件材料，按順序及時(shí)登記打印，急件要隨到隨打，保證打印文件材料的質(zhì)量。三是負(fù)責(zé)向本單位各部門發(fā)送文件材料；取送報(bào)刊信件并負(fù)責(zé)分發(fā)。還負(fù)責(zé)到外單位取送文件材料和復(fù)印文件材料等，接轉(zhuǎn)電話，下達(dá)本單位臨時(shí)性通知等。四是負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)通信專網(wǎng)傳輸政府公文的接收，切實(shí)落實(shí)電子接收工作管理制度，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)，確保電子公文接收辦理的及時(shí)、準(zhǔn)確安全。五是及時(shí)收集、催要本單位各科室應(yīng)該存檔的材料，立檔備用備查。六是保管好辦公室公共財(cái)產(chǎn)，保管辦公用品并負(fù)責(zé)分發(fā)等，與其他人員共同做好檔案室清潔衛(wèi)生及整理工作，樹立良好的服務(wù)意識(shí)。七是做好本單位外來(lái)訪人員的接待工作。八是負(fù)責(zé)安排節(jié)假日值班，接收、呈報(bào)文件。九是嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

三、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關(guān)鍵

具體到一個(gè)立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍，歸檔時(shí)間和歸檔要求，收集工作包括三個(gè)方面內(nèi)容：一是對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作；二是檔案館對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤消機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。嚴(yán)格按歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量，歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求。齊全完整是指歸檔文件材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都保持齊全完整。質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上的客觀、真實(shí)，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長(zhǎng)期保存。

四、明確具體人員職責(zé)、保證歸檔文件齊全完整

（一）公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。

（二）于各種會(huì)議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。

（三）單位的綜合性文件，如：規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)是、報(bào)表等應(yīng)由文人員負(fù)責(zé)收集，一般指不走收、發(fā)文程序的文件。

（四）各科室形成的文件，應(yīng)由該科室指定的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。