高校行政辦公自動化系統(tǒng)的設計方法

摘 要在高校中，行政辦公是一項內(nèi)容較多、涉及范圍較廣的工作，為在現(xiàn)有基礎上，進一步提升行政辦公效率，可應用辦公自動化系統(tǒng)?；诖它c，本文首先對高校行政辦公自動化系統(tǒng)的基本設計原則進行分析，在此基礎上對高校行政辦公自動化系統(tǒng)的設計方法進行論述。

【關鍵詞】高校 行政辦公 自動化系統(tǒng) 設計

1 高校行政辦公自動化系統(tǒng)的基本設計原則

高校行政辦公自動化系統(tǒng)設計既要采用先進的科學技術，又要滿足高校行政辦公需求，始終堅持以用戶為核心進行系統(tǒng)設計。為實現(xiàn)上述目標，在對系統(tǒng)進行設計的過程中，應當遵循以下幾點原則：

1.1 實用性原則

系統(tǒng)設計不能盲目求新、求大，避免造成建設資金浪費，增加高校資金負擔。而是要在系統(tǒng)設計中關注實用價值開發(fā)，做到精益求精，同時兼顧常用功能，在滿足功能需求的基礎上最大限度地節(jié)約投資，降低系統(tǒng)建設風險。

1.2 安全性原則

安全性是系統(tǒng)設計的最基本原則，由于高校的大部分行政辦公資料屬于機密性文件，所以系統(tǒng)設計要保證高校資料和數(shù)據(jù)的安全，有效防范惡意攻擊，通過設置訪問權限、備份內(nèi)部數(shù)據(jù)、采用身份認證與數(shù)據(jù)加密技術，從而避免出現(xiàn)核心資料丟失、篡改、損毀等問題。

1.3 穩(wěn)定性原則

系統(tǒng)對穩(wěn)定運行的要求較高，所以在系統(tǒng)設計中，必須建立起穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫，保證日常辦公正常開展，各項系統(tǒng)功能得以順利實現(xiàn)，避免因數(shù)據(jù)庫不穩(wěn)定而出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失問題。系統(tǒng)設計的穩(wěn)定性還體現(xiàn)在能夠支持大規(guī)模用戶的同時使用，在同時使用中不出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓或運行故障。

1.4 先進性原則

先進性主要體現(xiàn)在對先進科學技術的運用，在系統(tǒng)設計中，要融入先進的思想，采用先進的技術架構，使系統(tǒng)能夠達到運行速度快、兼容性好、結構化程度高的要求。同時，還要增強系統(tǒng)的可擴展性，在系統(tǒng)運行一段時間后，能夠根據(jù)行政辦公的業(yè)務拓展需求，增加相應的功能模塊，實現(xiàn)對行政辦公信息的綜合處理。

2 高校行政辦公自動化系統(tǒng)的設計方法

2.1 功能模塊設計

2.1.1 個人辦公模塊

系統(tǒng)不僅要處理日常事務，還要處理其他事務，在這些事務處理中，由不同部門的不同執(zhí)行人進行處理，這類工作即為任務（Task）。在個人辦公模塊除了需申請的業(yè)務之外，其他事務處理均可歸為任務。每項任務的執(zhí)行，其流程會有所不同，執(zhí)行人也不同，并且執(zhí)行過程帶有一定重復性，某些環(huán)節(jié)也可采取并行處理的方式，或直接跳過不予執(zhí)行。該模塊的具體執(zhí)行情況如圖1所示。

2.1.2 公文發(fā)文模塊

該模塊主要包括以下三個方面：

（1）發(fā)文處理，規(guī)劃和處理高校領導及相關職能部門負責人需解決的公文發(fā)布問題。

（2）收文管理，對上級主管部門和分管部門下發(fā)的公文進行集中處理，及時登記和維護收到的公文，可向各部門提供公文查詢功能。收文管理可全面監(jiān)控收文的全過程，保障收文流程有序開展。

（3）公文處理，由公文管理員利用公共操作模塊對收發(fā)文進行處理，或由終端用戶利用公共操作模塊對需處理的文件進行處理。

2.1.3 管理模塊

該模塊是對部門、用戶、角色、領導、系統(tǒng)設置、日志、授權的綜合管理模塊。對于用戶管理而言，主要負責增加新用戶賬號密碼、授予用戶權限、修改用戶權限。定期刪除不存在的用戶賬號信息，但是該用戶的員工信息仍然被保留在檔案管理模塊中，只是該用戶無法登陸操作系統(tǒng)。角色管理與職權管理決定了員工對系統(tǒng)的操作權限。對于角色管理而言，主要對用戶所在部門進行角色定位，保存相關部門崗位信息。對于職權管理而言，主要負責修改和刪除用戶職權。

2.2 接口設計

系統(tǒng)在建立服務器時可采用Web Service Software Factory工具，利用該工具實現(xiàn)客戶端與數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交換，具體的接口設計包括以下三層：

2.2.1 服務接口層設計

該層中的服務契約用于定義業(yè)務交換過程中的服務模式，確定傳遞內(nèi)容，而服務適配器則視為一個實現(xiàn)服務模式的容器，保證順利實現(xiàn)服務契約的各項功能。

2.2.2 業(yè)務層設計

該層主要處理數(shù)據(jù)訪問層與服務接口層的數(shù)據(jù)業(yè)務，根據(jù)業(yè)務性質(zhì)的不同，可分為業(yè)務邏輯處理與業(yè)務實體處理。

2.2.3 數(shù)據(jù)訪問層設計

該層主要對數(shù)據(jù)類型與數(shù)據(jù)訪問的轉(zhuǎn)換邏輯進行處理，數(shù)據(jù)訪問層與數(shù)據(jù)庫存在緊密聯(lián)系，需實現(xiàn)與數(shù)據(jù)庫之間的交互操作。

2.3 安全性設計

2.3.1 物理層安全設計

對物理設備進行安全防范，將該系統(tǒng)中所有軟硬件設備均納入到物理安全防范中，用以監(jiān)控設備的運行狀態(tài)。

2.3.2 網(wǎng)絡層安全設計

對訪問該系統(tǒng)的用戶進行身份認證；加密處理公文傳輸?shù)男畔?shù)據(jù)；實時監(jiān)測入侵系統(tǒng)的非法行為；安裝并及時更新殺毒軟件。

2.3.3 系統(tǒng)層安全設計

該系統(tǒng)選用Windows7作為操作系統(tǒng)，對操作系統(tǒng)進行安全配置，加強對操作系統(tǒng)的安全性防護。

2.3.4 應用層安全設計

加強對應用軟件和數(shù)據(jù)的安全防護，尤其是DNS、電子郵件、Web服務等應用軟件，要對其安裝殺毒軟件，避免病毒造成系統(tǒng)安全威脅。

2.3.5 管理層安全設計

在該層中對所有部門和人員進行安全控制，嚴格分配各部門與操作人員的權限，采用數(shù)字簽名技術，對所有人配置獨一的數(shù)字簽名，避免非法用戶入侵系統(tǒng)獲取操作權限。

3 結論

綜上所述，本文在簡要闡述高校行政辦公自動化系統(tǒng)設計原則的基礎上，從功能模塊、接口及安全三個方面對該系統(tǒng)的設計方法進行分析。目前，本文所設計的這套系統(tǒng)已在某高校進行應用，系統(tǒng)的運行較為穩(wěn)定，未出現(xiàn)故障問題，該系統(tǒng)的應用，使高校的行政辦公效率獲得進一步提升，由此可見，系統(tǒng)具有一定的推廣使用價值。

參考文獻

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作者簡介

郟丹紅（1989-），上海建橋?qū)W院。研究方向為行政管理。

作者單位

上海建橋?qū)W院 上海市 201306