淺談環(huán)衛(wèi)檔案管理中存在的問題及對策

王健

摘要：近年來，伴隨著社會的不斷發(fā)展，環(huán)衛(wèi)檔案工作得到了越來越多人的重視，可以說檔案工作也發(fā)生了很大的變化，尤其是信息時代，不但給人們和社會帶來了好處和方便，也為環(huán)衛(wèi)檔案工作提供了更多的管理方式，促進了環(huán)衛(wèi)檔案工作的管理，也給所有的檔案管理工作提供了方便。本文首先介紹了當前環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中存在的問題，然后提出可行性的發(fā)展對策。

關鍵詞：環(huán)衛(wèi)檔案；管理；問題；對策

隨著我國環(huán)衛(wèi)事業(yè)的發(fā)展，環(huán)衛(wèi)科技含量的增強，環(huán)衛(wèi)科技檔案的管理工作也逐步成為環(huán)衛(wèi)科研人員極為關注的問題。嚴格、有效地管理環(huán)衛(wèi)科技檔案，是進一步開發(fā)、利用其價值的基礎和前提，對于城市環(huán)衛(wèi)事業(yè)的發(fā)展有著極為重要的意義。

一、環(huán)衛(wèi)科技檔案的特點

首先，環(huán)衛(wèi)科技檔案的特點是種類多、范圍廣、綜合性強。它既包括環(huán)衛(wèi)專用機械、設施的研究、制造，垃圾無害化處理和綜合利用方面的問題，又包括對大氣、水、土壤、規(guī)劃建設、居住條件等自然和社會因素的研究，還涉及居民小區(qū)的衛(wèi)生要求和標準。由于環(huán)境衛(wèi)生是多學科的專業(yè)，有些科技檔案不易分檔。如一個公廁的規(guī)劃設計、建造，與城市規(guī)劃、建筑、環(huán)境科學等都有著密切的聯(lián)系。因此，嚴格、有效地管理環(huán)衛(wèi)科技檔案必須保證其完整性，根據(jù)各項活動聯(lián)系的密切程度進行整理。其次，由于我們環(huán)衛(wèi)科研所從事的是環(huán)境衛(wèi)生科學的基礎研究，研究周期長，認真收集、整理和保管好環(huán)衛(wèi)科研過程中形成的各種有保存價值的材料，并進行歸檔保存，使它完整、系統(tǒng)、準確，是非常重要的。

二、目前環(huán)衛(wèi)檔案管理中存在的問題

1.環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員業(yè)務水平還有待提高

伴隨著社會的快速發(fā)展，信息時代正在不斷向前推進，就當前我國環(huán)衛(wèi)檔案管理工作來說，我們的環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員的業(yè)務水平還不夠高，已經(jīng)不能適應現(xiàn)代環(huán)衛(wèi)檔案事業(yè)的發(fā)展需要。從實際情況來看，大部分環(huán)衛(wèi)檔案管理人員對環(huán)衛(wèi)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不夠?qū)I(yè)，接受的檔案管理工作培訓不多。所以說我國環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員的業(yè)務水平亟待提高。

2.環(huán)衛(wèi)檔案管理不規(guī)范

經(jīng)過調(diào)研和不完全統(tǒng)計，大多數(shù)城市環(huán)衛(wèi)檔案管理普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在檔號不夠規(guī)范和標準、案卷標題不統(tǒng)一、案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。在材料的歸檔方面，往往疏于管理和嚴格把關，將一些不夠真實的數(shù)據(jù)資料進行了歸檔，給環(huán)衛(wèi)檔案管理帶來了嚴重的不足，失去了其應有的價值。并且存在檔案收集不及時的現(xiàn)象，不能將有價值的數(shù)據(jù)資料快速歸檔，錯過了資料收集的最佳機會，造成大量原始數(shù)據(jù)遺失，不能保證環(huán)衛(wèi)檔案的完整性。

3.信息化水平不高

環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理是環(huán)衛(wèi)檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升環(huán)衛(wèi)檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來，環(huán)衛(wèi)檔案大力推進管理信息化建設，力圖使檔案工作與城市建設發(fā)展同步。但是，目前大量環(huán)衛(wèi)檔案不能做到信息化管理，

相關目錄和索引沒有進行數(shù)字化管理，不能快速有效地進行檢索和查閱，始終停留在過去傳統(tǒng)手工檢索的基礎上，影響了城建檔案管理的效率。

4.對環(huán)衛(wèi)檔案管理的投入較少

在環(huán)衛(wèi)檔案管理過程中，設備、硬件、軟件系統(tǒng)、人員技術(shù)等方面的配套需要投入大量的資金，同時還需大量的資金支持維護。由于落后思想觀念的制約，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作不能帶來直接的經(jīng)濟效益，致使管理者無暇顧及環(huán)衛(wèi)檔案工作中的硬件更新，配套資金不能到位，有時經(jīng)費還會被一些更為緊急或者重要的工作所臨時挪用，因而無法購置好的硬件設備和建立高起點的檔案網(wǎng)絡，更談不上對硬件設備的及時更新，致使環(huán)衛(wèi)檔案管理基礎設施建設投入不足，檔案柜等設施落后，庫房、檔案室建設簡陋、條件差，為檔案資料的長期保存帶來較大困難，制約了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

三、對環(huán)衛(wèi)檔案管理的對策建議

1.加強檔案專業(yè)技術(shù)培訓，提高環(huán)衛(wèi)檔案管理人員素質(zhì)

人才匱乏是環(huán)衛(wèi)檔案管理需要面對的一個嚴峻問題，綜合性人才尤其是計算機人才的緊缺需要引起相關部門的重視。要加強人才的培訓，樹立“以人為本”的觀念，培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的隊伍，保證管理工作能夠順利實施。要對從業(yè)人員進行定期培訓，不斷更新最新知識，提高自身素質(zhì)，加強工作效率和工作質(zhì)量。另外為了適應現(xiàn)代化發(fā)展的要求，還需要管理人員熟悉掌握現(xiàn)代化辦公軟件，以便更好地為管理工作服務。

2.完善環(huán)衛(wèi)檔案規(guī)章制度、實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理

在檔案管理工作中，要始終把檔案制度的建設與落實放在重要位置，沒有健全的檔案管理規(guī)章制度就難以確保環(huán)衛(wèi)檔案工作的順利開展。建立科學的環(huán)衛(wèi)檔案管理體系和健全的檔案管理規(guī)章制度是檔案管理的關鍵。通過建立與環(huán)衛(wèi)工作相適應的科學檔案管理體系，理順環(huán)衛(wèi)檔案管理體制，完善檔案收集網(wǎng)絡，逐步形成責任落實、人員到位、職責明確、分工合理、制度健全的檔案工作管理機制，將環(huán)衛(wèi)各個門類、不同載體的檔案體系進行統(tǒng)一管理，使檔案管理與環(huán)衛(wèi)業(yè)務同步考核、同步發(fā)展。加強檔案管理工作重要性的宣傳，增強檔案意識，要將環(huán)衛(wèi)檔案管理工作當成是一個重要的項目，讓檔案管理工作有章可循。在管理檔案的過程中要做好各個環(huán)節(jié)，力求檔案管理工作科學化、規(guī)范化。同時還要建立一個健全的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，以便更快地搜捕網(wǎng)絡信息。

3.加強環(huán)衛(wèi)檔案信息化建設

隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)環(huán)衛(wèi)檔案管理現(xiàn)狀已不能適應檔案事業(yè)的發(fā)展需要，信息技術(shù)的廣泛應用和電子商務的加快推進，使環(huán)衛(wèi)檔案信息管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案館藏轉(zhuǎn)向以網(wǎng)絡信息資源為主。信息化為環(huán)衛(wèi)檔案管理提供了新的途徑，也為推進檔案事業(yè)的發(fā)展提供了強有力的支持。只有改變以往的檔案保存、利用、檢索方式，建立健全適合現(xiàn)代化管理模式的檔案信息化體系，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，才能使檔案管理工作適應社會潮流，避免檔案管理變成單純的收藏，才能有效地保護城建歷史檔案，可以有效節(jié)約資源，提高環(huán)衛(wèi)檔案管理工作效率，創(chuàng)造更多的社會和經(jīng)濟效益。環(huán)衛(wèi)檔案管理信息化應重點加強以下方面的建設：信息化的基礎設施建設，如服務器、計算機等硬件基礎設施，應用系統(tǒng)、檔案信息網(wǎng)絡等軟件基礎設施；檔案信息資源建設，重點從信息的儲備和數(shù)字化兩方面加強相關工作；檔案的信息標準化和規(guī)范化建設，主要包括電子文件的歸檔和電子檔案管理等；檔案信息化的應用體系開發(fā)與維護；信息化人才隊伍建設。

4.確保環(huán)衛(wèi)檔案管理資金投入

有效、充足的資金投入是確保環(huán)衛(wèi)檔案事業(yè)順利發(fā)展的保證。環(huán)衛(wèi)檔案管理資金的投入主要包括館舍建設與維護、檔案柜、辦公器材、計算機、掃描儀等硬件設施投入；人才引進、人員學習與繼續(xù)教育、軟件開發(fā)、網(wǎng)絡支持系統(tǒng)購買等軟件設施的投入。要制訂資金投入計劃，做到?？顚Ｓ?，使相關投入發(fā)揮最大效用，全面提升環(huán)衛(wèi)檔案管理軟、硬件設施檔次和水平。

四、結(jié)束語

綜合所述，我們必須正視環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中的問題所在，并且去積極地解決問題。同時人們必須認識到環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的重要性，才能對其進行全方面的完善，更好地提供主動服務，贏得人們的理解和支持，不斷發(fā)揮環(huán)衛(wèi)檔案工作的作用。