現(xiàn)代化檔案管理存在的問題與發(fā)展對(duì)策

趙志勇

【摘要】檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普遍和電子文件的大量涌現(xiàn)，如何搞好檔案的現(xiàn)代化管理已顯得迫在眉睫。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化；檔案管理；問題；對(duì)策

一、當(dāng)前檔案管理存在的問題

1.缺乏專業(yè)人才

檔案管理工作具有特殊性，一方面，檔案管理工作對(duì)于單位的運(yùn)營建設(shè)來說是必不可少的；另一方面，它通常不能作為主體工作來推廣。盡管目前絕大多數(shù)單位都設(shè)有檔案館或資料室，但是卻缺乏檔案管理的專業(yè)人才，尤其是缺乏具有信息化技能的復(fù)合型人才。具體表現(xiàn)在，檔案室的工作人員很多都是由別的崗位人員兼職操作，因此具有崗位更換頻繁的特征，缺乏連貫性。這無疑對(duì)所在單位的檔案管理水平的提升造成一定限制。比如，在新時(shí)期下，這部分兼職工作人員很難通過不斷地專業(yè)技能提升達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理的要求。再有，對(duì)于那些專職檔案管理人員，筆者在長期工作中發(fā)現(xiàn)，他們很難對(duì)自己從事的檔案管理工作有較為深刻的認(rèn)識(shí)，許多從業(yè)人員僅僅將檔案管理工作簡單劃歸為文件的整理，因而缺乏自我提升的動(dòng)力。

2.缺乏有效監(jiān)管

管理上，目前很多基層檔案管理工作中存在著組織架構(gòu)劃分不明確，權(quán)責(zé)要求不明確，獎(jiǎng)懲制度不明確的特點(diǎn)。業(yè)務(wù)上，部分基層檔案分類混亂、索引目錄更新不及時(shí)，項(xiàng)目編號(hào)不統(tǒng)一，對(duì)資料的收集、分類整理、歸檔鑒別、裝訂等工作不夠細(xì)致合理，這些都不利于資源的整合和查閱。另外，由于缺乏明確的考核制度和相應(yīng)的監(jiān)管，檔案管理工作人員工作普遍積極性不高，主要表現(xiàn)在，其一經(jīng)常出現(xiàn)遲到早退現(xiàn)象，其二上班期間工作效率低下，其三在業(yè)務(wù)上自我提升的積極性不高。

3.信息化和現(xiàn)代化水平不夠

隨著信息化技術(shù)的不斷深入發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)與無紙化辦公逐步在單位內(nèi)部推廣開來。檔案管理工作本應(yīng)該是電子信息技術(shù)的最大受益者。然而由于受到種種因素的影響，我國多數(shù)單位和企業(yè)的檔案管理大多仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介上，信息化和現(xiàn)代化水平較低。這種情況在基層單位尤其明顯。存在這一現(xiàn)象對(duì)檔案管理工作來說，主要的不利因素表現(xiàn)為：大量空間資源被占用，檔案管理成本較高，不利于內(nèi)容的進(jìn)一步擴(kuò)充；大量人力資源被占用，管理效率低，無法適應(yīng)現(xiàn)代管理要求以及檔案使用者對(duì)于查閱資料快捷便利的需求。

二、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員相關(guān)信息化培訓(xùn)工作

信息時(shí)代科技更新速度快，容易產(chǎn)生一些技術(shù)性問題，如何保證檔案管理人員在工作中順利完成任務(wù)，對(duì)其再培訓(xùn)就顯得尤為重要了。對(duì)于信息技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)，一方面可以轉(zhuǎn)變檔案管理人員的的原有觀念，促進(jìn)本單位檔案信息化管理進(jìn)程；另一方面可以促進(jìn)檔案管理專業(yè)知識(shí)與信息化知識(shí)的融合，提升檔案管理人員的綜合職業(yè)技能。然而我們知道由于不少單位固有的“上有政策下有對(duì)策”思想，為保證培訓(xùn)的成果令人滿意，這就需要在單位內(nèi)部定期舉行相關(guān)檔案管理工作的考核，促使職工主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高自己將檔案管理專業(yè)知識(shí)與電腦知識(shí)結(jié)合并靈活運(yùn)用的能力。

2.完善檔案管理工作的相關(guān)制度建設(shè)

（一）建立本單位檔案管理工作的獎(jiǎng)懲機(jī)制。一個(gè)合理適度的獎(jiǎng)懲機(jī)制無疑可以起到促進(jìn)作用。建立健全有效獎(jiǎng)懲機(jī)制可以使檔案管理人員足夠重視本單位的有關(guān)規(guī)定，對(duì)于那些工作積極，業(yè)務(wù)精專的檔案管理人員要給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。當(dāng)然一旦出現(xiàn)問題也會(huì)進(jìn)行相應(yīng)處罰。

（二）建立本單位檔案管理工作的考核機(jī)制，改變目前管理松散的現(xiàn)狀。一方面，要對(duì)檔案管理人員的工作成果進(jìn)行考核，保證檔案管理在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用環(huán)節(jié)都能夠按照相關(guān)要求進(jìn)行；另一方面，要對(duì)檔案管理人員的工作狀態(tài)進(jìn)行考核，避免出現(xiàn)上班遲到早退、工作懶散拖拉等現(xiàn)象。

三、提高檔案管理工作的信息化水平

隨著信息化管理工作的逐步推廣，檔案管理工作也應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，從管理手段和檔案內(nèi)容兩方面提升信息化水平。首先是管理手段的信息化，引入相關(guān)信息化軟件，提高管理的信息化水平。這既有利于檔案管理人員提升日常檔案管理工作效率，也有利于提高檔案使用者的查閱效率。其次是檔案內(nèi)容的信息化，即逐步將一些檔案有紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?，既?jié)約空間成本和空間成本，又有利于檔案管理的長時(shí)間保存和精細(xì)化管理。

1.加強(qiáng)技術(shù)后臺(tái)支持，健全信息化下檔案安全管理機(jī)制。由于很多檔案管理的內(nèi)容十分重要，很多不便對(duì)外公開且具有唯一性，因此雖然我們?cè)谏衔奶岬搅撕芏嚓P(guān)于檔案管理信息化的好處，但仍需我們采取相應(yīng)措施，在最大程度上規(guī)避道德風(fēng)險(xiǎn)與技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，即黑客、電腦病毒、相關(guān)職工操作失誤都會(huì)給檔案管理對(duì)象帶來風(fēng)險(xiǎn)。

2.加強(qiáng)相關(guān)宣傳，改變職工固有思想。單位本身要提高對(duì)于信息化下檔案管理工作的重視程度，通過各種宣傳活動(dòng)或者專業(yè)講座，讓職工認(rèn)識(shí)到新時(shí)期下檔案管理信息化和現(xiàn)代化的重要性。

四、總結(jié)

檔案管理工作在單位內(nèi)部有著不可替代的作用，隨著信息化時(shí)代的到來，無論是制度建設(shè)還是檔案管理工作人員的職業(yè)技能學(xué)習(xí)都要與時(shí)俱進(jìn)，這也是在新形勢(shì)下檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化對(duì)我們提出的新要求、新任務(wù)。