基于WEB的科技館電子文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)思路

謝誼雷

摘 要： 科技館是我國重要的政務(wù)管理單位，同時文檔管理工作是科技館日常管理中的重要組成部分。當(dāng)前隨著科技館的規(guī)模和涉及領(lǐng)域不斷增大，文檔管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)，文檔管理工作的質(zhì)量和效率直接關(guān)系著科技館的管理和運(yùn)行效率。但是很多地區(qū)的科技館由于資金和管理理念的限制還停留在紙質(zhì)文檔的管理階段，如檔案堆積嚴(yán)重、重復(fù)勞動多、查詢困難以及紙質(zhì)檔案的難以長期保存等問題都在很大程度上影響了科技館的管理質(zhì)量。因此探究基于WEB的科技館檔案管理體系在當(dāng)下具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：WEB技術(shù) 科技館 電子文檔 管理

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0004-01

一、引言

當(dāng)前隨著我國電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)得到了不斷進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)了由紙質(zhì)檔案向電子檔案的過度?；陔娮訖n案管理運(yùn)行效率高、信息安全、查詢方便以及便于集中化管理的特點(diǎn)在很多單位和部門得到了廣泛的的應(yīng)用，極大地提升了檔案管理的質(zhì)量和效率，同時電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)水平在很大程度上決定了我國電子信息技術(shù)的總體發(fā)展水平。本文重點(diǎn)針對科技館文檔管理系統(tǒng)中存在的諸多問題探究了基于WEB技術(shù)和系統(tǒng)的電子檔案管理體系的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)方法。

二、電子文檔管理系統(tǒng)概述

1.電子文檔管理的基本概念

根據(jù)國際上對相關(guān)概念的基本介紹，電子檔案管理系統(tǒng)指的是一種基于WEB技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的軟件應(yīng)用，利用該軟件應(yīng)用可以使得用戶通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對相關(guān)文檔的創(chuàng)建、存儲、調(diào)用、分發(fā)和信息查詢，并能在組織范圍內(nèi)對文檔進(jìn)行有效的監(jiān)控。電子文檔管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)在工作方式和管理模式上存在根本差異，他可以有效解決紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)中存在的種種問題，提升檔案管理的質(zhì)量和效率?？偨Y(jié)來說，電子檔案管理系統(tǒng)具有以下基本特征：一是以網(wǎng)絡(luò)化為基本特征，文檔的錄入、存儲、修改、查詢、監(jiān)管和信息分享等都通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，具有數(shù)字化的一般特征；二是可以對相關(guān)文檔的起草、審批、簽發(fā)等進(jìn)行有效的管理和監(jiān)督，有效避免紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)中安全性低、工作量大、人為影響因素大和工作繁瑣的問題。

2.科技館中建立電子文檔管理系統(tǒng)的必要性

科技館是我國重要的政務(wù)和服務(wù)型部門，很多科技成果和展示內(nèi)容都是通過文檔記錄的形式進(jìn)行存儲和展覽，因此可以說文檔是科技館的智力資產(chǎn)。但是隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步以及新型科技研究成果的不斷涌現(xiàn)，科技館的文檔管理工作變得越來越復(fù)雜，工作量也越來越大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)科技館檔案管理的業(yè)務(wù)需求。因此必須加快科技館檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，通過建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)和科學(xué)的管理模式提升檔案管理的質(zhì)量和效率，為促進(jìn)社會進(jìn)步提供一定的技術(shù)保障。

三、基于WEB技術(shù)的科技館電子檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

1.系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

1.1實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化辦公：目前我國很多事業(yè)單位還停留在紙質(zhì)文檔的管理模式和水平上，大部分工作都是通過人工完成，實(shí)際中摻雜了大量的人為因素，工作中缺乏規(guī)范化和制度化，同時管理質(zhì)量也較為低下。因此建自動化辦公系統(tǒng)的首要目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化辦公，規(guī)范工作流程。

1.2管理各種數(shù)據(jù)文件：數(shù)字文檔管理系統(tǒng)的另一重要特征就是可以實(shí)現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)類型文件的管理，不僅可以建立Word文檔進(jìn)行儲存和管理，同時還可以通過掃面圖像或是圖形數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類儲存，從而實(shí)現(xiàn)對這些各種類型數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的無縫對接。

2.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

基于WEB技術(shù)的開發(fā)方式具有跨平臺、界面統(tǒng)一、操作簡單、維護(hù)成本低和系統(tǒng)開發(fā)快的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的C/S模式相比，B/S信息管理系統(tǒng)是基于（Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器）系統(tǒng)開發(fā)的電子信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)分為兩個基本構(gòu)部分，一日常事務(wù)管理，二是業(yè)務(wù)事物管理，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行運(yùn)作。該系統(tǒng)主要由Server服務(wù)器、Internet網(wǎng)和瀏覽器組成，通過Internet網(wǎng)將Server服務(wù)器和瀏覽器連接起來，用戶可以通過瀏覽器進(jìn)行電子文檔的查看和管理。

3.系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

科技館的電子文檔管理系統(tǒng)主要分為部門信息管理、員工信息管理、公共文檔管理、個人文檔管理、部門文檔管理和系統(tǒng)管理模塊等六大模塊，各個模塊分別負(fù)責(zé)不同的業(yè)務(wù)，其中部門信息管理、員工信息管理和系統(tǒng)模塊管理屬于日常事物管理系統(tǒng)，而公共文檔管理、個人文檔管理和部門文檔管理則屬于業(yè)務(wù)事物管理的范疇，通過建立完善管理系統(tǒng)將六個模塊統(tǒng)一于WEB信息管理系統(tǒng)中，并對用戶的訪問行為進(jìn)行權(quán)限管理和系統(tǒng)設(shè)置。

四、基于WEB技術(shù)的科技館電子檔案系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

1.系統(tǒng)三層架構(gòu)的構(gòu)建

目前比較流行的是包含表示層、業(yè)務(wù)層以及邏輯層的三層構(gòu)架的文檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有維護(hù)性好、穩(wěn)定性高以及安全性好的特點(diǎn)，同時可以方便系統(tǒng)功能的擴(kuò)充，從根本上實(shí)現(xiàn)用戶的需求。通過對科技館的文檔管理進(jìn)行深入分析筆者創(chuàng)建了四個子項(xiàng)目，即表示層（也成為界面層）、業(yè)務(wù)層（封裝了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的應(yīng)用函數(shù)）、邏輯層（對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作）和通用層。通用層是為了減少系統(tǒng)的冗余而引進(jìn)的，并包含一些對本系統(tǒng)的各個層通用的函數(shù)。

2.數(shù)據(jù)庫的連接

本文中采用微軟最新的ADO.NET來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的操作，這是一種跨時代的技術(shù)，提供了平臺互用性和可伸縮的數(shù)據(jù)訪問。同時ADO.NET提供的功能可以讀取各種源文件中的數(shù)據(jù)信息，并減少了需要編寫的代碼量，并提升了系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行效率。將數(shù)據(jù)對象的操作都放在了數(shù)據(jù)層，因此定義了一個全局變量public string constr 對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接操作。

3.系統(tǒng)登錄模塊的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)中采用用戶認(rèn)證碼技術(shù)設(shè)計(jì)用戶登錄模塊，用戶的每次登錄行為中產(chǎn)生的認(rèn)證碼都是不同的，生成的認(rèn)證碼保存在Session模塊中，然后在用戶登錄過程中對輸入的認(rèn)證碼是否與存儲的認(rèn)證碼一致，如果一致則驗(yàn)證通過，否則將會出現(xiàn)“驗(yàn)證碼錯誤”的提示。另外，系統(tǒng)對用戶地用戶名錯誤和密碼錯誤進(jìn)行了不同的處理，并保存在系統(tǒng)的日志表中，供管理員進(jìn)行分析。

五、結(jié)束語

綜上所述，基于WEB技術(shù)的電子文檔管理系統(tǒng)具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)不可比擬的技術(shù)優(yōu)勢，其在諸多單位和部門中的應(yīng)用極大地提升了單位的檔案管理質(zhì)量和效率，是今后檔案管理系統(tǒng)中建設(shè)和發(fā)展的主要方向，科技館部門應(yīng)該提起高度重視，逐步建立和完善電子文檔管理系統(tǒng)，為檔案管理工作和整體效率的提升提供技術(shù)保障。

參考文獻(xiàn)

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