新時期科技檔案管理的創(chuàng)新思路

秦東升

摘 要：科技檔案工作是一項發(fā)展社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不可缺少的專門事業(yè)，它作為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，其管理工作將隨社會發(fā)展而不斷推進(jìn)提升。本文反思了新時期科技檔案工作面臨的問題，提出了新形勢下管好用好科技檔案的建議。

關(guān)鍵詞：新時期；科技檔案管理；創(chuàng)新思路

在新形勢下，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)科技檔案的管理，讓館（室）藏的科技檔案大顯身手，發(fā)揮其應(yīng)有的作用以適應(yīng)社會信息化進(jìn)程的需要。

1 新形勢下科技檔案工作面臨問題的反思

1.技檔案管理認(rèn)識不夠

把科技檔案管理工作等同于一般物的管理，認(rèn)為只要把有關(guān)資料保管起來就行了，沒有集中統(tǒng)一管理，以致于對查閱和調(diào)檔帶來諸多不便。有的因資料收集不全，影響了新品的進(jìn)一步開發(fā)。個別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案管理工作不重視，硬件設(shè)施不全，人員待遇低，影響了檔案人員的工作積極性。科技檔案管理功能的認(rèn)識不到位，科研文件的歸檔率大大低于文書檔案，許多重大科技活動、科研項目的檔案，科技主管門只保存著有關(guān)立項與驗收工作的部分檔案，至于反映項目研究過程的原始記錄和研究狀況的重要數(shù)據(jù)，甚至計劃項目承擔(dān)單位的檔案部門也未作保存。實際上，科技管理部門保存的部分檔案根本起不到應(yīng)有的作用，由于信息缺失過多，它們既不能起到借鑒作用，也不能成為共享信息資源。

2.科技檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)滯后

其中科技檔案保密方面的法律法規(guī)體系還不健全，立法重點(diǎn)不明確?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》是規(guī)范我國保密工作的一部專門法，是制定一切保密法規(guī)、規(guī)章和具體保密制度的基本依據(jù)，在我國整個保密法律法規(guī)體系中起著主導(dǎo)和決定作用。但是目前這部《保密法》在一些方面存在滯后性，包括對于科技檔案保密方面欠缺法律規(guī)定及涉密計算機(jī)的管理規(guī)定落后于現(xiàn)代計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展。這就給科技檔案管理部門制定相應(yīng)的部門保密規(guī)章帶來一定的難度，也給科技檔案工作人員依法辦事帶來了困難，同樣也對科技檔案的保密工作十分不利。

3.科技檔案利用率與社會需求仍有一定差距

科技檔案工作自身發(fā)展中各個方面、各個環(huán)節(jié)也存在不平衡、不和諧問題，檔案機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)施、制度等還不能適應(yīng)新時期科技檔案事業(yè)發(fā)展的需要，科技檔案信息化建設(shè)步伐亟待加快等等。因此，必須進(jìn)一步建立和完善科技檔案服務(wù)體系。

2 新形勢下科技檔案管理的創(chuàng)新思路

1.加大宣傳力度

要采取有效措施，利用多種形式，廣泛宣傳依法收集科技檔案工作的重要意義，讓人們了解科技檔案的形成與收集、整理與歸檔等知識環(huán)節(jié)。檔案部門每年都應(yīng)組織一兩次科技文件材料歸檔工作宣傳教育活動，以《檔案法》為核心，宣傳科技檔案工作的重要作用，宣講科技檔案利用實例，使人們充分認(rèn)識到科技檔案的重要作用。要通過鮮明的利用實例，消除認(rèn)識偏見，認(rèn)識到把科技文件材料集中收集、歸檔，是為了使科技檔案發(fā)揮出最大的功能和效應(yīng)。

2.健全規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理

建立健全科技檔案工作的各項規(guī)章制度，制定科技檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并且以程序圖、系統(tǒng)圖、網(wǎng)絡(luò)圖等形式，把它們形象化、直觀化。在嚴(yán)格各項規(guī)章制度和崗位責(zé)任制的同時，加強(qiáng)思想教育，提高職業(yè)道德水平，把科技檔案工作首先建立在遵循客觀規(guī)律和發(fā)揮人的積極作用的基礎(chǔ)之上?？萍紮n案形成的各個環(huán)節(jié)是一個有機(jī)的整體，哪個環(huán)節(jié)的工作沒有做好都會影響到全局的工作管理。因此，必須樹立質(zhì)量第一的思想，把檔案質(zhì)量貫穿在檔案工作的始終，同時把科技文件材料的形成歸檔過程看成是一個無限循環(huán)的過程。不斷將影響歸檔質(zhì)量的信息反饋到新工作中去。

對科技檔案規(guī)范化達(dá)標(biāo)管理，是維護(hù)檔案工作的基本原則的有效途徑。同時，標(biāo)準(zhǔn)化管理是科技檔案為科研生產(chǎn)以及廣大利用者提供服務(wù)、互通信息的重要基礎(chǔ)，是科技檔案交流的必要條件，是應(yīng)用現(xiàn)代化管理的首要前提。

3.實現(xiàn)科技檔案管理現(xiàn)代化

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案管理的重要手段之一，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提和基礎(chǔ)，可以為檔案管理軟件創(chuàng)造一個良好的應(yīng)用環(huán)境，加快檢索速度，提高利用效率，發(fā)揮檔案信息共享優(yōu)勢。應(yīng)充分發(fā)揮計算機(jī)管理的優(yōu)勢實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的計算機(jī)管理，提高管理質(zhì)量和工作效率，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化，通過采用企業(yè)局域網(wǎng)和國家信息高速公路等計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步建立具有高效率管理和開發(fā)利用檔案信息資源能力的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，同時滿足檔案管理人員和科技人員的需要。

積極運(yùn)用高新技術(shù)，實現(xiàn)科技檔案資源共享。檔案利用的方式、手段及傳播的媒介是隨社會進(jìn)步而進(jìn)步的。隨著計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人類生活、工作和學(xué)習(xí)各個領(lǐng)域中的普及。如何積極運(yùn)用高新技術(shù)，實現(xiàn)科技檔案資源共享，已成為當(dāng)前檔案工作急需解決的問題。筆者認(rèn)為可以從以下兩個方面解決：首先，要增加資金投入，逐步配備計算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)以及用于防盜、防火、防潮、防塵的各種現(xiàn)代化的硬件設(shè)施。其次，要應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以“政府上網(wǎng)工程”的辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化和全面信息共享為契機(jī)，加強(qiáng)科技檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理。

4.加強(qiáng)科技檔案人員自身素質(zhì)建設(shè)

作為科技檔案管理人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，要具備較強(qiáng)的科技檔案管理專業(yè)知識，以便及時準(zhǔn)確地為科技檔案的使用者提供科技檔案，實現(xiàn)科技檔案管理工作的目的。同時檔案工作人員還必須加強(qiáng)計算機(jī)的學(xué)習(xí)，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)服務(wù)?？萍紮n案工作中涌現(xiàn)出的人才是檔案管理的精英，他們對檔案工作的質(zhì)量研究和發(fā)展起著一種引導(dǎo)的作用。作為企業(yè)科技檔案管理人員，一定要解放思想，不斷更新觀念，更新知識結(jié)構(gòu)，堅決破除因循守舊、墨守成規(guī)的舊觀念，樹立與時俱進(jìn)、勇于探索、積極創(chuàng)新的時代理念；牢固樹立檔案工作為生產(chǎn)、經(jīng)營、科技服務(wù)的思想，充分發(fā)揮檔案這一無形資產(chǎn)的無限價值，積極為本企業(yè)乃至同行業(yè)提供多渠道、全方位、高效率的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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