中小企業(yè)合同管理系統(tǒng)的設(shè)計與研發(fā)

吳迪

摘要：當(dāng)前社會發(fā)展過程中人們越來越重利益方面的約束性，而合同作為人們有效的約束方式之一，不僅對人們的責(zé)任和義務(wù)具有良好的規(guī)定，而且也是企業(yè)能夠在發(fā)展過程中維護自身利益的關(guān)鍵武器。因此，在現(xiàn)代社會中，企業(yè)需要重視合同管理，這與企業(yè)經(jīng)營成敗具有十分密切的關(guān)系。而在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，在合同管理方面就可以不斷提升效率，同時也是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過程中的重要的保障。尤其是中小企業(yè)，在合同管理方面需要運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)而建設(shè)良好的管理系統(tǒng)，更好地應(yīng)對中小企業(yè)在合同管理方面所存在的一些缺陷，在市場經(jīng)濟條件下，中小企業(yè)的利益才能夠得到良好的保障。該文重點分析當(dāng)前的中小企業(yè)在合同管理方面系統(tǒng)的設(shè)計情況。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；合同管理系統(tǒng)；設(shè)計；研發(fā)

由于我國經(jīng)濟發(fā)展處于重要的轉(zhuǎn)型期，而國家也加強對中小企業(yè)扶持的力度，在此背景下，我國的中小企業(yè)獲得了良好的發(fā)展機遇，這對中小企業(yè)而言，需要進一步抓住其機遇而更好地發(fā)展和強大，從而為我國經(jīng)濟穩(wěn)定上升注入新的力量。其中是企業(yè)的合同管理是一項十分重要的任務(wù)，這不僅直接和企業(yè)經(jīng)營狀況有十分密切的關(guān)系，而且也是企業(yè)在實踐工作中能夠需要高度重視的方面，合同涉及到企業(yè)發(fā)展過程中的直接利益。因此，本文從合同的基本含義人手分析當(dāng)前中小企業(yè)如何在管理方面設(shè)計系統(tǒng)，進一步提升中小企業(yè)在合同管理方面的能力。

1.概述合同的含義

根據(jù)我國民法規(guī)定中對合同所給出的定義可知，合同有狹義與廣義，廣義合同指的是民事主體（兩個或者以上）就某件事而設(shè)立、變更以及終止權(quán)利義務(wù)的協(xié)議；而狹義合同的含義則指的是債權(quán)合同，民事主體（兩個或者以上）設(shè)立、變更以及終止債權(quán)的協(xié)議，也將其稱之為民事合同。這是保護當(dāng)事人權(quán)益的重要的文件，同時對維護良好的經(jīng)濟秩序和促進社會和諧等方面具有重要意義。在當(dāng)前經(jīng)濟體制下，各個市場主體都需要通過一定的方式保護自己的權(quán)益，然而企業(yè)作為重要的市場主體，更需要在生產(chǎn)和經(jīng)營中加強管理合同，從而使得企業(yè)自身利益不會受到威脅。

2.分析中小企業(yè)在合同管理方面存在的問題

當(dāng)前，我國許多中小型的企業(yè)對合同管理基本是依靠人工，例如通過簡單的Word和Excel辦公軟件對企業(yè)中的各種合同進行處理、歸檔以及統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，通過這種方式管理合同存在許多的問題，第一，如文檔整理和管理具有一定的困難性，因為采用當(dāng)前中小企業(yè)所簽訂的紙質(zhì)合同基本是一式三份，然而企業(yè)管理的方式基本采用的是直接保存原件，這種方式在長時間保存工作中將難以保障合同的完整性，可能會出現(xiàn)蟲蛀等問題，從而影響了合同的質(zhì)量。此外，由于人工保存合同還會導(dǎo)致查閱工作帶來不便性的問題，如查閱時需要花費大量時間，從而造成時間浪費的問題。第二，合同管理工作難度大，由于中小企業(yè)在發(fā)展過程中和不同的對象之間會建立合同管理，此時企業(yè)中的合同將會越來越多，而采用傳統(tǒng)的方式管理合同，工作人員只能是通過手工的方式將合同中的內(nèi)容錄入文檔中，這就增加了管理人員的工作量，再者由于管理人員每天處理大量，難免會出現(xiàn)一些誤差，這不僅導(dǎo)致企業(yè)中利益難以得到保護，而且嚴(yán)重的情況下還會對企業(yè)發(fā)展帶來較大的困難。第三，合同信息匯總存在較大的困難，由于中小企業(yè)在合同管理工作中主要采用的手工的方式，然而企業(yè)各個部門中所需要的合同不同、簽訂的合同也存在較大的差異性，因此，對于合同管理人員而言，他們對合同進行匯總過程中存在較大的難度，例如需要耗費大量的時間，這對企業(yè)發(fā)展中做出重要的決策帶來不良影響。第四，對合同管理過程中沒有有效的預(yù)警機制，例如運用傳統(tǒng)的合同管理方式難以有效掌握合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，尤其是其中的結(jié)款情況，并沒有通過良好的方式進行控制和預(yù)警珂，這就難以準(zhǔn)確掌握當(dāng)前合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，從而對企業(yè)準(zhǔn)確預(yù)測某個項目的收支情況沒有提供有效幫助，這對企業(yè)發(fā)展中掌握資金流以及運作資源等帶來許多問題。

3.結(jié)合信息技術(shù)而設(shè)計合同管理的系統(tǒng)

由于當(dāng)前我國的經(jīng)濟發(fā)展越來越快，再加上國家對中小企業(yè)的扶植力度較大，因此，我國許多中小企業(yè)在發(fā)展中就積極參與各種不同的市場主體合作，其中就需要通過簽訂合同的方式保證雙方的利益，這就需要企業(yè)做好合同管理的工作。而現(xiàn)代化的技術(shù)管理過程中，需要結(jié)合中小企業(yè)的實際情況而設(shè)計合同管理的系統(tǒng)，本文中主要是采用的是面向?qū)ο蠓绞竭M行分析，運用信息技術(shù)而提升合同管理的效率。中小企業(yè)采用這一系統(tǒng)可以在合同管理過程中實現(xiàn)如下的目標(biāo)：第一，監(jiān)控好合同的工作進度，并根據(jù)良好的工作狀態(tài)而對實時監(jiān)控企業(yè)中各個不同的工作情況，例如根據(jù)合同執(zhí)行進度等；第二，充分明確合同雙方的責(zé)任情況，通過面向?qū)ο蟮姆绞皆O(shè)計合同管理的系統(tǒng)，可以更好地幫助合同當(dāng)事人更好地履行合同，同時也能夠增加合同履行合同當(dāng)事人的責(zé)任感。而在企業(yè)中則可以通過這種方式而不斷明確各個崗位工作權(quán)限，一方面是防止工作人員出現(xiàn)越權(quán)的情況，另一方面則是進一步明確合同的責(zé)任，并能夠落實到對應(yīng)的人中，這對解決合同中的協(xié)同問題帶來一定的幫助；第三，減少企業(yè)合同管理的開支，同時也能夠促使企業(yè)降低成本。

4.分析合同管理的系統(tǒng)設(shè)計情況

本文根據(jù)當(dāng)前我國中小企業(yè)發(fā)展的特點和企業(yè)中的組織結(jié)構(gòu)，而設(shè)計合同管理的系統(tǒng)。具體的工作模塊請見圖1所示。

4.1分析企業(yè)市場部合同管理的情況

由于企業(yè)中的市場部在合同簽訂之后才能夠更好地便于其他部分開展工作，此時，市場部在合同管理中所需要完成的任務(wù)有：發(fā)放合同登記表格、合同報批以及作廢處理等。合同登記是企業(yè)中的市場專員在掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)的情況而在企業(yè)合同管理的系統(tǒng)中補充空白項，并根據(jù)合同的種類而進行編號和保存。在此管理系統(tǒng)中就可以便于管理人員找出對應(yīng)業(yè)務(wù)的合同，并實時掌握合同的執(zhí)行情況。

4.2分析企業(yè)業(yè)務(wù)部合同管理的情況

企業(yè)市場部在簽訂合同條款之后，其業(yè)務(wù)部主管就可以安排企業(yè)中的相關(guān)人員根據(jù)合同內(nèi)容而完成對應(yīng)的工作內(nèi)容，同時也是實際履行合同義務(wù)的重要體現(xiàn)。其中業(yè)務(wù)部分在工作分配中，則需要主管人員更好地掌握合同內(nèi)容，并做到嚴(yán)格遵守合同要求。計劃報批指的是業(yè)務(wù)員根據(jù)自己負責(zé)工作的情況而掌握信息系統(tǒng)中的合同登記的情況，然后將具體的工作進度交給企業(yè)中對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進行審批，尤其是在重大的項目中，業(yè)務(wù)員就需要即使將問題報告至主管領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)工作情況而提出對應(yīng)的意見。

4.3分析企業(yè)綜合部對合同管理的情況

由于企業(yè)的綜合部在工作中所涉及的內(nèi)容較多，例如合同登記、蓋章處理、發(fā)票登記、業(yè)務(wù)人員的績效登記、收費登記、報告登記以及發(fā)票作廢處理等。其中合同蓋章指的是工作人員根據(jù)企業(yè)中市場部和業(yè)務(wù)部的情況而對其中的合同進行集中蓋章處理，并在合同管理的系統(tǒng)中及時做好登記。而開具發(fā)票則主要指的是履行合同中對發(fā)票情況的登記，在合同管理的系統(tǒng)中能夠便于今后工作查閱，進而提升工作效率。此外，績效登記就是按照合同中的所設(shè)計的績效而發(fā)放給員工對應(yīng)的獎金，這在系統(tǒng)中能夠透明化的展示出來。

4.4企業(yè)中工作審核

在合同管理的系統(tǒng)，可以增加幾個不同的模塊，例如合同審核、計劃審核、鑒證類以及服務(wù)類的工作計劃等，從而便于工作人員做好對應(yīng)的工作檢查，進而提升合同管理的工作效率。

4.5合同統(tǒng)計和查詢模

在合同管理過程中還涉及對查詢工作和統(tǒng)計工作，此時在合同系統(tǒng)中就可以便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)適時根據(jù)自己的工作情況而掌握企業(yè)中的合同的執(zhí)行情況，例如對于已簽訂的合同，則可以在管理系統(tǒng)中通過已簽?zāi)K中進行查詢。

4.6系統(tǒng)維護

隨著企業(yè)中合同數(shù)量不斷增加，各個模塊所包含的業(yè)務(wù)也會增加，因此，在管理合同中就需要定期維護這些系統(tǒng)，例如做好數(shù)據(jù)備份以及恢復(fù)的工作等。

5.分析企業(yè)中合同管理的工作流程

第一，市場部在軟件系統(tǒng)中完成合同登記，主要包括合同的編號、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人、合同發(fā)放人（這可以自動填寫）、回收提醒等。第二，員工領(lǐng)用登記，其基本信息如名稱、聯(lián)系人、分局、工商執(zhí)照號等。第三，業(yè)務(wù)部收回從系統(tǒng)中發(fā)出的合同情況，然后將這些紙質(zhì)的合同進行核查，沒有發(fā)現(xiàn)問題之后再將系統(tǒng)中的信息補充完整，此時可以通過附件的形式或者是電子稿的形式而在合同管理的系統(tǒng)進性報批，只有當(dāng)企業(yè)中批復(fù)人同意之后，此合同才能夠進入系統(tǒng)中，而工作人員才可以在查閱合同中找到對應(yīng)的合同編號。第四，企業(yè)中的綜合部主要是在系統(tǒng)中沒有充分顯示的位置處設(shè)置合同催款，并提示具體的時間，從而便于綜合部更好地開展工作。

6.結(jié)束語

由于中小企業(yè)在參與市場經(jīng)濟的活動中涉及許多的方面的內(nèi)容，尤其是其他市場主體之間建立一定的合作關(guān)系，就需要通過合同來規(guī)約雙方的權(quán)利和義務(wù)，這是保障中小企業(yè)在發(fā)展過程中利益的重要方式。在當(dāng)前市場經(jīng)濟背景下，中小企業(yè)需要不斷提升自身適應(yīng)經(jīng)濟狀況的能力，并且能夠在市場競爭中占據(jù)有利位置。因此，通過加強合同管理的方式而不斷提升中小企業(yè)能力。從目前中小企業(yè)在合同管理過程中所存在的問題出發(fā)，并結(jié)合我國經(jīng)濟發(fā)展的實際狀況而分析中小企業(yè)在合同管理方面的策略，即結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)而設(shè)計良好的合同系統(tǒng)，同時還結(jié)合了現(xiàn)代背景下中小企業(yè)的管理思想，促進企業(yè)能夠在合同管理方面不斷提升綜合能力，從而幫助企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部合同管理目標(biāo)。此外，在此系統(tǒng)中，還增加了基本財務(wù)的處理功能項，例如對企業(yè)業(yè)務(wù)情況的查詢和統(tǒng)計功能，便于中小企業(yè)在合同管理實踐工作中提升效率，最終達到優(yōu)化企業(yè)資源的目標(biāo)。