基于內(nèi)部控制五要素的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

鄧二忠

[摘 要]采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)關(guān)系到了企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，其中為進(jìn)一步分析采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，文章主要從COSO報(bào)告中所提出的內(nèi)部控制五要素作為契合點(diǎn)，從諸多方面展開(kāi)論述與分析。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制五要素；采購(gòu)業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.279

1 構(gòu)建采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境

毋庸置疑，環(huán)境關(guān)系企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，且對(duì)環(huán)境加以控制也會(huì)在潛移默化中提高員工的道德素養(yǎng)、改善管理觀念、創(chuàng)新人力資源等，因此在當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)下，積極構(gòu)建完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境具有重要的作用。

第一，需要加強(qiáng)重視企業(yè)員工的素養(yǎng)與價(jià)值觀。眾所周知，企業(yè)氛圍往往對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)有著決定性作用，需要做到以下幾點(diǎn)：其一是企業(yè)員工需要將企業(yè)的利益放在首位，還需要避免出現(xiàn)私人利益與公司利益發(fā)生沖突；其二是企業(yè)需要嚴(yán)格遵循誠(chéng)信為本的基本理念，在日常工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)；其三是如果出現(xiàn)各種違規(guī)現(xiàn)象，需要及時(shí)檢舉，并且企業(yè)員工需要做好自身定位工作，如果發(fā)現(xiàn)有違反法律法規(guī)的情況要及時(shí)向監(jiān)督部門(mén)報(bào)告，且企業(yè)要根據(jù)實(shí)際的情況給予獎(jiǎng)懲；其四是企業(yè)需要進(jìn)一步明確所有的員工都遵守相關(guān)的道德準(zhǔn)則，對(duì)于嚴(yán)重違紀(jì)的人員要免職；其五是企業(yè)還需要避免員工利用資源以及企業(yè)財(cái)產(chǎn)為自己謀取利益，或者企業(yè)要有針對(duì)性地制定政策保護(hù)機(jī)密信息，尤其在進(jìn)行采購(gòu)的時(shí)候要避免泄露。

第二，需要提高勝任能力。[1]在新形勢(shì)下，企業(yè)員工需要提高自身的勝任能力，并且要完成各項(xiàng)工作任務(wù)需求，相應(yīng)的管理層要設(shè)定合適的工作崗位，尤其在選拔與招聘員工的時(shí)候制定條件。其中在設(shè)定工作所需的知識(shí)技能時(shí)，需要根據(jù)工作的性質(zhì)加以判斷，還需要從現(xiàn)實(shí)角度出發(fā)對(duì)人力資源成本加以考慮與探究。還有一點(diǎn)是采購(gòu)部門(mén)在發(fā)展中，需要保證采購(gòu)人員具有良好的市場(chǎng)敏感性以及收集市場(chǎng)信息的能力。

第三，需要從組織結(jié)構(gòu)角度分析。從基本屬性分析，組織結(jié)構(gòu)是權(quán)責(zé)分工的主要架構(gòu)，不管是哪一種組織結(jié)構(gòu)，均需要按照企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)加以集中與分散，從根本上保證信息的溝通與交流，如此才能真正保證企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，當(dāng)然也只有這樣其采購(gòu)活動(dòng)運(yùn)行才會(huì)具有高效率。[2]

2 對(duì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估

一般而言，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要包括了四方面的要求，分別是目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)對(duì)應(yīng)，從整體角度分析，還需要考慮多方面的發(fā)展因素。其一是在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的時(shí)候需要積極設(shè)立目標(biāo)，且企業(yè)還需要嚴(yán)格按照對(duì)應(yīng)的戰(zhàn)略目標(biāo)制定各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、采購(gòu)目標(biāo)等。要清楚了解到只有確定目標(biāo)才能保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的有序性，才能保證采購(gòu)業(yè)務(wù)從內(nèi)到外、各個(gè)環(huán)節(jié)的通暢性，當(dāng)然設(shè)定目標(biāo)之后還會(huì)減少徇私舞弊、肆意挪用資金的現(xiàn)象，可以準(zhǔn)確地提供采購(gòu)的會(huì)計(jì)信息，真正滿(mǎn)足企業(yè)的生產(chǎn)要求，減少各種違法犯罪現(xiàn)象的發(fā)生。[3]其二是在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的時(shí)候需要對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行考慮與分析，還需要對(duì)企業(yè)與外界的影響性進(jìn)行概述，從屬性分析，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是不斷重復(fù)的，還會(huì)根據(jù)環(huán)境變化而不斷變化，在采購(gòu)中主要存在的風(fēng)險(xiǎn)非常多，比如像欺上瞞下、盲目采購(gòu)、驗(yàn)收不嚴(yán)格、以次充好等，因此在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的時(shí)候需要加強(qiáng)控制，或采取相關(guān)的措施，如座談?dòng)懻?、案例分析等方法。其三是在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別之后要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)加以分析，需要分析的內(nèi)容有風(fēng)險(xiǎn)的重要性程度、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性等，其中風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略也是十分重要的，企業(yè)需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行權(quán)衡，根據(jù)不同的風(fēng)險(xiǎn)選擇不同的策略，還需不定期地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

3 設(shè)計(jì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制活動(dòng)

第一是需要積極設(shè)定采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部職責(zé)分離制度，尤其是在企業(yè)采購(gòu)的時(shí)候需要根據(jù)實(shí)際的情況進(jìn)行職務(wù)分離，主要內(nèi)容包括：實(shí)現(xiàn)采購(gòu)執(zhí)行的相分離、貨物采購(gòu)人在采購(gòu)之后不可對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收、采購(gòu)貨款需要與執(zhí)行職務(wù)相互分離、貨款記錄者不可擔(dān)任付款的職責(zé)。[4]

第二是需要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的編制，其中需要嚴(yán)格按照企業(yè)的年度計(jì)劃加以分析，保證其科學(xué)性以及合理性，并且采購(gòu)計(jì)劃需要按照市場(chǎng)的外部環(huán)境加以分析，如此才能真正保證計(jì)劃的可行性，還能夠減少計(jì)劃的隨意性。

第三是做好訂購(gòu)環(huán)節(jié)控制策略。其一是要做好采購(gòu)價(jià)格的控制，企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況制定相應(yīng)的供應(yīng)商檔案，并且不斷更新其信息與檔案，與廣大供應(yīng)商構(gòu)建良好的合作關(guān)系，保證在采購(gòu)的過(guò)程中買(mǎi)到質(zhì)量?jī)r(jià)廉的材料。企業(yè)還可以在市場(chǎng)中收集各個(gè)供應(yīng)商的信息，并對(duì)優(yōu)秀的供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)，公開(kāi)競(jìng)標(biāo)。其二是需要控制采購(gòu)合同，企業(yè)需要加強(qiáng)合同管理，積極制定完善的采購(gòu)合同，在整個(gè)采購(gòu)計(jì)劃與合同簽訂的時(shí)候要增加財(cái)務(wù)部的時(shí)間，保證對(duì)每一項(xiàng)合同進(jìn)行登記，并且還需要由專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行最后審核。

第四是做好采購(gòu)管理制度計(jì)劃，該內(nèi)容主要面對(duì)的是對(duì)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度加以設(shè)計(jì)，其中采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度主要采取的是分散制，簡(jiǎn)而言之，便是將采購(gòu)的權(quán)利分散到各個(gè)部門(mén)。[5]經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度則是由崗位責(zé)任制與采購(gòu)費(fèi)用承包制所組成的，在采購(gòu)部門(mén)中需要加以明確，保證采購(gòu)中能夠各司其職。

第五是做好入庫(kù)驗(yàn)收的程序。從全局出發(fā)分析，入庫(kù)驗(yàn)收不僅要對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，而且還需要對(duì)供貨方的發(fā)貨單進(jìn)行檢查，只有經(jīng)過(guò)檢查才能保證貨物是在合作的供貨方那里所發(fā)出的。還有一點(diǎn)是在入庫(kù)驗(yàn)收的時(shí)候要對(duì)驗(yàn)收的人員與職責(zé)加以明確，驗(yàn)收的過(guò)程中積極編寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并要由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，這樣才能將貨物中出現(xiàn)的問(wèn)題加以分析與解決。

第六是要做好采購(gòu)業(yè)務(wù)中付款的控制。通常情況下，企業(yè)只有檢查貨物且保證沒(méi)有任何漏洞之后才會(huì)支付貨款，但是在支付貨款的時(shí)候同樣需要加強(qiáng)分析與考慮，比如要對(duì)發(fā)票的價(jià)格、稅費(fèi)等進(jìn)行核對(duì)，了解是否與合同一致，只有等到所有的憑證全部辦齊之后才能支付貨款。值得注意的一點(diǎn)是對(duì)于購(gòu)貨發(fā)票之外的成本，在進(jìn)行支付之前需要由會(huì)計(jì)部門(mén)對(duì)其憑證加以審查，從根本上保證合法性。

4 做好采購(gòu)中的信息溝通工作

在整個(gè)采購(gòu)的過(guò)程中要想控制成本需要做好信息溝通工作，企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)需要加強(qiáng)分析原材料的價(jià)格、市場(chǎng)的供求關(guān)系、國(guó)家的宏觀經(jīng)濟(jì)與政策等。為保證采購(gòu)的科學(xué)性，企業(yè)還可以針對(duì)實(shí)際的發(fā)展情況與監(jiān)督部門(mén)進(jìn)行溝通，或者采取多媒體的方式獲得需要的信息。[6]在企業(yè)采購(gòu)中，其信息溝通會(huì)集中在多個(gè)方面，企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)需要與采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行溝通，定期或者不定期地進(jìn)行賬賬核實(shí)工作，這樣才能真正減少各類(lèi)貪污犯罪現(xiàn)象的發(fā)生。企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)還需要加強(qiáng)同生產(chǎn)銷(xiāo)售部門(mén)進(jìn)行信息交流，真正實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售的同步，在交流、溝通中發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題并在短時(shí)間內(nèi)解決。信息溝通的方式非常多，比如采取網(wǎng)絡(luò)、政策手段、錄像、口頭傳達(dá)等。在新形勢(shì)下筆者認(rèn)為還需要采取協(xié)同采購(gòu)的方式，如此可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制，甚至還可以解決企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，在無(wú)形中將采購(gòu)問(wèn)題解決。但是這種模式往往需要對(duì)信息、溝通有著非常多的要求。

5 做好采購(gòu)業(yè)務(wù)中的監(jiān)督工作

監(jiān)督工作推動(dòng)了企業(yè)采購(gòu)的可行性，且監(jiān)督主要分為兩種，分別是內(nèi)部監(jiān)督、外部監(jiān)督。其中內(nèi)部監(jiān)督包括兩點(diǎn)：其一是企業(yè)監(jiān)督部門(mén)，具有代表性的便是審計(jì)委員會(huì)，企業(yè)的監(jiān)督部門(mén)需要定期或者不定期地對(duì)采購(gòu)流程加以監(jiān)督，規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。其二是采購(gòu)負(fù)責(zé)人需要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)部門(mén)以及采購(gòu)人員的監(jiān)督與檢查，可以由企業(yè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人實(shí)施聯(lián)合檢查與個(gè)人檢查。而對(duì)于外部監(jiān)督，則主要是企業(yè)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)人員，對(duì)其內(nèi)部控制有效性加以評(píng)價(jià)，還需要對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而起到良好的監(jiān)督管理作用。

6 結(jié) 論

綜上所述，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制關(guān)系企業(yè)的發(fā)展，尤其在當(dāng)前新形勢(shì)下，需要積極做好采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)工作。在本文中主要從五個(gè)方面展開(kāi)分析，分別是構(gòu)建采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境、對(duì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估、設(shè)計(jì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制活動(dòng)、做好采購(gòu)中的信息溝通工作、做好采購(gòu)業(yè)務(wù)中的監(jiān)督工作，從內(nèi)部控制五要素分析，可以將采購(gòu)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題加以分析與解決，才可以真正提高企業(yè)采購(gòu)能力，真正推動(dòng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]全玲，高松林.采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2013（24）：68-69.

[2]張玲玲.ERP環(huán)境下企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制探析[J].經(jīng)濟(jì)師，2014（3）：267-268.

[3]鐘健梅.淺析網(wǎng)絡(luò)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制——基于內(nèi)部控制五要素的幾點(diǎn)思考[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2014（11）：156-158.

[4]劉雪麗.新時(shí)期國(guó)有企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制及業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014（27）：130-131.

[5]全麗.制造型企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制常見(jiàn)問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施[J].東方企業(yè)文化，2015（19）：345，349.

[6]王鳳旭.淺析采購(gòu)環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制——以高校采購(gòu)業(yè)務(wù)為例[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2012（28）：62-63.