圖書館檔案管理與圖書館事業(yè)的發(fā)展研究

趙靜

（曹縣圖書館 山東曹縣 274400）

摘要：在當(dāng)今信息被廣泛應(yīng)用的時(shí)代，圖書館事業(yè)的發(fā)展也日趨被人們所重視，而要促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展，做好管理便順利地成為了其重要的前提條件。在圖書管理中，檔案管理占據(jù)著十分重要的地位，能否將這一工作做好，將會(huì)對(duì)圖書館日后的發(fā)展起決定性的影響。筆者根據(jù)自身對(duì)圖書館檔案的認(rèn)識(shí)，對(duì)圖書館檔案管理工作在圖書事業(yè)發(fā)展中所起的作用做了淺要分析，并從中提出了一些強(qiáng)化管理的建議和措施，希望能給相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案管理；圖書館事業(yè)；發(fā)展

檔案管理工作極具挑戰(zhàn)性，在圖書館事業(yè)發(fā)展過程中起著相當(dāng)大的作用，檔案中囊括了人們的各種活動(dòng)方式、活動(dòng)后的感悟以及人們的發(fā)展等內(nèi)容，能夠?yàn)槿蘸蟮墓ぷ髌鸬揭龑?dǎo)和促進(jìn)作用。圖書館事業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理，它們之間是相輔相成的，認(rèn)真落實(shí)好檔案管理工作，不僅能夠促進(jìn)圖書館工作中的交流，還能夠推動(dòng)各個(gè)相關(guān)工作的順利進(jìn)行，由此可見，提高檔案管理水平對(duì)于圖書館的發(fā)展而言是意義重大的。

1圖書館檔案記載著圖書事業(yè)的發(fā)展歷程

檔案管理工作在圖書館事業(yè)發(fā)展中所發(fā)揮的作用是不容忽視的，檔案中不僅僅記錄了圖書館的歷史活動(dòng)，還對(duì)圖書館中的一些服務(wù)、建設(shè)發(fā)展有所記載，這些記錄是圖書館的財(cái)富，從整體上反映出了圖書館的綜合實(shí)力和基本活動(dòng)。

1.1檔案的形成及分類

圖書檔案是圖書館各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生或直接形成的原始記錄的載體，對(duì)于圖書管理工作有著一定的利用價(jià)值。在國家有關(guān)法律和法規(guī)中，圖書館檔案被分為九個(gè)一級(jí)類目，依次包括：行政管理、圖書業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案、黨群工作、人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、實(shí)物和聲像檔案。

1.2檔案收集和整理

檔案的收集是檔案管理工作的開端，包含著對(duì)各類文件的收集，主要包含兩大方面內(nèi)容：圖書館檔案室接收和征集檔案。在對(duì)文件的收集過程中，對(duì)產(chǎn)生的原始記錄都要進(jìn)行精確統(tǒng)計(jì)和保存，以免遺漏，便于日后可能需要的總結(jié)與查閱。檔案收集的任務(wù)是解決檔案分散狀況與保管、利用檔案要求，合理集中矛盾，只有“化分散為集中”，才便于保管和利用。

2檔案管理是圖書館工作的基礎(chǔ)

2.1完善檔案管理設(shè)備

在檔案管理工作中，檔案的安全保管至關(guān)重要，為此，圖書館可在檔案管理的細(xì)節(jié)上做文章，這樣更有利于檔案的管理和查找，避免了因檔案凌亂不堪而難以查找的現(xiàn)象。

2.2提高檔案工作質(zhì)量

工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)檔案的各項(xiàng)工作方案進(jìn)行新一輪的修訂，全面整理圖書館各個(gè)時(shí)期的檔案，要使得檔案資料能夠用合理的方式進(jìn)行類別劃分、卷目清晰、擺放有序、查閱方便。

2.3加快檔案管理步伐

當(dāng)今世界的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)也要求檔案管理能夠向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，這對(duì)于檔案管理效率的提高起到了促進(jìn)作用。為了達(dá)到這一目標(biāo)，圖書館可以增設(shè)一些必要的現(xiàn)代設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上采用一些檔案管理軟件，全程以計(jì)算機(jī)來進(jìn)行管理操作，從而提高檔案管理的效率，進(jìn)一步促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展。

3如何做好檔案管理工作

3.1增強(qiáng)工作人員的檔案意識(shí)

檔案意識(shí)的加強(qiáng)在當(dāng)今社會(huì)已成了普遍的趨勢(shì)，隨著社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)跐撘颇刑岣吡藢?duì)檔案管理工作的要求，也越來越將注重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到此項(xiàng)工作上來，檔案意識(shí)的增強(qiáng)，不僅對(duì)于檔案管理效率的提高起到極其重要的作用，對(duì)于其作用的發(fā)揮也具有深遠(yuǎn)的意義。圖書館要制定計(jì)劃，定期對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督檢查和考核，強(qiáng)化檔案管理工作，使其能夠高效快速地發(fā)展起來。

3.2領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作給予高度的重視

在圖書館的工作計(jì)劃中，應(yīng)為檔案管理工作留有特定的位子并認(rèn)真制定計(jì)劃，給此項(xiàng)工作予以高度重視，在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)要就檔案工作的重要性和要求向工作人員進(jìn)行多次強(qiáng)調(diào)，讓他們從思想上重視起此項(xiàng)工作，讓此項(xiàng)工作能夠更加規(guī)范，更加嚴(yán)謹(jǐn)，更加科學(xué)，掀起新一輪檔案管理的高潮。

3.3對(duì)制度建設(shè)予以高度重視

制度建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的影響很大，它的健全與否與其工作的順利有序進(jìn)行密切相關(guān)。為此，圖書館必須尋找一些有效的措施，提出切實(shí)可行的方案來對(duì)制度建設(shè)進(jìn)行落實(shí)，如按相關(guān)工作要求，完善檔案管理制度，使其成為一個(gè)系統(tǒng)而有序的整體；原來分散的管理方式也可為集中管理方式所取代；做好對(duì)檔案的保管統(tǒng)計(jì)；做到管理中的每個(gè)工作都有依有據(jù)；為檔案管理的工作提供強(qiáng)有力的保障等。做好上述工作，定能推動(dòng)圖書館工作的順利開展。

3.4提高管理水平，發(fā)揮檔案作用

尋求有效措施對(duì)提高檔案管理的水平進(jìn)行不斷提升，在實(shí)際的管理過程當(dāng)中，需要充分發(fā)揮人們的主觀能動(dòng)性，對(duì)于技術(shù)手段，需要不斷地進(jìn)行更新。在檔案管理當(dāng)中，最重要的當(dāng)屬管理人員的技術(shù)水平以及綜合素質(zhì)，只有這樣，才能提高檔案管理的整體效率和整體質(zhì)量。

4檔案的管理在圖書館當(dāng)中的運(yùn)用

4.1檔案管理與圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的關(guān)系

檔案管理工作可被看做是圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)，圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作沒有人們想象的那么簡單，是一種比計(jì)算更為精確，更為科學(xué)的一種方法，通過對(duì)工作記錄的分析，圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作還能拋磚引玉，創(chuàng)新人們的思維，為圖書館工作的順利進(jìn)行提供保障。圖書館的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作具有自身的特性，依據(jù)相關(guān)要求，它通過對(duì)原始記錄的分析來歸納得到最終的結(jié)果，以此來指導(dǎo)圖書館的日后工作活動(dòng)。

4.2圖書館的檔案工作是人力資源建設(shè)的主要依據(jù)

圖書館必須要跟上時(shí)代的步伐，努力創(chuàng)新，滿足日新月異的需求變化，人才的培養(yǎng)和引進(jìn)問題迫在眉睫。而人才培養(yǎng)計(jì)劃要循序漸進(jìn)，不能毫無根據(jù)和計(jì)劃。如果圖書館沒有專業(yè)的人才資源的長期支持會(huì)造成與社會(huì)的脫節(jié)和管理上的拖沓，沒有針對(duì)性的培養(yǎng)也會(huì)造成人才資源的流失和浪費(fèi)。

4.3檔案的管理工作能夠?yàn)閳D書館質(zhì)量的提升提供保障

業(yè)務(wù)檔案是根據(jù)在實(shí)際工作中針對(duì)圖書館開展每一項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記載，包含活動(dòng)的策劃、實(shí)施和后期成效等內(nèi)容。在讀者進(jìn)行相關(guān)檢索時(shí)，可以根據(jù)個(gè)人需求進(jìn)行信息的搜索。為了滿足讀者這項(xiàng)需求，圖書館必須對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真的記載和管理，對(duì)每項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)的完整過程做好總結(jié)和文件資料。文件資料包括：活動(dòng)的構(gòu)思、預(yù)備實(shí)行方案、活動(dòng)中出現(xiàn)的問題、活動(dòng)所取得的效果、對(duì)活動(dòng)的反思和總結(jié)等內(nèi)容。這些文件資料為圖書館的未來奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為以后的活動(dòng)提供了寶貴的資料和借鑒。在圖書館后期的活動(dòng)中，這些檔案可以為相關(guān)業(yè)務(wù)者提供參考內(nèi)容，可以節(jié)省前期準(zhǔn)備的時(shí)間和工作量，甚至可以采取相同的思路，為服務(wù)工作提供了便捷之路，另外也對(duì)圖書館的品牌效應(yīng)助一臂之力，更有利于特色服務(wù)的宣傳和推廣。

5 結(jié)語

總的來說，檔案作為當(dāng)今信息時(shí)代不可或缺的一部分而存在，其本身的特性就具有極強(qiáng)的說服力，能夠很容易引起人們的共鳴，無論是人們的實(shí)踐活動(dòng)還是發(fā)展歷程都記錄于其中，它集合了各種方法、經(jīng)驗(yàn)以及成果，能夠作為圖書館之間學(xué)習(xí)借鑒的橋梁，使其取其精華、去其糟粕，從而促進(jìn)圖書館事業(yè)的不斷改進(jìn)與完善，更好地滿足廣大讀者的需求。因此，檔案工作在圖書館事業(yè)建設(shè)方面立下了不小的功勞，是圖書館事業(yè)發(fā)展中不可忽視的一部分，只有將檔案管理工作做好，才能把圖書館的服務(wù)工作做得更好。

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