企事業(yè)單位辦公自動化文件收發(fā)管理研究

唐振新

（南通市通州區(qū)人大常委會辦公室）

摘要： 隨著我國社會的進步和科技的發(fā)展，我國的各行各業(yè)都進入了辦公自動化的時代，這應當說是一種大勢所趨。文書檔案作為記錄我國各類社會組織也企事業(yè)單位的政治、經(jīng)濟、研發(fā)等等不同領(lǐng)域的重要參考資料對于我國而言是具有極為重要意義的一項工作。在辦公自動化的潮流下文書檔案工作也緊跟時代潮流進入了辦公自動化時代，但是文書檔案管理工作進行自動化應用中還是存在著一些問題亟待解決，只有將這些問題解決才可以使得文書檔案的辦公自動化真正的成為文書檔案管理的最佳助力。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；辦公自動化；文件；收發(fā)管理

1、前言

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，使得我國的電子化進程不斷加速，使得我國大部分行業(yè)都進入了自動化辦公的時代。文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。這些資料對于領(lǐng)導作出相關(guān)決策有著重要的參考作用，因此其向電子化與自動化的轉(zhuǎn)變對于我國而言是具有重要意義的。簡單來說文書檔案管理的辦公自動化就是將原本的紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)換為電子格式的檔案利用計算機對這些檔案進行相關(guān)的建立、分類、利用及歸檔工作。下面我們就來談一談關(guān)于文書檔案管理的辦公自動化應用。

2、辦公自動化概述

計算機辦公自動化主要就是指把先進的計算機技術(shù)與通訊技術(shù)等一些科學技術(shù)應用到事業(yè)單位與企業(yè)的日常辦公系統(tǒng)之中，充分的融合信息技術(shù)與辦公活動，這樣就能夠在現(xiàn)代化的辦公活動之中真正的實現(xiàn)自動化與網(wǎng)絡化，實現(xiàn)辦公室設(shè)備的現(xiàn)代化，有效的提高對辦公管理的直觀性與科學性，提高單位辦公活動的效率，提高辦公管理的透明度，同時也能夠增強單位與企業(yè)的團結(jié)性與一致性，節(jié)約人力、物力成本，不斷的規(guī)范現(xiàn)代化辦公行為。

3、文書檔案管理辦公自動化的優(yōu)勢

3.1 文書檔案管理辦公自動化節(jié)省了人工資源

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作對于人工資源的要求是較高的，其無論是建檔收集過程還是其分類與利用和歸檔都需要有專人進行管理，如果文書檔案管理的單位較大那么其一天所需要整理歸納的文書檔案數(shù)量是非常大的，其需要很多工作人員同時進行工作才能夠保證文書檔案管理工作的正常進行。但如今文書檔案管理實現(xiàn)了辦公自動化之后對于人工資源就有了極大的節(jié)省，計算機的應用可以使得文書檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都變得更有效率，計算機可以輔助管理人員對檔案進行自動分類，并且還可以利用專業(yè)軟件避免了檔案信息重復，且在文書檔案需要利用時也僅僅需要利用計算機將電子文件形式的文書檔案復制一份然后直接傳輸給檔案的需求者，省卻了提檔和歸檔的繁瑣程序。當然這種形式的文書檔案利用只能是一般的不具保密性質(zhì)的文書檔案。

3.2 文書檔案管理辦公自動化實現(xiàn)了資源共享

在以往文書檔案雖然具有這較為重要的作用，但是由于共享的手段有限，文書檔案的需求者只能去文書檔案管理部門進行申請然后調(diào)取相關(guān)的檔案，期間費時費力。而如今有了互聯(lián)網(wǎng)和電子文件格式的文書檔案則將這樣的問題徹底解決，一些不具保密性質(zhì)的文書檔案可以直接被文書檔案管理人員儲存在共享電子文件庫當中，需要這些文書檔案的人可以在任何時間直接進入檔案庫調(diào)取相關(guān)的文書檔案，這使得文書檔案的利用方面更加方便，且在真正意義上實現(xiàn)了檔案資源的共享。

3.3 文書檔案管理辦公自動化便于檔案的保存

文書檔案管理的辦公自動化，使得大量的原本紙質(zhì)的檔案變?yōu)榱穗娮訖n案。這就大量節(jié)省了文書檔案管理信息保管所需要的空間，過去紙質(zhì)的文書檔案管理信息的保存需要較大的存放空間，需要將不同的文書檔案管理信息放置在不同的書架或檔案柜當中。電子化的文書檔案管理信息則只需要將文書檔案管理信息存儲到光盤、硬盤等各類數(shù)據(jù)載體當中，需要的存放空間極小。降低了文書檔案管理信息的保管難度，由于紙質(zhì)文書檔案管理信息的特性對于文書檔案的保管環(huán)境有著很高的要求，為了防止文書檔案變黃或蟲蛀需要保管人員定期進行通風或晾曬工作。電子化的文書檔案管理信息對保管環(huán)境的要求則更為寬松，從而使保管工作更加輕松。

4、辦公自動化下文件收發(fā)管理

4.1.收發(fā)文管理模塊概述

對于只有普通權(quán)限的用戶，他在收發(fā)文模塊中沒有對發(fā)文進行審批的權(quán)限，而對于管理員身份進入的用戶，他們卻具有能對所在部門的發(fā)文進行審批管理的權(quán)限。從新建發(fā)文到對發(fā)文進行審批的這個過程，應用到了工作流的思想。所謂的工作流就是對一組人員為完成某一項業(yè)務所進行的工作轉(zhuǎn)交（交互）過程的程序化描述。幾乎所有的業(yè)務過程都可以用工作流形式來表示，比方如辦公自動化應用系統(tǒng)的核心應用-公文審批流轉(zhuǎn)的處理、會議的管理等。對于每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草者）來發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門進行相應的必要的程序處理（如簽署、會簽），最終到達流程的目標（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。工作流程之間是可以相互連接、交叉或者循環(huán)進行的，因而有時會出現(xiàn)一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點。

4.2.收發(fā)文管理及其流程設(shè)計

在本系統(tǒng)中用戶可通過建立發(fā)文子模塊新建一篇發(fā)文，且可選擇發(fā)文是否需要審批，對于不需要審批的發(fā)文直接發(fā)送給郵件的接收者，而對于需要審批的發(fā)文，則郵件被轉(zhuǎn)發(fā)給該用戶所在部門的領(lǐng)導郵箱中，部門領(lǐng)導可通過收發(fā)文管理模塊下的批文子模塊對該用戶的發(fā)文實施審批工作，同時系統(tǒng)以管理員身份給發(fā)件人發(fā)送一封郵件已被駁回的通知郵件。用戶在收發(fā)文管理模塊下可分別查看收件箱、發(fā)件箱、待批文件及它們的詳細信息。用戶通過點擊左側(cè)功能菜單下的收發(fā)文管理模塊，或通過點擊收件箱列表上方的[新建發(fā)文]按鈕，可鏈接到新建發(fā)文的頁面，新建的發(fā)文被自動轉(zhuǎn)存到該用戶的發(fā)件箱列表中。如果用戶擁有系統(tǒng)設(shè)定的管理員權(quán)限，則在收發(fā)文管理模塊下待批文件處理子模塊為可視，用戶可對該子模塊下的待批文件進行處理；如果用戶僅具有普通用戶的權(quán)限，則該子模塊在左側(cè)的功能菜單下為不可視，這樣就實現(xiàn)了對不同用戶的權(quán)限分配。

4.3.瀏覽收發(fā)文模塊的設(shè)計與開發(fā)

在該子模塊中包含了一些下列功能：瀏覽收件箱，以列表形式顯示登錄用戶收到的發(fā)文；瀏覽發(fā)件箱，以列表形式顯示登錄用戶發(fā)送的文件。在收發(fā)文管理模塊下的待批文件模塊的實現(xiàn)與瀏覽收文模塊的設(shè)計比較相近，任何登錄用戶都可以在收文模塊中查看到相應的內(nèi)容，而對于待批文件模塊只對應于擁有一定的審批權(quán)限的管理用戶開放，且只能查看本部門員工發(fā)送的發(fā)文請求。本系統(tǒng)所實現(xiàn)的收件箱是通過查詢數(shù)據(jù)表中發(fā)文的接收人為當前登錄的用戶名來實現(xiàn)的。在收件箱，發(fā)件箱還有待批文件中可供查看該發(fā)文的詳細內(nèi)容。瀏覽收文子模塊的邏輯流程。

4.4.批文審批模塊的設(shè)計與開發(fā)

以管理員身份進入的用戶，可以在收發(fā)文管理模塊下打開待批文件列表，該列表問本部門用戶的新建發(fā)文請求，對于一般的公務性郵件，用戶可以不必經(jīng)過審批而直接發(fā)送給郵件的接收者，而對于比較重要的公務郵件，則需要經(jīng)過本部門領(lǐng)導審批后才可發(fā)送，有必要的對于有些更加重要的公務郵件還需經(jīng)過更高一層的領(lǐng)導審批后才能進行發(fā)送，這是因為其設(shè)計原理差不多，在本系統(tǒng)中就只考慮部門領(lǐng)導為最終的審批者。

5、結(jié)束語

通過對企事業(yè)單位辦公自動化文件收發(fā)管理的研究分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，該項工作的順利進行，有賴于對其多項影響環(huán)節(jié)與要素的充分掌控，有關(guān)人員應該從其客觀實際出發(fā)，研究制定最為符合實際的應用實施策略。

參考文獻：

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