提高財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范化水平的途徑分析

劉建衛(wèi)

佛山市禪城區(qū)引排水調(diào)度中心

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）05-000-02

摘 要 現(xiàn)如今，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平明顯提升，財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理對(duì)于經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目或經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有較為重要的影響。隨著社會(huì)進(jìn)步發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案的管理工作也發(fā)生了很多新的變化，在形式、內(nèi)容上都有革新。但是，在這一過(guò)程中有凸顯了很多問(wèn)題，限制著事企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。本文就提高財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理提出一些建議，希望能借此促進(jìn)企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)檔案 管理 規(guī)范化

一、財(cái)務(wù)檔案概述

財(cái)務(wù)記錄是指記賬憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿等信息的統(tǒng)稱，它反映了單位的經(jīng)營(yíng)狀況和經(jīng)濟(jì)交易情況。財(cái)務(wù)檔案能夠真實(shí)地反映企業(yè)的運(yùn)行軌跡，是單位從事社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)的重要記錄。各事企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案的管理，不僅能對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)作出客觀的數(shù)據(jù)反映，而且也能對(duì)國(guó)家擬定相關(guān)的財(cái)政政策予以一定的價(jià)值參考。所以，財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中越來(lái)越重要。

二、財(cái)務(wù)檔案管理工作實(shí)行規(guī)范化的必要性

無(wú)論對(duì)事業(yè)單位還是企業(yè)單位來(lái)講，檔案都是其曰常運(yùn)行過(guò)程中各種信息的重要積累，是其發(fā)展過(guò)程中各種信息的重要來(lái)源。對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位而言，財(cái)務(wù)檔案更是一種無(wú)形的資產(chǎn)，為事業(yè)單位各種決策的制定以及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開展，在信息上提供著重要的保障性作用，關(guān)乎到事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展。為此，財(cái)務(wù)檔案管理工作必須朝著更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，以提升其使用和查找的便捷性，并充分發(fā)揮其財(cái)務(wù)信息的收集和整理功能，使財(cái)務(wù)檔案在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中所起到的作用得到充分發(fā)揮。

三、財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)檔案管理制度問(wèn)題

伴著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在一些問(wèn)題，因此，我國(guó)企業(yè)和企業(yè)管理體制存在諸多問(wèn)題。在主觀管理層面，使法律和制度管理不加以重視。財(cái)務(wù)檔案管理制度不完善，單位內(nèi)部的檔案存放、借閱沒(méi)有設(shè)專人進(jìn)行統(tǒng)一管理，缺少檔案借閱制度。另外，文件管理下的計(jì)算機(jī)軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等幾部分的專業(yè)問(wèn)題，管理員無(wú)需培訓(xùn)和直接上崗，是當(dāng)下信息安全的最大隱患。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理人員能力問(wèn)題

財(cái)務(wù)檔案的管理工作，受到管理工作人員的限制影響是比較大幅度的。一些企業(yè)單位不重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理工作缺少專業(yè)認(rèn)知，所以，很多的企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理工作基本都是會(huì)計(jì)工作人員擔(dān)任。要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范化管理是不可能的，有必要浪費(fèi)大量的時(shí)間，不能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在獲取財(cái)務(wù)檔案中的重要作用。財(cái)務(wù)檔案管理的執(zhí)行另一方面也體現(xiàn)在入檔不及時(shí)，可能存在財(cái)務(wù)信息泄露，制約企業(yè)或事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)展。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理安全系數(shù)問(wèn)題

在企業(yè)或事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，財(cái)務(wù)檔案的記錄和規(guī)范管理有很大的影響作用。所以要注意保密原則。企業(yè)和事業(yè)單位要注意，財(cái)務(wù)檔案要只讀。通過(guò)層層審批可以接入，但在現(xiàn)實(shí)中，很多企事業(yè)單位為了躲避困擾，或人為因素的存在，以及財(cái)務(wù)記錄管理薄弱，許多員工可以訪問(wèn)檔案，致使其存在嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)策略

通過(guò)以上的討論和分析得出，可以看出我國(guó)的許多企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案的管理工作上仍有欠缺。在工作方面，財(cái)務(wù)檔案的管理過(guò)程中還存在一些較大的問(wèn)題。還有許多突出的問(wèn)題。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)較好地進(jìn)行，單位的財(cái)務(wù)檔案的管理是較為重要的，可以從以下幾方面來(lái)入手：

（一）提升對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)及意識(shí)

要做好事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理，需要不斷地相關(guān)人員對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)，從而從根本上樹立有效進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的工作意識(shí)。財(cái)務(wù)檔案的管理人員要對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的必要性和緊迫性有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，對(duì)自身的管理意識(shí)不斷予以加強(qiáng)，在對(duì)相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理工作做好的基礎(chǔ)上還要對(duì)其進(jìn)行有效的監(jiān)督工作，從而在內(nèi)心深處形成具有主人翁地位的意識(shí)形態(tài)，為做好財(cái)務(wù)檔案管理工作的盡職調(diào)查，鑒定和嚴(yán)格檢查要認(rèn)真做好財(cái)務(wù)檔案工作，充分回到財(cái)務(wù)檔案管理部門的監(jiān)督協(xié)調(diào)職能。與此同時(shí)，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理工作做出高度的關(guān)注，讓領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作在整個(gè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展當(dāng)中的重要作用有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，還要讓其深刻的體會(huì)到財(cái)務(wù)檔案管理在整個(gè)決策科學(xué)化當(dāng)中所產(chǎn)生的積極影響進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，從整體上不斷提升單位的財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)和認(rèn)識(shí)，從而為有效的推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造完備的環(huán)境條件。

（二）加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度

單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，制定培訓(xùn)方案，提高檔案管理水平。管理者的專業(yè)素質(zhì)和能力是決定檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)方式主要有聘請(qǐng)專家指導(dǎo)管理活動(dòng)，參照優(yōu)秀企業(yè)的管理模式以及按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示整理檔案等。財(cái)務(wù)檔案文獻(xiàn)的內(nèi)容較為豐富，涉及面較大，特別是大型企業(yè)單位，檔案明細(xì)更多，資料量更大，若缺少有效的管理方式，則不利于單位的長(zhǎng)期發(fā)展。財(cái)務(wù)檔案管理專家擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)的管理方法，能夠?qū)芾砉ぷ魈岢鼋ㄔO(shè)性的意見，同時(shí)有助于轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，及時(shí)采納新的元素進(jìn)行管理。加強(qiáng)對(duì)外交流與合作，通過(guò)參觀模范單位的財(cái)務(wù)檔案管理模式，并結(jié)合單位的具體情況，創(chuàng)造性地吸收管理理念，有助于企業(yè)改變檔案管理面貌。領(lǐng)導(dǎo)者能夠從整體的角度，制定適合自身發(fā)展的檔案管理思路。因此，管理人員在進(jìn)行變革管理方式時(shí)，應(yīng)征詢上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意見，根據(jù)其指示進(jìn)行具體的整理工作。此外，培訓(xùn)活動(dòng)不僅要重視提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，而且還要培養(yǎng)他們的責(zé)任心，增強(qiáng)道德修養(yǎng)，提高工作積極性。財(cái)務(wù)檔案管理人員必須嚴(yán)格律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)。

（三）建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)

完善的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)有效途徑。由于缺乏完善的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，因此總體來(lái)講財(cái)務(wù)檔案管理的效率相對(duì)較低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案中資源的全面利用和數(shù)據(jù)的反映。有的企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的管理的過(guò)程中，建立健全財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)企業(yè)管理的實(shí)際需要。例如，如果企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理工作量比較巨大，企業(yè)需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理人員進(jìn)行合理的分配，不同的人員負(fù)責(zé)不同的部分，一些工作人員負(fù)責(zé)整理，一些工作人員負(fù)責(zé)歸檔等。除此之外，考慮到檔案管理環(huán)境的特殊性。財(cái)務(wù)檔案不同于一般的檔案，涉及內(nèi)容的機(jī)密性比較強(qiáng)，為了做到財(cái)務(wù)檔案的安全、有序的管理，必須為其營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

五、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，我國(guó)不斷深化經(jīng)濟(jì)改革發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平有了較大的提升，躋身世界發(fā)展強(qiáng)國(guó)行列，在我國(guó)事業(yè)單位層級(jí)無(wú)論在具體的規(guī)模上還是在其特點(diǎn)和所處的社會(huì)環(huán)境上都發(fā)生了巨大的變化，對(duì)于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理來(lái)說(shuō)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理需要，所呈現(xiàn)出的新的工作形式和內(nèi)容又為當(dāng)前的事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作提出了更為高大的要求。所以為了事業(yè)和單位企業(yè)發(fā)展，有效開展單位財(cái)務(wù)檔案管理，應(yīng)該充分的樹立財(cái)務(wù)檔案的管理工作的觀念加強(qiáng)，并進(jìn)行不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理的素質(zhì)，健全現(xiàn)有的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行不斷更新和轉(zhuǎn)變，從而促進(jìn)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作向規(guī)范化方向邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 郭美芳.實(shí)現(xiàn)規(guī)范化財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平[J].城建檔案，2015（08）.

[2] 王曉梅.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施探討[J].甘肅科技縱橫，2012（12）.

[3] 楊淑珠.事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理探討[J].改革與開放，2014（03）.