淺述如何做好企業(yè)文書(shū)中涉密文件的管理

李翠

摘要：企業(yè)文書(shū)檔案是記錄政務(wù)活動(dòng)的重要檔案，它記錄了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位所從事的各種管理性活動(dòng)，包含黨務(wù)管理、政務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理、科研管理等。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書(shū)檔案；政務(wù)；涉密

隨著海洋事業(yè)的蓬勃發(fā)展，文書(shū)檔案數(shù)量不斷增加，中海油湛江實(shí)驗(yàn)中心承擔(dān)著南海西部片區(qū)企業(yè)原始資料的收集、整理與委托保管等，嚴(yán)格依據(jù)保密規(guī)章開(kāi)展管理工作。特別在當(dāng)今信息化社會(huì)里，企業(yè)文書(shū)檔案的信息安全成為我們檔案管理的首要任務(wù)。因此，如何做好企業(yè)文書(shū)中涉密文件的保密管理是我們研究的一個(gè)重要課題。

一、企業(yè)文書(shū)檔案保密工作的重要性

文書(shū)檔案是真實(shí)記錄企業(yè)發(fā)展、正常運(yùn)行的全過(guò)程，有重要的查考使用價(jià)值。我們管理著南海西部石油指揮部自1973年成立以來(lái)的重要文書(shū)檔案資料，至今已有44載，保存價(jià)值巨大，我們可以借助文書(shū)檔案更好地了解過(guò)去，更是見(jiàn)證企業(yè)的一種憑證，是人們對(duì)企業(yè)的熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問(wèn)題的重要依據(jù)，它不僅涉及到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益管理，特別是文書(shū)檔案中的涉密文件，更是關(guān)乎著企業(yè)發(fā)展的重要商業(yè)機(jī)密、內(nèi)部資料、秘密檔案、絕密檔案等。

現(xiàn)如今，信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息傳播廣泛，許多重要文件不僅有紙質(zhì)版，還在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)中掛接，給保密工作帶來(lái)巨大的困難與挑戰(zhàn)，保密工作已不再是傳統(tǒng)的“鎖好柜門(mén)”、“關(guān)好門(mén)窗”、“看好人和物”的輔助性工作，而是要求越來(lái)越嚴(yán)格。因此，保守企業(yè)機(jī)密是每個(gè)員工應(yīng)盡的義務(wù)，更是文書(shū)檔案管理工作人員的職責(zé)，為了確保企業(yè)的利益，檔案管理人員必須牢固樹(shù)立保密意識(shí)，提高文書(shū)檔案的保密管理，確保檔案萬(wàn)無(wú)一失。

二、企業(yè)文書(shū)檔案涉密文件管理中存在的安全隱患

企業(yè)單位紙質(zhì)的涉密文件資料較多，其中包含內(nèi)部保密、中央保密局下發(fā)的一些保密文件，雖然在資料的清查過(guò)程中，已將涉密文件與普通文件進(jìn)行分開(kāi)保管，但還有一部分保密文件資料目錄臺(tái)賬存在著一些涉密文件目錄未及時(shí)刪除。

現(xiàn)在存儲(chǔ)涉密文件資料，不但有傳統(tǒng)的紙介質(zhì)，還有移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)等多介質(zhì)存儲(chǔ)，在管理中稍有不慎，都有可能泄密。

三、企業(yè)文書(shū)中涉密文件管理的重要措施

（一）提高保密意識(shí)

檔案保密管理工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)與保密工作相關(guān)的法律知識(shí)、制度，學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》、《海洋石油企業(yè)檔案工作手冊(cè)—國(guó)家檔案法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)》等，并與單位簽訂保密承諾書(shū)，認(rèn)真遵守國(guó)家保密法律、法規(guī)和規(guī)章制度，履行保密義務(wù)，不違規(guī)記錄、拷貝國(guó)家機(jī)密或企業(yè)內(nèi)部秘密信息，確保人人建立保密工作意識(shí)，營(yíng)造“人人保密”的工作氛圍。

（二）嚴(yán)格控制檔案利用流程

在檔案提供利用過(guò)程中，企業(yè)要建立健全涉密文書(shū)保管制度與借閱制度，嚴(yán)格按照企業(yè)制訂的涉密文件利用流程，任何單位與個(gè)人不得私自查借閱涉密文件，只有經(jīng)過(guò)上級(jí)歸屬單位保密處同意，并開(kāi)具有效證明，才能進(jìn)行查閱利用。

（三）規(guī)范保密庫(kù)房管理

首先，企業(yè)要建立健全保密檔案庫(kù)房管理制度，庫(kù)房要滿(mǎn)足檔案保管“三鐵一器”的硬件要求，鐵門(mén)、鐵窗、鐵柜、監(jiān)控器。并設(shè)置保密檔案管理專(zhuān)員，經(jīng)接受歸屬單位保密處審查后，方可上崗。涉密文件信息化管理所用的電腦必須經(jīng)過(guò)湛江市保密局備案，使用計(jì)算機(jī)“三合一”專(zhuān)用系統(tǒng)，涉密的U盤(pán)必須由保密人員專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)單機(jī)管理，所有涉密文件必須在已備案的涉密計(jì)算上進(jìn)行操作，任何非保密專(zhuān)員不得進(jìn)入保密庫(kù)房。

（四）區(qū)別保管與保密期限

在《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中明確規(guī)定：除了特殊規(guī)定，絕密級(jí)項(xiàng)的保密期限不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)項(xiàng)的保密期限不超過(guò)20年，秘密級(jí)項(xiàng)的保密期限不超過(guò)10年。對(duì)于保密期限屆滿(mǎn)的無(wú)利用和指導(dǎo)作用的密級(jí)文件進(jìn)行梳理，向上級(jí)單位、制定機(jī)關(guān)進(jìn)行申請(qǐng)解密，待批準(zhǔn)，方可將涉密文件移交上級(jí)單位保密處；在保密期滿(mǎn)，但上級(jí)單位不予解密的文件，依然作為密件進(jìn)行保管，嚴(yán)禁擅自解密或隨意銷(xiāo)毀與對(duì)外提供。

四、結(jié)束語(yǔ)

保密工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案保密管理尤為關(guān)鍵，需要檔案工作者在工作實(shí)踐中不斷探索、不斷學(xué)習(xí)，不斷摸索出一套切實(shí)可行的工作方法，努力開(kāi)創(chuàng)企業(yè)文書(shū)中涉密文件保密管理的新局面。