企業(yè)檔案管理芻議

陳迪迪

摘要：隨著很多企業(yè)業(yè)務(wù)的日漸多元，復(fù)雜程度逐步加大，所產(chǎn)生的檔案種類(lèi)、樣式也多種多樣，加之檔案管理人員流動(dòng)頻繁，對(duì)制度的理解程度也參差不齊，客觀上造成了檔案管理的碎片化和隨意化，為企業(yè)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)管理增加了不可回避的風(fēng)險(xiǎn)?；诖?，筆者將探討企業(yè)檔案管理中的五種管理，并總結(jié)企業(yè)檔案管理相關(guān)思路，旨在為提升企業(yè)檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；五種關(guān)系；管理思路

檔案管理工作是企業(yè)自建立之初即應(yīng)納入其行政管理體系的必備內(nèi)容。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都建立了相關(guān)管理制度和專(zhuān)業(yè)的檔案室，相信其在歷次外部審計(jì)和內(nèi)部查閱中都發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。本人自參加工作以來(lái)即涉足企業(yè)的檔案管理工作，在此憑借一點(diǎn)檔案知識(shí)和自身在實(shí)際工作中的陋識(shí)，對(duì)公司的檔案管理工作淺談一些想法和思考，供同仁們斧正。

一、企業(yè)檔案管理中的五種關(guān)系分析

（一）議“專(zhuān)業(yè)性”與“實(shí)用性”的關(guān)系

檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)學(xué)科，這已是共識(shí)。既然是學(xué)科，就需要專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行管理。以我們公司為例，每年經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的檔案數(shù)量級(jí)并不大，種類(lèi)也遠(yuǎn)算不上“繁多”，調(diào)閱使用的頻次更是稀疏，因此無(wú)論是數(shù)量還是難度都無(wú)需匹配專(zhuān)業(yè)科班人員。由于專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域較為狹窄，往往造成“專(zhuān)業(yè)性”與“實(shí)用性”的矛盾。

說(shuō)到實(shí)用性，檔案的價(jià)值真諦即在于實(shí)用。如何能快速、準(zhǔn)確的調(diào)閱到想要的檔案是我們最實(shí)用的需求。因此檔案的管理與索引從實(shí)用角度來(lái)說(shuō)，無(wú)需用上所謂專(zhuān)業(yè)復(fù)雜的分類(lèi)索引，而是找出檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)與本企業(yè)特點(diǎn)相結(jié)合的方法即可，即“適度專(zhuān)業(yè)、因地制宜”，將專(zhuān)業(yè)性與實(shí)用性結(jié)合起來(lái)。

（二）議檔案管理“標(biāo)準(zhǔn)”與“素質(zhì)”的關(guān)系

檔案管理在于標(biāo)準(zhǔn)，但更在于培養(yǎng)素質(zhì)。標(biāo)準(zhǔn)是從穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)中提煉出的共性指標(biāo)。建立標(biāo)準(zhǔn)就要有兩個(gè)必要條件，一是穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)，二是提煉歸納。那么在標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養(yǎng)素質(zhì)了。這也符合人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展邏輯，如：人類(lèi)也是先有人心向善的素質(zhì)，后有匡扶正義的法律。當(dāng)然，法律反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)素質(zhì)的提升，這是辯證關(guān)系。

當(dāng)然，不可否認(rèn)，盡快出臺(tái)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是改善目前現(xiàn)狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動(dòng)培養(yǎng)檔案意識(shí)和素質(zhì)，讓標(biāo)準(zhǔn)和素質(zhì)彼此結(jié)合起來(lái)，雙向發(fā)揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級(jí)”管理的關(guān)系

檔案是集中管，還是分級(jí)管，公司團(tuán)隊(duì)中多年來(lái)都有不同的認(rèn)知。由行政部門(mén)集中管理，優(yōu)勢(shì)在于標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、責(zé)任明確；但其劣勢(shì)也很多，比如集中保存風(fēng)險(xiǎn)、容納場(chǎng)地較大、業(yè)務(wù)差異造成的分類(lèi)不合理、不科學(xué)等等。綜合來(lái)看，集中管理更適用于規(guī)模小、數(shù)量少、業(yè)務(wù)種類(lèi)單一、規(guī)模穩(wěn)定的企業(yè)；而對(duì)于業(yè)務(wù)種類(lèi)多元、處于擴(kuò)展階段的企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案的集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合勢(shì)在必行。既然是集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統(tǒng)一、相互協(xié)同，專(zhuān)業(yè)區(qū)分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關(guān)系

在電腦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，為避免無(wú)效冗余，節(jié)省存儲(chǔ)空間，應(yīng)盡量減少同一信息在不同維度或區(qū)域的重復(fù)存儲(chǔ)。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現(xiàn)實(shí)中，在規(guī)范的編碼規(guī)則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類(lèi)檔案呢，就產(chǎn)生了一個(gè)略顯“笨拙”的辦法——物理勾稽，即：就是將同一檔案進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件物理連接于勾稽對(duì)象上，從而避免了夸板塊查詢(xún)。但是，物理勾稽的缺點(diǎn)也顯而易見(jiàn)，它將同一信息在多地重復(fù)存儲(chǔ)，即浪費(fèi)空間，也無(wú)法有效使查詢(xún)者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢(xún)者可以不分權(quán)限的“一覽無(wú)余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過(guò)編碼字段連接在一起，這些相關(guān)聯(lián)的檔案平日里根據(jù)其屬性各存于不同的區(qū)域，只有在需要的時(shí)候才會(huì)通過(guò)編碼“聚首”，當(dāng)然這就要求在檔案上準(zhǔn)確注明勾稽對(duì)象的編碼。

本人認(rèn)為，揚(yáng)長(zhǎng)避短，相互結(jié)合的發(fā)揮兩種方式的優(yōu)點(diǎn)是明智選擇。即，編碼、物理相結(jié)合，篇幅適度、關(guān)聯(lián)緊密或?qū)偻豁?xiàng)目的檔案除用編碼方式外同時(shí)用物理方式；篇幅較長(zhǎng)的及常規(guī)檔案用編碼方式：

例如：以某市場(chǎng)調(diào)研項(xiàng)目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項(xiàng)目立項(xiàng)及過(guò)程中的請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書(shū)檔案管理，綜合部對(duì)其編文書(shū)檔案編號(hào)，同時(shí)項(xiàng)目主控部門(mén)留存復(fù)印件作為項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)保存；

2.項(xiàng)目具體的調(diào)查研究方案以及執(zhí)行過(guò)程中的數(shù)據(jù)分析、圖紙影音、文書(shū)表格、實(shí)驗(yàn)記錄及其他各類(lèi)業(yè)務(wù)過(guò)程記錄等納入項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目主控部門(mén)自行保存；

3.項(xiàng)目過(guò)程中的對(duì)外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門(mén)（審計(jì)監(jiān)察部）編合同檔案編號(hào)，同時(shí)注明與其關(guān)聯(lián)的請(qǐng)示文書(shū)的檔案編號(hào)，使其與文書(shū)檔案形成勾稽；合同復(fù)印件由項(xiàng)目主控部門(mén)作為項(xiàng)目檔案自行保存；

4.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出將形成會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部編碼，但應(yīng)同時(shí)注明對(duì)應(yīng)的合同檔案編號(hào)，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項(xiàng)目調(diào)研結(jié)論及結(jié)項(xiàng)總結(jié)應(yīng)以報(bào)告形式經(jīng)公司公文流程正式上報(bào)，最終由綜合部編文書(shū)檔案編號(hào)存檔，項(xiàng)目主控部門(mén)留存復(fù)印件納入項(xiàng)目檔案。

至此，該示例中的各個(gè)角色手中應(yīng)有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質(zhì)”檔案的關(guān)系

公司辦公區(qū)每個(gè)人每天都在產(chǎn)生電子檔案，尤其隨著OA系統(tǒng)的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來(lái)了很大難度，也不可能取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個(gè)人電腦中的資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存，“紙質(zhì)為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質(zhì)檔案之間關(guān)系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進(jìn)個(gè)人辦公“云存儲(chǔ)”，即每個(gè)人的電子檔案存于公司機(jī)房的服務(wù)器中，便于實(shí)現(xiàn)操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統(tǒng)上的電子審批能夠替代紙質(zhì)審批后，電子流轉(zhuǎn)的單據(jù)、憑證、公文應(yīng)定期打印，形成紙質(zhì)檔案另行存儲(chǔ)，即系統(tǒng)上的電子審批記錄與打印出來(lái)的紙質(zhì)審批記錄同時(shí)保存。

3.如上文所述，統(tǒng)一電子文件名的命名規(guī)則，同時(shí)各部門(mén)經(jīng)理要把關(guān)所轄員工的電子檔案分類(lèi)方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級(jí)文件夾的邏輯結(jié)構(gòu)，員工只需將所產(chǎn)生的電子文檔按照規(guī)范的文件名進(jìn)行命名，并存入已經(jīng)確定好的文件夾中即可。

紙質(zhì)檔案方面：

部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在年初參照上述電子文件夾的層級(jí)結(jié)構(gòu)為每個(gè)崗位建檔，比如參照上述文件夾結(jié)構(gòu)，實(shí)際配置各類(lèi)大小文件盒，產(chǎn)生電子文檔后，除在電腦中存入對(duì)應(yīng)文件夾外，還應(yīng)將最終版打印出來(lái)放入對(duì)應(yīng)盒中，各類(lèi)無(wú)電子版的紙質(zhì)文檔（如檢查記錄、收到的紙質(zhì)文檔等）也同樣及時(shí)對(duì)號(hào)入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質(zhì)文檔大于電子文檔（最終版），實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子同步存檔，也為“四標(biāo)”體系審核打好基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個(gè)人認(rèn)為較為重要的關(guān)系，總結(jié)起來(lái)要義如表2：

（一）在檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)上

1.以實(shí)用為目標(biāo)，結(jié)合檔案知識(shí)，總部設(shè)立專(zhuān)職文檔管理員，負(fù)責(zé)文檔簽批流轉(zhuǎn)和整體檔案的組織管理；各事業(yè)部、業(yè)務(wù)板塊設(shè)立專(zhuān)（兼）職文檔管理人員，負(fù)責(zé)本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)檔案素質(zhì)培養(yǎng)，強(qiáng)化培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案工作人人有責(zé)，人人參與的理念，尤其強(qiáng)調(diào)部門(mén)負(fù)責(zé)人要切實(shí)履行職責(zé)，檔案工作重在平時(shí)。

（二）在檔案管控機(jī)制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是編碼標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、立卷裝訂標(biāo)準(zhǔn)，建立監(jiān)管機(jī)制，對(duì)事業(yè)部和板塊進(jìn)行檢查。

2.明確檔案集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則，即決策性、商務(wù)性、法務(wù)性、財(cái)務(wù)性、基礎(chǔ)保障性檔案總部集中管理；專(zhuān)業(yè)性、業(yè)務(wù)性、項(xiàng)目性檔案各板塊分級(jí)管理。

3.明確檔案編碼勾稽原則，即常規(guī)檔案編碼勾稽為主，物理勾稽為輔；項(xiàng)目檔案物理勾稽為主。具體來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)憑證上要注明對(duì)應(yīng)合同（訂單）號(hào)，合同上要注明對(duì)應(yīng)請(qǐng)示報(bào)告（或會(huì)議紀(jì)要）編號(hào)；如為一個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理需保存除會(huì)計(jì)憑證外的上述所有資料的副本。

4.電子檔案與紙質(zhì)檔案在最終版方面盡量同步保存，電子檔案與紙質(zhì)檔案文件夾邏輯結(jié)構(gòu)同步。

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