論SAP/BCM系統(tǒng)中的差旅流程

李慧穎 修作剛

摘要：企業(yè)成功實施SAP/BCM系統(tǒng)，為企業(yè)帶來巨大的綜合效益。在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，管理信息系統(tǒng)的使用提升了企業(yè)的價值，加快了業(yè)務(wù)處理的速度，將原來零散的、孤立的業(yè)務(wù)處理過程進行了整合，極大的提高了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化了辦公管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了管理費用從預(yù)算到使用的時時監(jiān)控作用。

關(guān)鍵詞：SAP/BCM系統(tǒng)；高效性；及時性

SAP/BCM系統(tǒng)是企業(yè)使用的一種新的管理系統(tǒng)，其中一項功能是大大的簡化了差旅工作流程，節(jié)省了人工成本，提高了效率。

一、原有線下流程繁瑣、冗長

未使用SAP/BCM系統(tǒng)前，公司的差旅流程全靠人工進行，主要流程如下：

年初各部門匯總、制定年度出訪計劃、出訪經(jīng)費的預(yù)算，報公司黨總經(jīng)理審批。實施出差時，計劃出差部門填寫《出差申請表》，詳細(xì)說明出訪事由、出訪時間、預(yù)算費用及承擔(dān)者，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，交總經(jīng)辦呈送總經(jīng)理對出差任務(wù)進行批準(zhǔn)?？偨?jīng)理批準(zhǔn)后，總經(jīng)辦事務(wù)人員根據(jù)所出差人員的職務(wù)級別進行出差乘坐的交通工具的票務(wù)工作，并督促出差完畢后的費用核銷。出差結(jié)束后，出差人員在出差費用報銷單上填寫費用項目，黏貼出差產(chǎn)生的票據(jù)，由報銷人、經(jīng)辦人及歸口管理領(lǐng)導(dǎo)簽字后報銷，要求報銷單上填制內(nèi)容完整、清晰。財務(wù)部按要求對出差產(chǎn)生的費用項目進行審核、發(fā)放并如實核銷。出差費用報銷完畢后，財務(wù)部通知出差人員領(lǐng)取報銷費用。總經(jīng)辦事務(wù)人員根據(jù)審批通過后的年度出差計劃、出訪經(jīng)費進行出國團組及費用的管理和控制，并及時上報計劃外出差以及超出預(yù)算的經(jīng)費。

二、采用SAP/BCM系統(tǒng)后，流程更簡潔

按照原來的手工方式正給差旅流程給各部門、各層級造成極大的浪費 。采用SAP/BCM系統(tǒng)后，原有的差旅流程全部在系統(tǒng)內(nèi)完成，取消所有的線下手工單據(jù)填寫。

出差行程確定后，在BCM系統(tǒng)進行發(fā)起申請單操作，并交由領(lǐng)導(dǎo)審批。進而將申請數(shù)據(jù)傳輸?shù)綌y程系統(tǒng)后進行購票操作由出行人所在部門領(lǐng)導(dǎo)進行差旅的審批動作差旅申請?zhí)釂稳藬y程商旅預(yù)定在BCM系統(tǒng)中，對差旅申請進行轉(zhuǎn)報銷操作對報銷單中涉及的報銷內(nèi)容進行審批動作。審批完畢，打印出來配合票據(jù)送財務(wù)出納。財務(wù)工作人員進行報銷單審核操作報銷費用直接匯至出差人員賬戶。主要流程如下：

三、差旅流程更加標(biāo)準(zhǔn)化

新的線上系統(tǒng)，不僅極大的節(jié)省了人工成本，而且在操作的過程中更加的標(biāo)準(zhǔn)化，BCM系統(tǒng)界面字段通過顏色來區(qū)分是否為必輸字段，黃色框為必輸字段，灰色框為系統(tǒng)自動生成字段不可維護，白色框為可選輸入字段等等。

“出差時間從”、“出差時間到”、“出差任務(wù)”、“任務(wù)明細(xì)”按照選項進行維護；在操作過程中，使用人員對每一個項目都按照既定的程序進行操作，并且系統(tǒng)自動識別，對出差人員的前后信息進行自動確認(rèn)。如：訂票信息與差旅申請單信息匹配，轉(zhuǎn)報銷界面，報銷額度控上限確認(rèn)等。

四、費用自動歸類

費用歸口部門：默認(rèn)由單據(jù)類型帶出，不需要進行修改。

當(dāng)人力資源部門招聘出行時，選擇差旅申請單據(jù)類型為“人力資源招聘出行”，默認(rèn)歸口為“人力資源部”。當(dāng)非技術(shù)中心、檢測中心、質(zhì)量管理部選擇差旅申請單據(jù)類型為“項目專用”等項目團隊出行類型時，默認(rèn)歸口為技術(shù)中心、檢測中心或項目管理部。當(dāng)技術(shù)中心、檢測中心、項目管理部因兩個及以上項目出行時，在差旅申請時對每個項目的費用進行單獨申請，即涉及兩個項目出行，住宿費、補貼費等應(yīng)當(dāng)進行兩行申請，報銷時財務(wù)分?jǐn)傎M用。費用的使用部門、使用類別清楚明了。

五、根據(jù)實際發(fā)生及時調(diào)整預(yù)算

隨著SAP和BCM兩大系統(tǒng)上線，推行了全面預(yù)算管理，基本實現(xiàn)了預(yù)算控制與SAP系統(tǒng)集成，從而合理控制日常經(jīng)營活動，降低經(jīng)營風(fēng)險，同時進一步完善了財務(wù)預(yù)算和控制體系。日常工作中通過BCM系統(tǒng)進行預(yù)算過程控制，以財務(wù)流程倒逼業(yè)務(wù)流程的規(guī)范。通過系統(tǒng)進行預(yù)算過程控制、付款計劃控制可以及時反映預(yù)算在執(zhí)行過程中存在的問題，并督促相關(guān)業(yè)務(wù)部門落實，并可根據(jù)彈性預(yù)算原則，結(jié)合實際費用產(chǎn)生，進行過程預(yù)算調(diào)整，工作中具有高效性和及時性。