淺談高職院校二級(jí)學(xué)院行政干事工作

摘 要：行政干事是高職院校二級(jí)學(xué)院行政工作的主要執(zhí)行者，在行政管理中起到很重要的作用。本文從高職院校二級(jí)學(xué)院行政干事的工作職責(zé)、行政干事必須具備的素質(zhì)以及行政干事的建議這三方面淺談高職院校二級(jí)學(xué)院行政干事工作。

關(guān)鍵詞：高職院校；行政干事；工作職責(zé)；素質(zhì)；建議

行政干事是高職院校中行政管理工作的基層人員，是具體行政事務(wù)的執(zhí)行者，是二級(jí)學(xué)院院長的助手同時(shí)也是二級(jí)學(xué)院與學(xué)校各職能部門工作人員、師生、校外人員溝通的橋梁和紐帶。行政干事必須牢記工作職責(zé)，具備很高的綜合素質(zhì)，誠誠懇懇、認(rèn)認(rèn)真真地為領(lǐng)導(dǎo)、師生、校企合作單位辦事，促使二級(jí)學(xué)院日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、高職院校二級(jí)學(xué)院行政干事的工作職責(zé)

（一）協(xié)助二級(jí)學(xué)院院長工作

協(xié)助二級(jí)學(xué)院院長做好各項(xiàng)會(huì)議安排工作、對(duì)外接待服務(wù)工作、教育教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作、各項(xiàng)大賽組織工作、信息化建設(shè)工作、校企合作工作、招生工作、招聘工作、考核工作、方案制定工作、布展工作、二級(jí)學(xué)院文化建設(shè)工作等。

（二）承擔(dān)二級(jí)學(xué)院的固定資產(chǎn)管理工作

承擔(dān)二級(jí)學(xué)院的固定資產(chǎn)的采購申報(bào)、采購入庫、調(diào)撥、報(bào)廢、一萬元以上的固定資產(chǎn)的建檔、清點(diǎn)核對(duì)、維護(hù)、報(bào)修等工作，確保賬物一致。平時(shí)報(bào)修最多的是多媒體設(shè)備，不復(fù)雜的問題自己要學(xué)會(huì)解決，自己解決不了的問題要及時(shí)和負(fù)責(zé)多媒體設(shè)備維修的老師聯(lián)系并跟進(jìn)維修進(jìn)度，確保不影響課堂教學(xué)。

（三）承擔(dān)二級(jí)學(xué)院宣傳報(bào)道工作

承擔(dān)采集影像資料、整理影像資料、撰寫通訊報(bào)道、上傳二級(jí)學(xué)院所有通訊報(bào)道、網(wǎng)頁維護(hù)及更新、顯示屏信息上傳等工作，維護(hù)好學(xué)校及二級(jí)學(xué)院的形象。

（四）承擔(dān)二級(jí)學(xué)院運(yùn)行經(jīng)費(fèi)的支出報(bào)銷工作

承擔(dān)二級(jí)學(xué)院辦公用品、學(xué)生活動(dòng)用品等采購、記賬、發(fā)放工作，運(yùn)行經(jīng)費(fèi)的支出報(bào)銷工作，如辦公用品費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)、教學(xué)經(jīng)常費(fèi)、學(xué)生活動(dòng)費(fèi)、部門文化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等經(jīng)費(fèi)的支出報(bào)銷工作。

（五）承擔(dān)二級(jí)學(xué)院綜合治理與消防工作臺(tái)帳記錄工作

定期檢查樓內(nèi)各空間、各項(xiàng)設(shè)施尤其是消防設(shè)備是否到位、是否存在安全隱患，認(rèn)真填寫綜合治理與消防安全臺(tái)帳，對(duì)于存在的問題及時(shí)和物業(yè)、基建辦公室或保衛(wèi)處聯(lián)系，并跟進(jìn)維修進(jìn)度。

（六）承擔(dān)二級(jí)學(xué)院日常工作

承擔(dān)二級(jí)學(xué)院各類信息的收集、匯總、上報(bào)工作；各類資料收發(fā)、登記、整理、歸檔工作；各類情況說明、申請、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、議程等的撰寫工作；考勤工作以及職稱資料的初審工作等。

總之，以服務(wù)師生、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量為宗旨，服從領(lǐng)導(dǎo)安排，認(rèn)真完成二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作。

二、高職院校二級(jí)學(xué)院行政干事必須具備的素質(zhì)

（一）具備較高的思想政治素質(zhì)

高職院校二級(jí)學(xué)院行政干事必須不斷學(xué)習(xí)思想政治理論、管理理論，不斷提高自己的政治素養(yǎng)、思想覺悟和理論水平，樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，具備熱情周到的服務(wù)意識(shí)、很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)以及辨別分析能力，嚴(yán)格遵守學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，踏踏實(shí)實(shí)地完成學(xué)校、二級(jí)學(xué)院安排的各項(xiàng)工作。行政干事主要承擔(dān)服務(wù)工作，這要求行政干事不僅要注重效率，而且要注重服務(wù)質(zhì)量，要主動(dòng)了解服務(wù)對(duì)象的需要，替他們考慮，及時(shí)地、認(rèn)認(rèn)真真地為他們辦事，爭取讓師生滿意、領(lǐng)導(dǎo)滿意、校企合作單位滿意。

（二）具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力

（1）具備較強(qiáng)的書面表達(dá)能力。行政干事必須熟悉各類文書的格式和寫法，能配合領(lǐng)導(dǎo)或獨(dú)立制定方案、擬定協(xié)議，熟練撰寫各類通知、通訊報(bào)道、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、議程、會(huì)議紀(jì)要、申請、函、情況說明等，保證各類文書規(guī)范、符合要求。

（2）具備較強(qiáng)的語言表達(dá)能力和溝通能力。行政干事的日常工作，必須要較好地完成上下溝通、內(nèi)外協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)的任務(wù)。校內(nèi)：需要和各職能部門的工作人員、校領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生、物業(yè)工作人員溝通交流；校外：需要和校企合作單位、委托培訓(xùn)的單位、兄弟院校、協(xié)會(huì)、供應(yīng)商等溝通交流。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)必須要簡明扼要地匯報(bào)各類情況，對(duì)老師、學(xué)生以及校外人員必須要準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思。傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)安排時(shí)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)老師不理解、不愿意接受任務(wù)的情況，這時(shí)就要求行政干事擅長運(yùn)用各種溝通協(xié)調(diào)技巧，巧妙解決各種矛盾，處理好人際關(guān)系，促使各項(xiàng)工作任務(wù)能順利完成。

（3）具備較強(qiáng)的統(tǒng)籌安排能力。對(duì)于自己獨(dú)立完成的工作任務(wù)，要分清工作任務(wù)的輕重緩急，有計(jì)劃、有條理地做事。對(duì)于需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作完成的工作任務(wù)，要學(xué)會(huì)為他人考慮，尊重他人的想法，制定工作方案，耐心溝通，慎重考慮各個(gè)環(huán)節(jié)，合理安排各項(xiàng)事宜。行政干事通常充當(dāng)協(xié)助角色，協(xié)助二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任完成工作任務(wù)。雖然是協(xié)助工作，但是也很重要，為了不影響相關(guān)人員的工作進(jìn)度，要提前安排好自己的手頭工作，收集好基礎(chǔ)信息，辦理好具體事務(wù)。同時(shí)，按照二級(jí)學(xué)院工作計(jì)劃，協(xié)助二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)跟進(jìn)各項(xiàng)任務(wù)完成的進(jìn)度，促使各項(xiàng)工作任務(wù)都能按時(shí)保質(zhì)完成。

（4）具備較強(qiáng)的執(zhí)行力。行政干事必須按照學(xué)校各職能部門的要求以及二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生、校企合作單位的要求，認(rèn)真、及時(shí)地完成各項(xiàng)任務(wù)，哪怕只是報(bào)修、購買辦公用品學(xué)生活動(dòng)用品這類小事，不及時(shí)去完成都會(huì)影響師生的工作、學(xué)習(xí)或?qū)W生活動(dòng)的開展，所以行政干事必須具備較強(qiáng)的執(zhí)行力。同時(shí)，要勤于觀察、思考、總結(jié)、不斷改進(jìn)。

（5）具備較高的攝影水平。行政干事承擔(dān)宣傳報(bào)道工作、為教研室主任制作招生宣傳資料提供圖片，這些圖片代表二級(jí)學(xué)院的形象，這就要求行政干事必須具備較高的攝影水平。

（6）熟悉各項(xiàng)規(guī)章制度、文件、操作流程。行政干事必須熟悉學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度、文件、操作流程，尤其是財(cái)務(wù)規(guī)章制度（如公務(wù)接待管理辦法、會(huì)議費(fèi)管理辦法、差旅費(fèi)管理辦法、公務(wù)卡管理辦法等）、財(cái)務(wù)文件（如公務(wù)接待清單、公務(wù)接待情況說明、出差審批單、私車公用單等）、關(guān)于規(guī)范和加強(qiáng)OA考勤工作的通知、關(guān)于做好人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)采集工作的通知、合同管理辦法等，高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、顯示屏操作系統(tǒng)等。

（三）具備較好的心理素質(zhì)

高職院校二級(jí)學(xué)院行政干事要辦理的事情多、雜，要和各種性格、各種素質(zhì)的人打交道，要適應(yīng)各種人的做事風(fēng)格，遇到急性子的人要沉著冷靜、以最快的速度解決他的問題；遇到慢性子的人要耐心地和善地催促他完成任務(wù)；遇到挑剔的人要更加嚴(yán)格要求自己，及時(shí)地高質(zhì)量地完成任務(wù)，對(duì)于沒有道理的挑剔應(yīng)該一笑而過不當(dāng)回事，繼續(xù)以積極向上的工作態(tài)度愉快的心情工作。此外，工作中還會(huì)遇到情緒易激動(dòng)的人，他可能是對(duì)分院的工作任務(wù)安排有意見但是他的不滿情緒會(huì)在行政干事傳達(dá)任務(wù)安排時(shí)直接流露在行政干事面前，這就要求行政干事有較好的心理承受力?？傊?，行政干事要嚴(yán)格要求自己、顧全大局、不怕苦不怕累、樂觀向上，處理好人際關(guān)系，營造和諧的工作氛圍，從而促進(jìn)二級(jí)學(xué)院的建設(shè)。

三、高職院校二級(jí)學(xué)院行政干事的建議

（1）建議學(xué)校加強(qiáng)對(duì)行政干事的崗位技能培訓(xùn)，定期安排業(yè)務(wù)進(jìn)修、校內(nèi)外行政干事交流會(huì)，對(duì)行政干事進(jìn)行系統(tǒng)性、專業(yè)性的培訓(xùn)，促使行政干事更新工作理念、改進(jìn)工作方法、豐富自己的知識(shí)、提升業(yè)務(wù)能力、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，更好地解決工作中遇到的問題，從而提高工作效率及質(zhì)量。

（2）建議學(xué)校完善各項(xiàng)管理制度，理清辦理各類事情的程序。明確分工，明確行政干事的工作職責(zé)。確立合理的考核制度，明確考核要求，建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，在職稱評(píng)定方面給予指導(dǎo)，促使行政干事增強(qiáng)工作積極性和主動(dòng)性。

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作者簡介：王瑜洲（1988-），女，江蘇丹陽人，本科，江蘇城鄉(xiāng)建設(shè)職業(yè)學(xué)院建筑藝術(shù)學(xué)院行政干事，助理研究員，研究方向：高職院校二級(jí)學(xué)院行政管理。