基于信息化背景下的工程建筑檔案管理建設

孫斌

摘 要：本文概述了工程建筑檔案信息化建設的內(nèi)涵，分析了工程建筑檔案管理信息化建設的重要性，并對工程建筑檔案信息資源共享的實現(xiàn)方法進行了探討，以供參考。

關鍵詞：信息化；工程建筑；檔案管理建設

建筑工程檔案能夠真實地反映出工程建設的詳細情況，這在工程建筑項目中的利用價值相當高。但是由于我國當下的建筑工程檔案管理工作的管理模式大部分仍然是使用傳統(tǒng)的手工管理，其存在的問題比較多，這就會直接影響工程施工單位對建筑項目的開展，給施工單位以及檔案管理單位造成重大損失。

1 工程建筑檔案信息化建設的概述

所謂檔案信息化建設，指的是企業(yè)按照國家檔案行政管理單位的要求，采用科技信息化技術(shù)，針對傳統(tǒng)檔案管理模式進行更新與優(yōu)化，從而促進企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源的采集、存儲、管理及服務能力得到整體強化的過程。除此之外，基于全方面的角度來分析，檔案信息化建設具有一些很明顯的特征優(yōu)勢。

1.1 檔案信息化建設具有改革性

檔案信息化建設是把信息化技術(shù)手段規(guī)范合理的引入到檔案管理工作中，從而促使企業(yè)在檔案管理任務、工作結(jié)構(gòu)以及管理人員的工作安排等方面都產(chǎn)生很大的變化，促進了企業(yè)內(nèi)部檔案管理形式實現(xiàn)發(fā)展創(chuàng)新。除此之外，檔案信息化建設還能夠彌補傳統(tǒng)檔案管理存在的缺陷與漏洞，從而促使檔案管理在不同環(huán)節(jié)都具有自身特有的思維模式與策略，使檔案管理工作產(chǎn)生巨大的轉(zhuǎn)變，為檔案工作的革新與發(fā)展提供強有力的支撐。

1.2 檔案信息化建設具有時效性

檔案信息化建設是一個持久而又繁瑣的建設項目，建設信息化檔案必須有先進的科學信息技術(shù)作為后盾，以堅定不移、銳意進取的精神將檔案管理發(fā)展成現(xiàn)代化先進的信息化建設工程。在進行檔案信息化建設時，企業(yè)要針對檔案管理的有關的軟硬件設備進行更新和優(yōu)化，并且使之保持在最佳狀態(tài)，同時要對升級的管理系統(tǒng)進行定期的檢修與維護，確保檔案信息化建設實效性與長期性。

2 工程建筑檔案管理信息化建設的重要性

企業(yè)建設信息化檔案管理能夠有效的提升檔案管理工作效率和人員工作能力，同時還能針對檔案管理中出現(xiàn)的各種問題與狀況進行分析，并提出相應的解決辦法，能夠促使檔案管理的社會化服務得以實現(xiàn)。企業(yè)檔案信息化建設的重要性具體可表現(xiàn)為以下幾個方面。

2.1 改善檔案管理工作

實現(xiàn)檔案管理工作信息化、開放化，使其充分的發(fā)揮其價值作用。檔案信息化建設是企業(yè)檔案部門科學有效的運用信息化技術(shù)進行建設，從而實現(xiàn)檔案工作從管理利用逐漸的向資源收集、存儲及服務等方面的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了科學有效的管理和配置檔案信息資源，提高了其為社會提供的服務質(zhì)量。

2.2 拓展檔案服務

從根本上來說檔案管理工作屬于是信息資源管理，而信息資源的實際價值體現(xiàn)在信息資源的采集與利用上。信息資源的利用效果是直接涉及到信息資源的時效性和其利用規(guī)模，由此，檔案信息化建設對于現(xiàn)階段現(xiàn)代化檔案工作是非常關鍵的，檔案信息化建設促使檔案工作的服務領域變得更寬。

2.3 增加信息儲量

科學技術(shù)不斷優(yōu)化發(fā)展推動了信息技術(shù)行業(yè)領域的快速發(fā)展，而包括在內(nèi)的信息儲存技術(shù)發(fā)展也取得顯著的成績，并且在各個領域得到廣泛的采用。信息儲存技術(shù)使得企業(yè)檔案信息資源的采集與管理更加便捷，同時儲存空間增大，與之前的紙質(zhì)儲存相比其儲存密度更高，同時信息儲存技術(shù)大大的提高檔案信息資源存儲安全指數(shù)，從紙質(zhì)儲存方式單一發(fā)展到現(xiàn)階段儲存方式多元化，譬如：文字、圖表、影像以及動畫等形式。

3 實現(xiàn)工程建筑檔案信息資源共享的方法

3.1 實行規(guī)范化、系統(tǒng)化的方法

實現(xiàn)工程建設信息資源共享，那么，工作中就必須要實行規(guī)范化、系統(tǒng)化，進一步加強工程建筑檔案庫信息化管理的建設，就要做到以下幾點：（1）系統(tǒng)自動歸檔。把需要歸檔的工程建筑檔案，根據(jù)統(tǒng)一的格式向檔案管理系統(tǒng)提交，而且由系統(tǒng)實行自動歸檔。（2）資料保存數(shù)據(jù)庫。將歸檔后的資料保存在數(shù)據(jù)庫的平臺里面，而且要保證工程建筑檔案信息化建設系統(tǒng)的統(tǒng)一性，最終實現(xiàn)檔案資源共享。（3）自動化管理。為了實現(xiàn)快速檢索，在數(shù)字化系統(tǒng)里要將檔案資料明確標明存放的位置。

3.2 實現(xiàn)工程建筑檔案管理科學合理的方法

在工程建筑檔案管理信息化建設中，隨著信息科技的發(fā)展，管理的方法越來越多，同時促進了我國工程建筑檔案信息化管理發(fā)展的效率，最終有助于實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。由于信息化發(fā)展的速度以及創(chuàng)新比較快，因此也為競爭對手以及不法分子提供了窺探工程建筑檔案的便利，同時也造成了管理單位對檔案的保密工作不嚴謹，造成檔案泄密等，都對建筑行業(yè)的發(fā)展有所影響。所以為了保證信息的安全，相關檔案管理部門在實施工程建筑檔案信息化建設的過程中，必須要進行加密，利用計算機操作技術(shù)，進一步加強其管理工作的安全性。除此之外，管理單位也要對紙質(zhì)工程建筑檔案引起重視，這樣才能使工程建筑檔案管理更加科學合理。

3.3 轉(zhuǎn)變管理工作的模式

影響工程建筑檔案管理工作缺乏可靠性以及不科學的原因就是，檔案管理工作人員的業(yè)務技術(shù)以及綜合素養(yǎng)。所以，工作人員在參與工程建筑檔案管理工作時一定要全程參與，而且要做好建筑工程檔案的收集、分類、 保存等與其相關的工作。因此，為了實現(xiàn)工程建筑檔案管理信息化，讓管理人員采用新型的管理模式，轉(zhuǎn)變落伍的管理模式，管理單位要做到以下幾點：（1）為管理人員提供學習信息化技術(shù)的機會、定期派遣專業(yè)的信息化管理人才對管理人員實施技術(shù)培訓，提升管理人員的信息化管理能力。（2）引進先進的管理理念和方式，強化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設一支專業(yè)技術(shù)強、信息化操作熟練、綜合素質(zhì)高的人才隊伍。以上的方法都將為做好檔案管理工作奠定良好的基礎。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設是現(xiàn)階段檔案工作的發(fā)展必然態(tài)勢，同時也是檔案工作實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的必經(jīng)之路。在現(xiàn)代化社會背景下，檔案管理部門必須關注檔案信息化建設的重要作用，并大力推進檔案信息化建設發(fā)展進程，能夠使檔案信息資源得到充分的挖掘與利用，并且提升檔案工作的服務質(zhì)量。

參考文獻：

[1]古穎偉.基于信息化的工程建筑檔案管理建設方法探析[J].山東工業(yè)技術(shù)，2016，13：156.

[2]陳耀芬.基于信息化的工程建筑檔案管理方法探析[J].檔案天地，2014，12：4950.