農(nóng)業(yè)科研單位網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的構(gòu)建與運行分析

葛安民　王茂文　商中水

摘要介紹了系統(tǒng)開發(fā)的背景和配套條件，闡述了該系統(tǒng)主要功能的構(gòu)建、運行特點及目標實現(xiàn)，并分析了該系統(tǒng)的應用成效及推廣前景。

關鍵詞辦公系統(tǒng)；構(gòu)建；農(nóng)業(yè)；科研單位

中圖分類號S-058文獻標識碼A文章編號0517-6611（2017）33-0235-02

Construction and Operation Analysis of Online Office System in Agricultural Scientific Research Institutions

GE Anmin1， WANG Maowen2， SHANG Zhongshui2*

（1. Wenzhou Business College， Wenzhou，Zhejiang 325001；2.Jiangsu Coastal Institute of Agricultural Sciences， Yancheng，Jiangsu 224002）

AbstractThe development background and necessary conditions of the system were introduced. The main functions construction， operation characteristics， objectivesrealization of the system were expounded. And the application effect and popularization foreground of the system were analyzed.

Key wordsOffice system；Construction；Agriculture；Scientific research institutions

農(nóng)業(yè)科研單位是國家創(chuàng)新體系的一支重要力量，在農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)成果中試轉(zhuǎn)化、農(nóng)村科技服務等方面發(fā)揮著不可替代的作用。隨著現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的深入推進，農(nóng)業(yè)科研單位的運行管理進入了一個新的發(fā)展階段，對資源配置、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和財務保障能力提出了新的要求，需要在內(nèi)部管理方面進行創(chuàng)新與變革，以提高單位運轉(zhuǎn)的整體水平。利用信息技術(shù)手段，整合現(xiàn)有資源基礎，開發(fā)農(nóng)業(yè)科研網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，加快向市場提供科研產(chǎn)品和服務，顯得尤為迫切。筆者介紹了系統(tǒng)開發(fā)的背景和配套條件，闡述了該系統(tǒng)主要功能的構(gòu)建、運行特點及目標實現(xiàn)，并分析了該系統(tǒng)的應用成效及推廣前景。

1基本概況

“農(nóng)業(yè)科研辦公審批系統(tǒng)”是由江蘇沿海地區(qū)農(nóng)業(yè)科學研究所自主開發(fā)，在江蘇省內(nèi)率先推行，經(jīng)過系統(tǒng)測試，不斷更新迭代，改善了跨部門協(xié)作，提高了工作效率，實現(xiàn)了網(wǎng)上辦公管理實時控制。系統(tǒng)基于農(nóng)業(yè)科研管理需要，以財務報銷流程為核心，以辦公日常事務為基礎，采用ASP技術(shù)與Microsoft SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫進行設計，構(gòu)建出高效、規(guī)范、透明的網(wǎng)上辦公審批系統(tǒng)，并于2017年7月獲得計算機軟件著作權(quán)登記。

2系統(tǒng)開發(fā)的背景及配套條件

目前，農(nóng)業(yè)科研人員承擔科研任務繁重，經(jīng)常在外開展研究觀測，人員聚合度低，當面審批找人難，辦事效率低?？蒲许椖恐С龀O備采購外，以小額支出為主，支出發(fā)生頻率高，科研進展與財務保障需要有機銜接連貫。部分項目經(jīng)費使用不合理、不合規(guī)，缺乏計劃性和效率[1]，特別是報賬環(huán)節(jié)，無請示、無預算、無正式票據(jù)、自制憑證入賬等現(xiàn)象時有發(fā)生，經(jīng)辦人、證明人、農(nóng)民工簽字存在一定的隨意性，財務信息真實性原則受到挑戰(zhàn)，存在較大的廉政風險。

農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)設機構(gòu)較多，日常管理單元及財務核算單元以研究室或課題組為主，科研活動專業(yè)性強，項目開支渠道明確，便于網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的深度訂制。為配合辦公系統(tǒng)的開發(fā)，在較短時間內(nèi)實現(xiàn)面簽與網(wǎng)簽的平滑切換，系統(tǒng)開發(fā)單位也進行了相應的調(diào)整與完善。

2.1明確規(guī)范便民效率原則

明確辦事原則，開好前門，堵塞漏洞，做到程序、要素、內(nèi)部監(jiān)督三方面規(guī)范。抓好相關配套措施，明晰各級審批權(quán)責，規(guī)范報銷程序，加大國庫集中支付和公務卡結(jié)算力度，穩(wěn)步推進“無現(xiàn)金”管理[2]，做到資金流向痕跡管理。

2.2出臺從嚴管理財務規(guī)范

統(tǒng)一思想認識，加強財務紀律學習與教育，從人員經(jīng)費、商品服務費用、政府采購項目、資金收支等方面入手，梳理現(xiàn)行政策，明確管理范疇、管理權(quán)限、報銷規(guī)定及附件要求，方便科研人員日常報賬，提高財務審批效率。

2.3配套完善內(nèi)部控制制度

明確電子簽批與親手簽批具有同等法律效率，完善監(jiān)督檢查制度。強化全員參與內(nèi)部控制全過程，實現(xiàn)經(jīng)濟活動的決策、執(zhí)行、監(jiān)督有效分離，保證農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟活動依法合規(guī)，形成高效安全、富有活力、適應網(wǎng)上審批辦公的內(nèi)部控制體系。

3主要功能的構(gòu)建、運行特點及目標實現(xiàn)

3.1功能設計

3.1.1用戶分類管理功能。合理設定用戶權(quán)限，將參與人員分為報銷人、證明人、項目負責人、部門負責人、行政部門負責人、財務負責人、分管領導、財務分管領導、審批領導、登記備案人、財務會計人員以及系統(tǒng)管理員12類。其中，管理員負責內(nèi)設部門人員設置、管理權(quán)限分配及注冊用戶核審；財務審核人員負責核驗票據(jù)真實性、審批數(shù)據(jù)一致性，對報銷人員未上傳票據(jù)進行現(xiàn)場補錄；審批領導和財務分管領導具有審批流程的最高權(quán)限，可向下審閱所有審批流程。

3.1.2

流程申請功能。系統(tǒng)依據(jù)農(nóng)業(yè)科研單位的管理特點，以財務費用報銷為重點，兼顧日常管理需要，合理分類申請流程，將服務流程劃分為費用報銷、借匯款申請、公務接待申請、請示報告申請、出差（用車）請假申請、用印蓋章申請、物資采購申請等，基本覆蓋農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟活動的全部門類，滿足日常管理的需要?？茖W設定應用事項，如附件拍照上傳、添加附件、關聯(lián)引用、情況說明、備注留言、刪除操作等，保證操作用戶的有效參與。單項流程涉及部門、人員、事項、數(shù)據(jù)依申請業(yè)務而定，具備下拉菜單選項和數(shù)據(jù)自動匯總功能，整體界面簡潔，方便實用。

3.1.3

審批功能。系統(tǒng)采用網(wǎng)簽和面簽相結(jié)合，財務人員以面簽為主。在部分審批環(huán)節(jié)，允許審批人員選擇不簽單據(jù)，直接選擇跳簽。在部分審批環(huán)節(jié)，允許審批人根據(jù)工作需要，將需要知曉的其他審批人加入?yún)⑴c審批。當審批人發(fā)現(xiàn)單據(jù)內(nèi)容或數(shù)值有誤時，可以留言直接退回申請人或逐級退回到申請人修改處理。當審批人對單據(jù)存疑，可以簽署意見、擱置質(zhì)疑，通過選擇短信通知或直接打電話與申請人溝通處理。當審批人對不合理單據(jù)選擇拒絕，及時終止審批流程。

3.1.4

后續(xù)打印、報銷記賬功能。流程審核通過后，申請人攜帶原始票據(jù)到財務部門辦理相關手續(xù)，授權(quán)會計人員與申請人當面核對票據(jù)真實性、完整性，確認與上傳電子附件一致性后，打印報銷單據(jù)封面[3]，簽字確認后財務人員制作會計憑證，交出納人員辦理款項支付手續(xù)。費用報銷、差旅報銷、借匯款等流程由會計人員在線打印，其他流程由申請人自行在線打印，簽字確認后交相關部門辦理或一并作為會計憑證報銷附件。

3.1.5

辦理結(jié)果信息提示功能。為加快審批進程，方便參與用戶，系統(tǒng)通過與短信服務平臺合作，定制、生成、管理發(fā)布短信，為參與人員提供業(yè)務審批過程、結(jié)果的信息提示業(yè)務。系統(tǒng)在上一審批環(huán)節(jié)結(jié)束后，將以默認短信發(fā)送形式提醒下一參與人員及時進行審批，相關人員也可根據(jù)情況，若出現(xiàn)休息時間、參與人員因重要活動不便上網(wǎng)等情況，去掉默認選項，系統(tǒng)不再發(fā)送短信提示。若出現(xiàn)流程審核通過或?qū)徟鞒坛霈F(xiàn)退回、置疑或暫緩、拒絕等情況，無論是否勾選短信提示，系統(tǒng)都會自動發(fā)送短信告之申請人查看結(jié)果。

3.2運行特點

3.2.1

分級審批，管理重點下移。引入管理層級，實行項目組、研究室、職能處室、主管領導分類把關，審批分級管理。不同業(yè)務流程設定不同審批環(huán)節(jié)，強化網(wǎng)簽責任，誰審批誰負責。審批規(guī)定對于不同的報銷金額決定是否需要上一級領導進行終審[4]，若金額≤3 000元，由財務分管領導審批；若金額>3 000元，則由主要領導審批。

3.2.2

優(yōu)化審批，提高運行效率。尊重現(xiàn)行的報銷程序，在充分調(diào)研認證的基礎上，對審批事項、審批內(nèi)容、審批流程進行優(yōu)化分析，統(tǒng)一會計口徑，規(guī)范欄目設置[5]，剔除無效項目，拓展附加功能，減少冗余設計，使得系統(tǒng)運行流暢、穩(wěn)定、安全、兼容性好，操作方便，可推廣復制。在此基礎上，又擴充當月及歷史工資單查詢、單位內(nèi)部聯(lián)系電話等附屬功能，增加用戶黏性。

3.2.3

前置審批，管理有章可循。系統(tǒng)增加了公務接待、出差申請、請示報告、用印蓋章、物資采購等前置審批事項，目的是為費用報銷、借匯款等事項提供關聯(lián)服務。公務接待由辦公室扎口管理，由接待人網(wǎng)上報請單位主要負責人同意后實施。因公出差提交會議通知或填報出差理由，按相應管理權(quán)限獲批后方可成行。對請示報告和用印蓋章等辦公事項，經(jīng)職能處室審核，條塊分管領導、主要領導同意后執(zhí)行。物資采購屬于集中采購范圍的，按請示報告流程申請，獲批后由職能處室依法定要求公開操作；屬于分散采購范圍的，按管理審批權(quán)限批準后執(zhí)行。

3.2.4

移動審批，方便監(jiān)督管理。針對外出頻繁的特點，借助手機等移動終端，通過用戶驗證可以訪問和參與審批流程，審批界面能夠直觀反映科研動態(tài)，滿足線上審批要求和一般查詢功能。實踐應用證實，移動審批為參與審批的各方都能提供一個可靠的基礎操作平臺，應用范圍不受時間、辦公場所、硬件條件的限制，已從應急審批走向常態(tài)應用審批，有效降低了管理成本，受到了科研人員的普遍歡迎。

3.3目標實現(xiàn)

3.3.1

辦理進程、結(jié)果實時顯示。①審批進程可網(wǎng)上查詢，顯示目前事項達到環(huán)節(jié)和辦理結(jié)果，有利于申請人進行工作計劃安排；②遇有審批退回、置疑暫緩、拒絕申請等審核反饋事項，在短信通知的基礎上，當事人可以上網(wǎng)查看詳細審批意見和審批記錄，適時進行修改調(diào)整、補充說明、引用關聯(lián)證明及增加附件材料，繼續(xù)推進審批流程上行，直到獲準通過。對于退回流程，申請人可將流程單作廢，系統(tǒng)后臺予以記錄。

3.3.2財務審批風險控制與防范。系統(tǒng)流程中財務審核處于核心環(huán)節(jié)，網(wǎng)上審批進程一般不需要申請人環(huán)環(huán)面簽，節(jié)約了審批時間，也提高了審批效率，但網(wǎng)上審批存在一定的風險。在審批流程設計時，考慮到財務票據(jù)的真實、有效、完整是內(nèi)部控制的關鍵[6]，為保障審批系統(tǒng)的運行價值，特別強化中間環(huán)節(jié)中的財務審核人員把關作用，所有涉財審批事項的票據(jù)必須當面查驗核實，確認流程單是否重復、遺漏、錯誤、填報是否準確[7]等，確認票據(jù)合法取得、符合報銷要求，確認附件佐證材料準確、關聯(lián)引用得當。財務審核人員要有較強的專業(yè)素養(yǎng)和較高的責任心，善于發(fā)現(xiàn)問題、糾正錯誤，引導科研人員學好、用好網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，養(yǎng)成良好的規(guī)則意識。

3.3.3

數(shù)據(jù)查詢、篩選與統(tǒng)計應用拓展。系統(tǒng)支持數(shù)據(jù)查詢，預設了多種模式進行單據(jù)查詢，自動識別篩選符合條件的所有單據(jù)，并以列表形式展現(xiàn)，查詢結(jié)果可通過XLS導出。申請人可以通過個人查詢，查看個人相關報銷記錄。各部門、各項目負責人登錄進入審批系統(tǒng)，能夠查詢項目經(jīng)費開支情況，了解并掌握項目實施進度，提升項目管理水平。單位負責人、財務分管領導根據(jù)工作需要，可以查看所屬部門與人員任意報銷事項的發(fā)生筆次和總金額，通過數(shù)據(jù)導出分析，進而掌握相關部門工作動態(tài)、項目實施情況和用款進度。

4應用成效及推廣前景

4.1應用成效

實踐表明，農(nóng)業(yè)科研辦公審批系統(tǒng)是一個簡明、實用、運行可靠的網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，將科研活動涉及事項、要件、流程及辦理要求制度化、公開化，實現(xiàn)日常管理的網(wǎng)上審批，提高了工作效率，有效管控和降低了風險，保障農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。在保障科研工作正常開展的基礎上，強化對科研產(chǎn)品處置、勞務用工、工程項目建設等監(jiān)督管理，壓縮非正常開支。在公務接待方面，督促及時報賬，定期公布接待費用，接受群眾監(jiān)督，實現(xiàn)單位“三公”經(jīng)費大幅度下降。明確申請人、部門負責人職責，著力糾正財務報銷搞變通、打擦邊球、弄虛作假等問題，通過流程公開、結(jié)果公開，配合黨紀條規(guī)、財經(jīng)紀律的學習要求，推動形成靠制度管事、靠技術(shù)手段保障的工作氛圍，使科研人員習慣在規(guī)則和制度約束下工作。

4.2推廣前景

推廣應用農(nóng)業(yè)科研辦公系統(tǒng)，實時監(jiān)控工作動態(tài)，是強化法人主體責任意識的體現(xiàn)。對農(nóng)業(yè)科研單位而言，科研活動、經(jīng)辦事項基本實現(xiàn)信息化管理，便于單位領導與部門負責人、當事人之間的溝通聯(lián)系，可以掌握資金流向，控制費用開支，提高資金使用效率，真正實現(xiàn)全程管理與“無縫隙”管理。報表數(shù)據(jù)應用的拓展，可以輔助領導決策，有助于全面掌握單位預算執(zhí)行、財務運轉(zhuǎn)等綜合情況，實施有效監(jiān)管。審批事項關聯(lián)與引證強化了事前、事后審批之間的聯(lián)系，促進了研究室與服務部門之間的協(xié)調(diào)配合，提高辦事的科學性與有效性。

推進制度鋼性約束與人員主動執(zhí)行并行，單位領導可以擺脫日常事務所困，能夠有計劃、有步驟地安排相關工作。從規(guī)范管理角度看，向下壓實責任，將財務報銷、辦公審批等把關的關口前移，單位主要領導、分管領導對審批流程有更大的自主權(quán)與選擇權(quán)，便于從宏觀把握整體工作，促進管理工作步入科學化軌道?？蒲腥藛T作為流程發(fā)起人，在參與審批環(huán)節(jié)，既可方便地與審批人員信息交流，了解政策法規(guī)的變化與要求，又可享受網(wǎng)上審批帶來的便利，積極主動地開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作，達到雙贏的效果。

農(nóng)業(yè)科研辦公審批系統(tǒng)的成功開發(fā)是農(nóng)業(yè)科研財務管理制度化、專業(yè)化、現(xiàn)代化的有益嘗試，對于促進農(nóng)業(yè)科研轉(zhuǎn)型升級、提升自主創(chuàng)新能力具有重要意義。

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