論提高社會保險業(yè)務檔案管理水平的若干途徑

邢海峰

摘要：現(xiàn)階段，我國具有較為龐大的社保檔案庫，這給檔案的管理帶來了極大的挑戰(zhàn)，而我國社保檔案管理工作存在較多不足，并已經(jīng)影響到了社保工作的高效展開，因此必須對其展開深入研究，不斷提高我國社會保險業(yè)務檔案的管理水平。 因此，本文重點對扎實推進社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理進行了分析，并提出相應的管理措施，揭示社會保險業(yè)務檔案對于構(gòu)建和諧社會的重要作用。

關鍵詞：社會保險業(yè)務； 檔案管理； 策略分析

1加強社會保險檔案管理的必要性

社會保險業(yè)務檔案管理工作主要指對社保檔案進行收集、整理、分類、裝訂，以及之后的移交、保管、堅定等一系列工作，社保檔案的管理工作是社會保險經(jīng)辦管理工作中的基礎部分，但卻對社保工作的順利展開有著重要影響作用?，F(xiàn)階段，我國具有較為龐大的社保檔案庫，這給檔案的管理帶來了極大的挑戰(zhàn)，而我國社保檔案管理工作存在較多不足，并已經(jīng)影響到了社保工作的高效展開，因此必須對其展開深入研究，不斷提高我國社會保險業(yè)務檔案的管理水平。

2加強社會保險檔案管理的重要意義

社會保險業(yè)務檔案，是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確保參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，確保社會保險業(yè)務檔案的安全、完整是維護和實現(xiàn)保障參保對象合法權(quán)益的堅實基礎。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社保工作的前提條件。標準和規(guī)范的社會保險業(yè)務檔案，不僅可以提供各類準確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領導科學決策提供服務，還可以大幅度提高辦事效率。

3社會保險業(yè)務檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

3.1缺乏科學性，社會保險在社會保障體系中占據(jù)著重要地位，而其包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等多個類別，這就造成一個人的保險資料被分別保存在不同的經(jīng)辦機構(gòu)，這種分散管理方式給保險人的資料查詢帶來了極大困難，也極易出現(xiàn)管理紕漏，管理方式缺乏足夠的科學性。

3.2意識薄弱首先，沒有充分重視檔案工作。伴隨著國家社會保障制度的深入改革，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)完成了大量的業(yè)務工作，但對社會保險業(yè)務的檔案管理工作卻沒能充分重視，常常忽視工作中存在的問題。其次，工作人員認識不夠，態(tài)度不嚴肅，認為檔案管理工作不重要。

3.3管理隨意，社會保險業(yè)務檔案材料紙張形式各異，裝訂不統(tǒng)一，給檔案的歸類與查閱帶來許多不必要的麻煩，檔案管理人員對檔案整理不及時，隨意堆放等問題不同程度存在，管理不夠規(guī)范。

4提高社會保險業(yè)務檔案管理水平的方法

4.1加強社保檔案管理軟硬件設施建設。加強社保檔案管理軟硬件設施建設主要是指對檔案庫“八防”建設與管理信息系統(tǒng)的建設。為了保障社保檔案管理室的環(huán)境安全性，必須加強檔案室防火、防光、防塵以及防高溫等方面的管理，同時還應建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)與業(yè)務信息系統(tǒng)的完全對接，從而達到對檔案管理的全面控制。

4.2不斷加強社會保險信息化建設。提升檔案數(shù)字化程度，有效提高檔案查詢利用率。社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理不能只是局限于規(guī)范收集、整理、歸檔、保管等方面，而應充分發(fā)揮檔案管理對業(yè)務經(jīng)辦起到促進和監(jiān)督作用。社保業(yè)務檔案標準化建設應以信息化為依托，逐步實現(xiàn)社保電子檔案實時生成于業(yè)務經(jīng)辦時，將業(yè)務信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)有機結(jié)合，不斷提高業(yè)務檔案數(shù)字化程度，方便參保人員快速調(diào)閱所需檔案影像資料，提高檔案查詢利用率。

4.3構(gòu)建科學管理長效機制。依據(jù)《檔案法》《保密法》《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》等法規(guī)政策，對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，確保業(yè)務檔案分門別類、安全完整，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現(xiàn)社會保險業(yè)務檔案的集中管理。

4.4重視社保檔案的保密性管理。社保檔案含有參保人的大量私密信息，而個人信息的泄露將給參保人帶來經(jīng)濟損失以及名譽損失的風險，因此必須重視社保檔案的保密性管理工作。首先，檔案管理人員必須具備足夠的信息安全與防范意識，嚴格按照檔案管理標準與流程進行操作，從而最大可能的降低信息泄露風險；同時社保經(jīng)辦機構(gòu)也必須建立完善的檔案保密管理制度，嚴格限制檔案個人信息的使用，并對不規(guī)范、不合法的檔案管理操作進行懲戒，從而確保參保人檔案信息的保密性。

4.5加強學習，優(yōu)化服務職能。作為一名檔案工作者，必須加強理論學習，深刻領會黨在新時期的歷史任務和奮斗目標，實行兩個轉(zhuǎn)變；即由被動應付向主動服務轉(zhuǎn)變，由自我封閉向?qū)ν忾_放（保密案卷除外）轉(zhuǎn)變，加大開發(fā)檔案的力度，搞好規(guī)章制度建設和思想作風建設，在工作中，既要發(fā)揚埋頭苦干、任勞任怨的“老黃牛精神”，又要發(fā)揮開拓創(chuàng)新、靈活主動的精神，為社會保險檔案管理作出貢獻。 其次是為社會服務，為促進社會進步和經(jīng)濟發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務；再次是為政府服務，為政府制定相關決策提供依據(jù)；此外，隨著社會保險事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案服務的功能更加多元，領域更加拓展，方式更加多樣，創(chuàng)造更高的社會效益和經(jīng)濟效益，更好地為企業(yè)服務。

總之隨著保險業(yè)務的逐步發(fā)展壯大，保險檔案管理越來越體現(xiàn)其價值所在，對維護社會穩(wěn)定、構(gòu)建和諧社會也發(fā)揮重要作用。因此，我們從思想上要意識到社會保險檔案管理的重要性，加大硬件軟件投入，建立比較完善的社保業(yè)務檔案管理制度，系統(tǒng)化管理是未來檔案管理的必然達成的新階段，推進了社會保險事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：承德縣社會保險事業(yè)管理局 河北省承德市 ）