檔案管理信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管理與評(píng)估方略

摘要：檔案作為一種直接的史實(shí)記錄，具有社會(huì)性、價(jià)值性、政治性等特點(diǎn)。檔案管理工作對(duì)企業(yè)、城市甚至國(guó)家都有重要的意義。檔案管理工作除了具備當(dāng)下的價(jià)值意義與現(xiàn)實(shí)意義，更具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史意義。近年來，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，國(guó)內(nèi)檔案管理的信息化建設(shè)被提上了議程。然而在信息化的檔案管理建設(shè)中，風(fēng)險(xiǎn)問題也逐漸顯露。檔案管理信息化作為一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)很高的項(xiàng)目，相關(guān)責(zé)任者必須要重視檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管理作業(yè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 風(fēng)險(xiǎn)管理 評(píng)估方略

一、檔案信息化建設(shè)

（一）檔案管理信息化建設(shè)的含義

信息化是檔案管理模式轉(zhuǎn)變的大趨勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理工作的重點(diǎn)在與檔案實(shí)體的保管作業(yè)。而信息化建設(shè)使得檔案管理由實(shí)體檔案向著數(shù)字化信息檔案轉(zhuǎn)變。檔案管理的信息化建設(shè)需要把檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化的處理，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，諸如傳遞、接收、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)連為一體，優(yōu)化檔案信息的共享機(jī)制。在檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，管理工作者需要借助多種技術(shù)手段，比如，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)等。在這些技術(shù)的幫助下，傳統(tǒng)的形式的檔案文件系統(tǒng)化地連接在了一起，構(gòu)成有序的檔案信息庫。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的可行性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)技術(shù)開始廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，也為科學(xué)化檔案管理改革提供了契機(jī)。目前，國(guó)內(nèi)絕大部分企業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理部門都配有信息化的網(wǎng)絡(luò)，并且有關(guān)檔案管理人員也能夠進(jìn)行信息化的操作。企業(yè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經(jīng)驗(yàn)。我國(guó)陸陸續(xù)續(xù)地制定了一系列關(guān)于信息化檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強(qiáng)了各部門對(duì)檔案管理的重視，對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)具有非常積極的意義。

二、檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管理

（一）風(fēng)險(xiǎn)管理分等級(jí)措施

檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理宜采用分級(jí)的措施。首先，相關(guān)工作人員要依照檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估數(shù)據(jù)，根據(jù)已經(jīng)區(qū)分的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，評(píng)定檔案管理信息化風(fēng)險(xiǎn)管理的優(yōu)先的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。然后，在評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)管理優(yōu)先級(jí)的條件下，給每一級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)要素加設(shè)風(fēng)險(xiǎn)管理要求。最后，依照劃分的風(fēng)險(xiǎn)管理要求，來評(píng)估檔案信息化建設(shè)在不在可接受風(fēng)險(xiǎn)以內(nèi)，如若低于可接受風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，就必須即刻采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理辦法，施展應(yīng)對(duì)措施。

（二）風(fēng)險(xiǎn)保證金的預(yù)留

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)投資大、周期長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)高的項(xiàng)目，項(xiàng)目預(yù)算應(yīng)預(yù)留一定的風(fēng)險(xiǎn)保證金，為了有效應(yīng)對(duì)項(xiàng)目由于需求的變化，降低事故造成的金融風(fēng)險(xiǎn)。此外，在不同地區(qū)或單位建設(shè)檔案管理的信息化，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要從本區(qū)域檔案管理的發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā)，制定相適應(yīng)的信息化發(fā)展目標(biāo)，檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的可行性，避免檔案管理信息化的重復(fù)投資，確保資金的合理使用。

（三）采用逐步轉(zhuǎn)變的辦法

信息化的技術(shù)的未來行業(yè)發(fā)展的前景，但是它在一定程度上是難以預(yù)測(cè)的，完全的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)很難做到。檔案管理的信息化建設(shè)宜采用逐步轉(zhuǎn)化、持續(xù)改進(jìn)的辦法。在引入信息化技術(shù)的時(shí)候，決策者首先要考慮信息技術(shù)產(chǎn)品的穩(wěn)定性以及和現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的兼容性，不能盲目地引進(jìn)新技術(shù)。在檔案管理信息化設(shè)備的選購上，要制定與檔案檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。從設(shè)備的可靠性、風(fēng)險(xiǎn)性、成本等因素多方面評(píng)估，選購最合適的設(shè)備。

三、檔案管理信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方略

檔案管理的信息系統(tǒng)涉及到很多的模型，隨著信息技術(shù)快速的更新?lián)Q代，各種數(shù)學(xué)模型都在不斷的優(yōu)化。所以，檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要存在于整個(gè)信息系統(tǒng)開發(fā)的全過程中，但是檔案管理信息化建設(shè)每階段的內(nèi)容差別很大，其對(duì)信息管理安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的要求也不盡相同。

（一）分析階段的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

檔案管理信息化建設(shè)分析階段風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要針對(duì)的是檔案信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的獲得環(huán)節(jié)，只有獲取充分的信息才能滿足檔案管理信息化建設(shè)的安全需求。分析階段風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要重視檔案管理系統(tǒng)的初期安全風(fēng)險(xiǎn)，滿足其對(duì)安全性能的需求，進(jìn)而從宏觀的方面評(píng)估檔案信息管理系統(tǒng)中潛在的危險(xiǎn)因素。

（二）設(shè)計(jì)階段的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

此階段涉及到的評(píng)估目標(biāo)比較多，確切的安全目標(biāo)對(duì)這個(gè)階段的工作具有重要的意義。設(shè)計(jì)者必須進(jìn)行合理的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保檔案信息管理信息化系統(tǒng)的安全性能。

（三）運(yùn)行維護(hù)階段的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

在檔案管理信息化系統(tǒng)的運(yùn)行階段對(duì)周期性地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，只有這樣才能充分確保檔案管理系統(tǒng)的安全、可靠性。

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（作者簡(jiǎn)介：楊玲枝，本科，國(guó)網(wǎng)恩施供電公司，職稱：館員，檔案專業(yè)。）