辦公室文書與文書檔案管理存在的問題及解決

陳丹晨

【摘要】在我國現(xiàn)階段的事業(yè)單位當中，都需要對辦公室的文書以及文書檔案做出一定的科學(xué)有效管理，而對于辦公室的文書檔案而言，其管理水平將會直接影響到整體的管理質(zhì)量和完整程度。本文主要探討了辦公室文書與文書檔案管理存在的各種問題，并提出了一定的解決策略，以切實提高辦公室文書檔案管理的有效性。

【關(guān)鍵詞】辦公室文書；檔案管理；問題

在整個辦公室文書的管理當中，文書與文書檔案的管理屬于主要的管理工作，并且為整個事業(yè)單位的管理形成了良好的保障和支持作用。在現(xiàn)代社會下的迅速發(fā)展當中，合理有效的檔案管理是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量的必要手段。而現(xiàn)如今的黨政機關(guān)事業(yè)單位，在日常的工作當中，總會產(chǎn)生一些文書檔案信息，這些檔案信息具有相當重要的作用，能夠為黨政機關(guān)事業(yè)單位未來的工作形成科學(xué)的引導(dǎo)和決策依據(jù)。但是，我國現(xiàn)階段的辦公室文書與文書檔案管理卻存在著相當多的問題，需要進行科學(xué)有效地解決。

一、辦公室文書與文書檔案管理的基本特點

我國當前的黨政機關(guān)事業(yè)單位，已然對檔案管理有了較為深刻的認知度，并且在辦公室文書和文書檔案管理的過程中，形成一定的基本特點。這些特點集中地體現(xiàn)在三個方面。首先是對一些黨政機關(guān)事業(yè)單位的主要數(shù)據(jù)資料進行收集和保管，而這也屬于企業(yè)檔案管理的主體內(nèi)容。其次是開展相應(yīng)的辦公室文書工作，需要有相應(yīng)的文書人員進行。最后是對于一些復(fù)雜的文書工作，需要進行精細化的管理，進而實現(xiàn)檔案管理的高效性。在整個辦公室文書與文書檔案管理的過程中，需要將紙作為主要的信息載體，并對一些事件發(fā)生的過程、內(nèi)容以及時間進行相應(yīng)的記錄，并保存下來。而在這個過程中的工作重點主要是對信息進行廣泛地收集和整合，接著進行科學(xué)的分類，實現(xiàn)管理與保存的高效性。現(xiàn)如今，文書工作也開展了全新的無紙化操作，因而除了紙以外，存儲介質(zhì)成為了新時期主要的信息載體，整體的辦公效率有了很大的提高。此外，雖然這些文書僅僅是一些書面性的內(nèi)容，但是它具有較高的真實性，能夠被人們的決策所依賴，并且具有一定的法律依據(jù)。因而對其進行合理的保管，能夠為黨政機關(guān)事業(yè)單位的工作，帶來相當多的實體利益。

二、辦公室文書與文書檔案管理存在的主要問題

1、基礎(chǔ)的辦公室文書與文書檔案管理建設(shè)力度十分小

一般而言，黨政機關(guān)事業(yè)單位都會將辦公室的文書以及相關(guān)的檔案資料放在檔案管理建筑的底層部分，這一區(qū)域空間通常都不會很大，并且經(jīng)常會出現(xiàn)潮濕的現(xiàn)象。如果無法實現(xiàn)有效的通風(fēng)，并將這些文書和文書檔案放置較長的時間，將很容易出現(xiàn)損壞的狀況。而之所以會出現(xiàn)這些狀況，主要是由于基礎(chǔ)的辦公室文書與文書檔案管理建設(shè)力度十分小，黨政機關(guān)事業(yè)單位對其也沒有太大的重視度，使得整個辦公室文書管理上缺乏一定的資金和資源配置，進而難以得到切實有效的發(fā)展。而在領(lǐng)導(dǎo)不重視的狀況下，黨政機關(guān)事業(yè)單位的文書管理員工也很難將這些工作內(nèi)容切實地放在心上，而進行了隨意地擱置，并且往往沒有較好地進行分類，給整體的查閱和管理造成了一定程度上的阻礙。

2、辦公室文書與文書檔案管理的管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

對于辦公室文書與文書檔案管理工作，大多數(shù)黨政機關(guān)事業(yè)單位都單純地認為它是一種十分簡單的工作，不需要投入過于專業(yè)的人手，僅僅需要一部分懂得管理的人員即可，因而經(jīng)常會出現(xiàn)一些文化素質(zhì)并不高的人員進行管理，他們僅僅懂得對這些資料進行儲存，并不知道如何進行分類，對于其查閱的優(yōu)化以及對現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的運用，幾乎沒有任何的了解。因而在實際的辦公室文書與文書檔案管理當中，涌現(xiàn)出了相當嚴重的問題，整天的檔案管理效率十分低。同時，由于這些人員的專業(yè)素質(zhì)十分低，經(jīng)常出現(xiàn)文書檔案損壞和丟失的狀況，而對于這些狀況的出現(xiàn)，這些管理人員都選擇了忽視，并沒有進行積極地恢復(fù)和查找，導(dǎo)致在需要這些文書的過程中難以查找地到，一定程度上給黨政機關(guān)事業(yè)單位的工作形成了較大的阻礙

3、文書檔案管理的方式過于落后

除去上述的管理人員自身素質(zhì)存在問題以外，在管理的方法上也存在著許多的缺陷，不規(guī)范的管理方法對于檔案來說，就是一場傷害，而在大多數(shù)的文書檔案管理中，對于檔案的管理方式并沒有一個較完整的管理策略，在檔案標題和檔號的管理上。存在很多不科學(xué)的管理方式，這種不規(guī)范的管理對于檔案造成也是十分嚴重的，其次，在管理的設(shè)施上，管理的工作方法一直處在過去階段，事業(yè)單位對于檔案管理沒有具備發(fā)展的眼光，一味的采用傳統(tǒng)管理手段，對于新時代下的新技術(shù)沒有及時的進行吸取，在社會的快速發(fā)展下，網(wǎng)絡(luò)時代為社會帶來了很大的方便，計算機的產(chǎn)生既方便了管理人員對于檔案的保存，還讓管理工作的工作量得到了有效的減小，節(jié)省工作時間。但在實際的管理中，部分的事業(yè)單位并沒有及時對網(wǎng)絡(luò)保存的技術(shù)進行學(xué)習(xí)，而是繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方式，而對于檔案管理的工作，現(xiàn)實問題就是存在著部分的人仍舊采用以人工檢索的方式，這種方式最為凸現(xiàn)的缺陷就在于，它不僅增加了工作量，還使得工作變的更加復(fù)雜，事業(yè)單位對于文書檔案管理的成本增加，單位的管理方式嚴重與社會的發(fā)展脫節(jié)，導(dǎo)致文書管理的工作效率得不到提高。

三、辦公室文書與檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化策略

1、加強辦公室文書與檔案管理的規(guī)范化

要想使得整個辦公室文書它檔案管理，實現(xiàn)較高的管理水平，必然要對其進行規(guī)范化管理，而要形成規(guī)范化的管理，必然需要建立一定的管理機制和條例。而這部分工作本身需要黨政機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)來完成，為此，黨政機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須重新審視辦公室文書與檔案管理的重要性，并將它放在黨政機關(guān)事業(yè)單位的重點工作內(nèi)容當中。在實際的管理規(guī)范中，黨政機關(guān)事業(yè)單位需要對其中的管理機制和管理方法進行嚴格的控制，使得管理人員能夠切實地對自身的管理職責(zé)加以了解，并建立一定的獎懲制度，促使員工形成較高的工作積極性，逐步提升整體的文書檔案管理效益。

2、提高辦公室文書與文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在整個辦公室文書以及相關(guān)的文書檔案管理工作當中，管理人員發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，并且會對整個工作的質(zhì)量產(chǎn)生最為直接的影響。為此，黨政機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當重視管理人員的管理能力，并采取一定的措施，對管理人員的專業(yè)素質(zhì)進行綜合性的培育和訓(xùn)練，使得他們具有較高的檔案管理能力。對于這方面的措施，黨政機關(guān)事業(yè)單位可以從兩方面開展，首先是從外部招聘，企業(yè)需要吸收一些專業(yè)素質(zhì)較高的人員，并對他們的素質(zhì)進行考核，確保他們具有較高的專業(yè)素質(zhì)后，再投放到實際的管理崗位上。其次是對黨政機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人員的能力進行培養(yǎng)，黨政機關(guān)事業(yè)單位可以選擇自身內(nèi)部的一些人才，進行檔案管理知識技能上的培養(yǎng)，使他們具備較為先進的辦公室文書與文書檔案管理能力，并進行不斷地更新，迎合當前時代的具體需求，為黨政機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展做出切實有效的貢獻。

3、構(gòu)建信息化保存方式

對于傳統(tǒng)文書管理方法中管理管理陳舊，管理方法落后的問題，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化，智能化的管理方法是解決它的最好途徑，在目前網(wǎng)絡(luò)和計算機快速發(fā)展的情形下，事業(yè)單位對于文書檔案的管理要建立電子化的檔案，這就要求管理人員對于社會發(fā)展有較好的學(xué)習(xí)能力，對于現(xiàn)代化的技術(shù)有較完整的把握，在實行文書管理時，充分的將事業(yè)單位的檔案管理和現(xiàn)代化的技術(shù)結(jié)合在一起，構(gòu)建一體化的管理模式，從而實現(xiàn)檔案管理高效、快捷、方便、安全的目標，促進整個社會組織及事業(yè)單位的快速穩(wěn)定發(fā)展。

綜上所述，在整個黨政機關(guān)事業(yè)單位的工作進程中，辦公室文書與文書檔案管理起著相當大的作用，它能夠?qū)h政機關(guān)事業(yè)單位的很多決策提供依據(jù)，并完善當前的工作進程，因而對其進行科學(xué)有效的管理具有重要的意義。

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