探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

于正芒

摘 要： 檔案是一個(gè)時(shí)代的印記，是歷史的見(jiàn)證，只有做好檔案管理工作才能將有價(jià)值有意義的信息資源長(zhǎng)久保存下去。時(shí)代的發(fā)展步伐很快，只有采用新的管理模式才能跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，提高檔案管理效率。如何做到新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化，是我們今天探討的主題內(nèi)容，下面將詳細(xì)分析，希望我們的檔案管理工作可以開(kāi)展得更加規(guī)范合理。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)下 檔案管理工作 規(guī)范化策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）12-0039-01

檔案是有形的，但是它存在的價(jià)值是無(wú)形，小到對(duì)于一個(gè)單位，大到對(duì)于國(guó)家，都是必不可少的，對(duì)于檔案的管理工作也是相當(dāng)嚴(yán)格的，由于長(zhǎng)期以來(lái)大家都忽略了它的重要性，只有在需要用的時(shí)候才會(huì)想起來(lái)，所以造成檔案管理工作的嚴(yán)重滯后，要想在新形勢(shì)下生存，必須改變以往的管理模式，不斷創(chuàng)新，使檔案管理工作可以有效開(kāi)展。

一、新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化的意義

檔案的存在為了更好地記錄歷史，還原事件的原貌和唯一的有效憑證。在過(guò)去檔案大部分都是以手的形式存在的，這樣既不規(guī)范也不利于它的完整性保存；而如今不管是發(fā)票還是有效證件，都是通過(guò)電腦系統(tǒng)打印出來(lái)并且?guī)в猩w章或是鋼印的，保存管理起來(lái)都相當(dāng)方便，而且即使遺失了也可以提前備份，然后通過(guò)電腦系統(tǒng)找回來(lái)。所以鑒于檔案涉及多個(gè)領(lǐng)域，且具有較大的社會(huì)地位，那么我們就更要注重對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化，保證檔案資料不受損毀，加強(qiáng)運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備提高對(duì)檔案的管理力度，改善檔案管理模式和方法，更新管理者思想觀念，從而提高檔案的管理水平。

二、檔案管理工作存在的問(wèn)題

就目前了解，很多單位還有企業(yè)都沒(méi)有做到對(duì)檔案管理工作的重視，認(rèn)為檔案管理工作過(guò)于繁瑣，需要耗費(fèi)大量的人力物力，所以到目前為止檔案管理工作都存在很嚴(yán)重的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案資料的嚴(yán)重流失

由于檔案管理工作人員整體意識(shí)不足，在工作中沒(méi)有樹(shù)立正確的價(jià)值觀，對(duì)于檔案的管理過(guò)于疏忽，造成很多重要的檔案資料都未能及時(shí)有效的進(jìn)行保管，日積月累，不僅加大了工作量還無(wú)法將檔案合理的進(jìn)行分類，所以導(dǎo)致很多檔案資料不翼而飛，最終造成嚴(yán)重的流失。

2.未能制定完善的工作制度

一直沿用傳統(tǒng)老套的工作模式，導(dǎo)致很多企業(yè)都沒(méi)有將檔案資料的管理制定相應(yīng)的制度，導(dǎo)致檔案工作人員漫無(wú)目的，認(rèn)為企業(yè)沒(méi)有將責(zé)任到人，所以可干可不干，最終讓檔案管理工作越發(fā)難以開(kāi)展，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。

3.未能全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作

目前檔案管理相關(guān)人員，普遍意識(shí)不夠，未能從新形勢(shì)下審視檔案管理工作，缺乏全面認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作就僅僅只是進(jìn)行資料整理和分類匯總保存，是個(gè)普通工作人員都可以處理的，忽視了新形勢(shì)下檔案工作的專業(yè)性，這也是造成檔案管理工作一直無(wú)法規(guī)范化創(chuàng)新管理的原因。

4.檔案管理設(shè)備落后

普遍檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備都過(guò)于陳舊，無(wú)法滿足管理標(biāo)準(zhǔn)化的需要，甚至對(duì)于檔案的管理還停留在手寫上，都沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，導(dǎo)致工作效率低，管理者投入少，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，使得檔案室工作開(kāi)展困難。檔案室工作人員年齡結(jié)構(gòu)老化，基本上都是快退休的工作人員，他們?nèi)狈?duì)新鮮事物的了解和接受能力差，這些都是導(dǎo)致檔案工作無(wú)法突破更新的原因。

三、提高檔案管理工作規(guī)范化的有效措施

1.實(shí)行檔案的全面調(diào)查

要實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，首先必須對(duì)所有檔案進(jìn)行全面的了解普查，將保存時(shí)間長(zhǎng)、標(biāo)題內(nèi)容不明確以及保存價(jià)值不大的檔案，進(jìn)行分門別類的處理；其次對(duì)所有檔案進(jìn)行重新排序、編碼，便于錄入電腦系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理；最后，過(guò)于厚重的資料，進(jìn)行整理，編排頁(yè)碼，方便以后查找做準(zhǔn)備。這樣不僅可以創(chuàng)造一個(gè)干凈整潔舒適的工作環(huán)境還大大方便了管理工作，提高了工作效率。

2.加強(qiáng)檔案管理工作的重視

只有領(lǐng)導(dǎo)首先發(fā)揮帶頭作用，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的實(shí)在價(jià)值，加大對(duì)檔案管理工作的重視，才能提高工作人員的積極性，使他們端正態(tài)度，認(rèn)真工作。

3.制定完善的檔案管理制度

要想保證檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展，必須得有完善的制度進(jìn)行指導(dǎo)和約束。完善的制度首先是讓相關(guān)人員明確自身任務(wù)和職責(zé)所在，讓他們擺正態(tài)度，其次是需要他們能夠提高檔案的管理水平，將檔案管理工作落到實(shí)處，加強(qiáng)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性和安全性，保證檔案信息不被泄露，在輸入檔案信息的時(shí)候，建立加密系統(tǒng)，絕對(duì)保證檔案的安全性，并且設(shè)立檔案借閱保密原則及檔案歸檔整理原則，安排專人對(duì)稀有文件的進(jìn)行保管確保，來(lái)確保其價(jià)值的開(kāi)發(fā)，保證檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的連續(xù)完整性，從而保證檔案的管理工作更加規(guī)范化。

4.運(yùn)用先進(jìn)的信息化管理

淘汰以往的人工管理技術(shù)，全面實(shí)行現(xiàn)代化、信息化的管理方式。首先將所有資料建立一個(gè)電子檔案，運(yùn)用掃描儀將過(guò)去手工記載的檔案資料都掃入電腦系統(tǒng)，進(jìn)行電子檔案管理；運(yùn)用檔案管理軟件將檔案進(jìn)行分類保存，實(shí)現(xiàn)查閱、檢索以及存儲(chǔ)一體化的功能，以便日后可以在短時(shí)間內(nèi)查找和翻閱資料，不僅節(jié)省了大量時(shí)間還減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，有效的提高了檔案管理工作效率。雖然有了先進(jìn)信息技術(shù)的支持，工作人員仍有必要定時(shí)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類儲(chǔ)存，讓管理質(zhì)量得到最優(yōu)的保障；同時(shí)還要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行安全保護(hù)，以防信息化時(shí)代，不法分子運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)竊取重要信息。

5.提高管理人員的整體素質(zhì)

對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高他們的管理專業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力的拓展，讓他們明白優(yōu)勝劣汰適者生存，增加學(xué)習(xí)提升自己的緊迫感，在不斷地實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善自我，實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合水平。

6.加大依法管理力度

必須得依靠法制化的建設(shè)，任何行業(yè)可以健康發(fā)展的前提都是收到法律保護(hù)的，然而檔案管理工作也不例外，要想建立健全檔案管理工作，必須進(jìn)行依法管理，加強(qiáng)法制化建設(shè)，使得檔案管理工作更加規(guī)范、合理和科學(xué)。通過(guò)檔案工作相關(guān)法的建立，讓檔案工作可以依法開(kāi)展，依法完善、依法執(zhí)行，堅(jiān)持走受法律保護(hù)的健康大道，是檔案管理工作更具保障性，從而充分發(fā)揮檔案的社會(huì)作用。

結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)檔案信息作用的重要性進(jìn)行了解以后，各檔案管理部們，就更應(yīng)該重視對(duì)檔案工作的開(kāi)展，提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合管理能力，開(kāi)展檔案管理工作培訓(xùn)，引入先進(jìn)技術(shù)作為指引，全方位加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新力度，規(guī)范化力度，使其才能適用于社會(huì)，從而真正保障檔案管理工作的健康發(fā)展。

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