潛談事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理

寇璐莎

隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟的不斷發(fā)展，尤其是電子信息技術(shù)的飛速進步，社會信息化程度的提高。事業(yè)單位改革的不斷深入，事業(yè)單位迎來了行政體制、人事管理、機構(gòu)精簡等一系列的過程，獲得了新的發(fā)展。在保證單位的協(xié)調(diào)、有序運行過程中，檔案管理起到了重大的作用，檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，雖然事業(yè)單位已漸漸融入了科技技術(shù)，但仍然有很多的問題存在不足，主要體現(xiàn)在：

一、事業(yè)單位對檔案管理的重視程度薄弱

隨著我國事業(yè)單位深化改革的推進，在行政事業(yè)單位里，檔案的管理起到了很大的用途，在我們選拔或考核某一位人才的時候就會用到檔案，有時處理工作時也會翻閱大量的檔案，以方便幫助解決和安排工作上的問題。

然而有些單位的領(lǐng)導(dǎo)和人員對檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有意識到檔案管理的重要性，管理檔案意識相當薄弱。致使一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的現(xiàn)代化管理認識不足，許多單位工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方式，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程，以此長往，容易導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，制約著單位的發(fā)展。

二、現(xiàn)代化管理的人才能力不足

檔案管理現(xiàn)代化的前提是人員要現(xiàn)代化，既要掌握技術(shù)知識，能夠熟練的使用設(shè)備、維護和更新，更要具有先進的管理技能，和個人的文化素養(yǎng)，才能更好的擔任檔案管理工作。有些單位因人員缺乏，要一崗兼多職，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要的變動或業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，就許多機關(guān)單位、企業(yè)、事業(yè)單位的文書檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。個別檔案管理人員對檔案工作的重要性、責任性認識還不夠，存在隨意應(yīng)付了事的思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想存在著為難的情緒，嚴重影響日常 的工作效率。

三、檔案管理的設(shè)備和技術(shù)不先進

人們對檔案管理都有著最普遍的看法，以為檔案管理主要是一些抄寫、保管、查閱等工作，不能創(chuàng)造任何的經(jīng)濟效益，所以在人們的潛意識里對與檔案管理相關(guān)工作都被忽視了。甚至有些機關(guān)單位隨便的找一間屋子就充當了辦公、閱檔、存儲的倉庫，它既不具備鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也不具備軟件及硬件的配備，對檔案的完整與安全極為不利，防火、防盜、防潮等工作也做的不夠深入。

由于領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠，給檔案管理工作帶來了很大的困難，盡管有些單位建立了專門的檔案管理系統(tǒng)與存儲室，但在后面的工作中，因領(lǐng)導(dǎo)的不重視和資金的短缺，就忽略了更新與現(xiàn)代化設(shè)備的投入。檔案管理人員還在運用傳統(tǒng)的方式來保管和查閱檔案，由于查閱檔案都是以手工的方式進行，紙張容易發(fā)黃變脆，這對檔案的完整與安全極為不利，單位檔案保管條件比較差，無法達到檔案室管理條例的要求，與整潔、規(guī)范、統(tǒng)一的要求差之甚遠，更有些單位的檔案室因長期無專人打理管理就變成了雜物間，塵土飛揚，檔案資料無規(guī)劃的胡擺亂放。有的綜合檔案室因設(shè)備不齊全，治理不到位，查閱資料困難重重，使部分檔案受到了損害，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失的情況。

隨著社會的進步，科學(xué)技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，新的技術(shù)已在不知覺中走進了我們的生活，在如今的檔案管理中，提高工作效率是頭等大事。如何提高工作效率，無疑是將信息技術(shù)引入到檔案管理當中，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，才能使檔案管理工作事半功倍。

四、提高信息化管理，加強人才培養(yǎng)

1）、隨著社會的不斷發(fā)展，人事檔案管理信息數(shù)量增多，對檔案管理信息的需求日益增高，各單位應(yīng)盡快建立電子檔案管理系統(tǒng)，更要依靠科技進一步的科學(xué)管理觀念，全面采取用計算機技術(shù)對檔案進行管理，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)以及相關(guān)的設(shè)備，將檔案資料錄入電子軟件系統(tǒng)，建立與時代合拍的檔案意識。通過計算機技術(shù)將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)材料，實現(xiàn)了紙質(zhì)與數(shù)據(jù)并存的檔案形式，使檔案工作快速適應(yīng)現(xiàn)代化時代的需求，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需的計算機、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，充分利用現(xiàn)代化科技知識有效的對檔案進行管理，通過標準規(guī)范化的操作進而確?，F(xiàn)代化的檔案管理工作有效的開展起來。

2）、為實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理人員隊伍的強化，要對檔案管理人員開展不定期的培訓(xùn)，使其能夠認識到檔案管理工作的重要性，掌握檔案管理的各項工作，并能夠熟練的操作現(xiàn)代化的設(shè)備。對檔案管理人員加強其先進知識、方法、技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)，培養(yǎng)出專業(yè)性較強的現(xiàn)代化管理人才，有效的保證了現(xiàn)代化檔案管理工作的良好開展。伴隨著信息時代的降臨，每位檔案工作者都應(yīng)不斷的提高自身專業(yè)質(zhì)素，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，開拓自己的視野，提高工作能力，以便在工作中做到游刃有余。

五、結(jié)語

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，不論是設(shè)備的配備，人員的培養(yǎng)，都需要一個適應(yīng)的過程，在這個過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基本工作，例如文件的搜集鑒定、驗收、簽閱、整理等主要靠的還是手工作業(yè)，我們必須正視這個現(xiàn)實，不能因為檔案管理現(xiàn)代化了，就放棄了原有的手工操作。檔案管理從傳統(tǒng)的手工管理模式慢慢的向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式轉(zhuǎn)變，從而以檔案實體保管為重點，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)據(jù)化信息管理為主。因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化的新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機結(jié)合起來，從而使事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理走向一個嶄新的臺階。