企業(yè)檔案管理存在的問題及對策分析

鐘玲

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的真實(shí)記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄、憑證和無形資產(chǎn)的承載和組成，是企業(yè)合法權(quán)益的維護(hù)者。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，對于促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展發(fā)揮著重大作用，企業(yè)必須管好、用好自己的檔案，發(fā)揮其應(yīng)有作用，但長期以來，隨著企業(yè)改革的不斷深化，檔案工作幾易其手，這給企業(yè)的檔案管理工作帶來諸多問題。文章主要分析了當(dāng)前企業(yè)在檔案工作方面出現(xiàn)的一些問題，并提出了相應(yīng)的對策，以期對促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G271；F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）04（a）-0144-02

1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問題

現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案的作用越來越凸顯，它能保證企業(yè)的良好運(yùn)行，為企業(yè)提供一座資源相互利用和信息共同分享的平臺。影響當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的主要因素有以下幾方面。

1.1 檔案管理意識淡薄

一是檔案管理意識薄弱。一些單位和部門對加強(qiáng)檔案管理工作存在偏見，認(rèn)為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理沒有實(shí)質(zhì)性作用，企業(yè)的主要任務(wù)是生產(chǎn)，檔案就是存放文件資料的，檔案儼然就成了擺設(shè)，其主要作用就是應(yīng)付上級部門的檢查。二是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。在管理檔案方面舍不得投入人力、物力和財力，個別在建設(shè)項(xiàng)目單位和下屬單位檔案工作沒有實(shí)行崗位責(zé)任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量。

1.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

目前，各企業(yè)雖有一支檔案管理團(tuán)隊(duì)，但企業(yè)檔案管理人員大多數(shù)都是兼職或半路出家，且變動頻繁，團(tuán)隊(duì)的文化水平和專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，適應(yīng)不了企業(yè)快速發(fā)展的需要，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分不夠準(zhǔn)確，檔案不按時歸檔和不按時移交現(xiàn)象時有發(fā)生。

1.3 檔案管理中存在安全隱患

當(dāng)前，有些企業(yè)由于對其檔案管理工作重視不夠?qū)е聶n案管理工作的經(jīng)費(fèi)緊張，辦公用房面積不足，檔案庫房等設(shè)備也不符合檔案安全管理的要求。企業(yè)內(nèi)部沒有設(shè)立專門的檔案管理部門來管理檔案，檔案存在被泄密或丟失甚至篡改的安全風(fēng)險；檔案庫房在防火、防盜、防潮、防光、防蟲等方面也未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，特別是隨著近年來企業(yè)的飛速發(fā)展，原有的檔案庫容量已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)檔案材料的增加速度，結(jié)果是大量的檔案資料只能存放在檔案庫房之外，不能入庫進(jìn)行集中保管以確保安全。

1.4 部分企業(yè)檔案管理手段落后，達(dá)不到現(xiàn)代化管理要求

大數(shù)據(jù)時代也給新時期的檔案管理工作帶來更多、更大的挑戰(zhàn)，企業(yè)的檔案管理已經(jīng)不能停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)深入社會的方方面面。但對一些企業(yè)的調(diào)查顯示，部分企業(yè)調(diào)閱檔案時仍然是傳統(tǒng)的、原始的手工操作。檔案文件資料由于反復(fù)被調(diào)用，多次被陽光照射，結(jié)果有些紙張發(fā)黃、變脆或字跡褪色等，大大影響了檔案文件資料的壽命和完整性。

1.5 檔案信息沒有得到應(yīng)有的開發(fā)和利用

檔案資料等信息是企業(yè)的歷史記錄，企業(yè)可以從中汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對企業(yè)的未來規(guī)劃提供參考。但是，由于一些企業(yè)對檔案管理的錯誤認(rèn)識及其他因素的影響，對企業(yè)檔案信息只是藏而不用，沒有對其進(jìn)行科學(xué)的開發(fā)和利用，使得檔案信息的應(yīng)有作用得不到發(fā)揮。

2 解決當(dāng)前企業(yè)檔案管理問題的對策

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識

首先，要提高企業(yè)對檔案工作重要性的認(rèn)識。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是企業(yè)的一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作，必須常抓不懈，要做到定期研究、分析和檢查；其次，要增強(qiáng)檔案管理參與者的責(zé)任感。檔案主管部門要和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)保持經(jīng)常性的聯(lián)系，將檔案管理工作中遇到的困難及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識，要保證企業(yè)檔案管理的必要的資金支持，為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、提高業(yè)務(wù)水平的機(jī)會；最后，要做好檔案管理工作的宣傳。要重點(diǎn)加大對檔案促效益的典型案例的社會宣傳，端正廣大職工對檔案管理工作的認(rèn)識，讓他們都能認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，都來支持檔案管理工作，從而為檔案管事業(yè)創(chuàng)造一個有利的發(fā)展環(huán)境。

2.2 科學(xué)管理，增加檔案管理的現(xiàn)代化元素

首先，對檔案整理工作進(jìn)行規(guī)范實(shí)施。嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，按照新的管理要求進(jìn)行檔案的分類和編目。組卷工作要做到合理，案卷文件要排列有序，案卷標(biāo)題要簡明，保管期限要準(zhǔn)確標(biāo)明，案卷的裝訂要結(jié)實(shí)美觀；其次，各門類和載體的檔案要做到集中統(tǒng)一管理，以便保管和利用檔案，要積極改善檔案庫房的保管條件，實(shí)行檔案庫房、辦公用房和閱檔室的“三分開”，要定期地、經(jīng)常性地對檔案工作進(jìn)行檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題；最后，要利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高檔案管理的水平。檔案部門要加快數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的步伐，將電子文件歸檔和館藏檔案數(shù)字化科學(xué)地結(jié)合起來，最終實(shí)現(xiàn)檔案材料的信息化存儲，不斷提高檔案管理的信息化水平。

2.3 加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人才的隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的根本。要給專、兼職檔案人員提供教育培訓(xùn)的機(jī)會，提高他們檔案管理的專業(yè)水平，可以通過專家講座、檔案知識培訓(xùn)、競賽、觀摩和經(jīng)驗(yàn)交流等方式來實(shí)施。通過不定期的、有針對性的培訓(xùn)， 使檔案人員對檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)及各門類的檔案管理要求等有一個正確的理解和掌握。通過一系列的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，企業(yè)檔案人員的管理能力就會得到很大的提高，才能保證檔案管理的人員各項(xiàng)材料歸檔工作符合標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，做到文件的歸檔科學(xué)、準(zhǔn)確和完整，為企業(yè)的未來發(fā)展提供有價值的參考。

2.4 更新觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識

要真正從思想上把現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)重視起來，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，拓展服務(wù)工作的范圍和深度。一是企業(yè)要積極應(yīng)用檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，為檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。二是牢固樹立檔案利用是為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的觀念，要緊扣企業(yè)的中心工作，圍繞企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。三是建立主動服務(wù)機(jī)制，加強(qiáng)檔案編研工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。在編寫大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等編研材料的同時主動了解工作動態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、全方位地開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供更好的服務(wù)。

3 結(jié)語

綜上，檔案管理是企業(yè)一項(xiàng)不可缺少的工作。企業(yè)檔案管理工作的好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展，還有利于促進(jìn)和諧社會的建設(shè)。在新的歷史條件下，檔案管理工作必須緊跟時代發(fā)展的步伐，銳意改革，才能夠更好地服務(wù)于企業(yè)。

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