淺談基層檔案管理現(xiàn)代化和專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高

王穎

摘 要：檔案管理機(jī)構(gòu)是我國文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的重要組成部分，可實(shí)現(xiàn)對檔案資源的永久保存，科學(xué)研究以及各反面工作都離不開對檔案資源的利用。為在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，必須對技術(shù)設(shè)備以及技術(shù)手段進(jìn)行更新，這對檔案管理工作的順利進(jìn)行有重要意義。本文首先對檔案管理工作的重要性進(jìn)行仔細(xì)分析，然后對其中存在的問題進(jìn)行探究，最后提出建議。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；現(xiàn)代化；專業(yè)技術(shù)人員；素質(zhì)

1 檔案工作管理現(xiàn)代化的重要性

檔案可實(shí)現(xiàn)對人們社會活動的真實(shí)記錄，是我國歷史文化財富的重要組成部分。國家機(jī)關(guān)、社會組織以及個人活動都對檔案的形成有直接影響。文字、圖表以及聲像等都是檔案記錄的主要形式，可作為原始記錄進(jìn)行長期保存。人類經(jīng)過長期的發(fā)展已經(jīng)對各種類型的檔案進(jìn)行積累。社會在不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷進(jìn)步，相對而來的就是檔案數(shù)量呈現(xiàn)出逐漸增多的趨勢，這對檔案管理工作提出新的要求與挑戰(zhàn)。不斷對利用率以及管理水平進(jìn)行提高是現(xiàn)在檔案管理工作的發(fā)展趨勢，同時也是現(xiàn)代化檔案管理工作改革的基本要求。

檔案信息資源是現(xiàn)代化檔案管理工作的基礎(chǔ)與前提，為實(shí)現(xiàn)對檔案資源的有效收集與整理，可在實(shí)際進(jìn)行該項工作時對先進(jìn)的技術(shù)以及手段進(jìn)行運(yùn)用。對檔案文獻(xiàn)信息以及現(xiàn)代化管理環(huán)境的有效建立是現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)質(zhì)，但檔案管理工作主要內(nèi)容與核心則是對計算機(jī)技術(shù)的充分利用，最終實(shí)現(xiàn)信息化管理以及最優(yōu)化管理的最終目標(biāo)。為在真正意義上促使檔案管理工作的有效化，必須在實(shí)際進(jìn)行該項工作時對科學(xué)思想、組織以及手段進(jìn)行合理的運(yùn)用，這不僅對檔案管理工作自身發(fā)展有促進(jìn)作用，同時對社會發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重要意義。

2 基層檔案管理存在問題

2.1 存在問題

經(jīng)過長期的探索與實(shí)踐，檔案管理工作已經(jīng)取得顯著成就，但在實(shí)際運(yùn)行中還是存在諸多問題，對檔案管理工作的順利進(jìn)行有阻礙作用。設(shè)備落后以及管理人員水平較低等都是檔案管理工作中存在的主要問題。在實(shí)際工作中必須提高對上述工作的重視程度，在真正意義上實(shí)現(xiàn)對上述問題的有效解決。檔案資源都是在庫房中進(jìn)行保存，現(xiàn)階段庫房設(shè)備較為落后，最終導(dǎo)致檔案受到蟲、毒等危害，出現(xiàn)字跡不清晰以及材料老化等現(xiàn)象。同時手工操作也是制約檔案管理工作的因素之一，已經(jīng)不滿足時代的發(fā)展與需要，導(dǎo)致查找困難以及提供遲緩等現(xiàn)象長期存在。因此必須結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對其進(jìn)行科學(xué)合理的改革。

2.2 計算機(jī)的電子文件歸檔

我國政府結(jié)構(gòu)以及企事業(yè)單位辦公網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)出自動化發(fā)展的趨勢，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中輔助文件也在逐漸朝著自動化方向轉(zhuǎn)化。無紙辦公現(xiàn)階段以及逐漸在辦公過程中進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，因此電子文件完成對電子檔案的歸檔勢在必行。電子文件收集歸檔以及長期保存是現(xiàn)階段檔案管理工作亟待解決的問題之一。下面我們對電子文件歸檔程序進(jìn)行闡述與分析。首先需要對電子文件的最終版本進(jìn)行確定，在這之前要經(jīng)過嚴(yán)格的審批。第二是實(shí)現(xiàn)對電子文件的有效收集與整理。然后是進(jìn)行目錄編制以及歸檔說明，最后就是對其載體進(jìn)行確定與標(biāo)識。因此現(xiàn)階段檔案管理領(lǐng)域主要面對的就是系統(tǒng)化管理問題，其中主要包括電子文檔收集、歸檔以及長期保存。

3 改進(jìn)措施

現(xiàn)代科學(xué)在不斷發(fā)展與進(jìn)步，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理的應(yīng)用勢在必行。同時通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可在真正意義上實(shí)現(xiàn)資源共享，打破傳統(tǒng)的時間與空間限制，用戶可在異地實(shí)現(xiàn)對檔案資源的查閱與調(diào)用。檔案管理工作與電子計算機(jī)技術(shù)的有效結(jié)合可以說是一次技術(shù)革命，對實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新有重要意義。計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用有多種體現(xiàn)，我們主要將其總結(jié)為以下幾點(diǎn)并進(jìn)行仔細(xì)司分析。

3.1 自動編目和自動檢索

為在真正意義上實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)目錄檢索服務(wù)，可在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時對先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，幫助利用者實(shí)現(xiàn)對所需內(nèi)容的快速檢索。

3.2 檔案自動全文（原文）存儲與檢索

經(jīng)過掃描器掃描后可按兩種方式存儲：一種是掃描直接獲得檔案的圖形信息，適于手跡和圖表的處理；一種是繼續(xù)經(jīng)過文字識別獲得檔案的文字信息，可針對檔案內(nèi)容中的字、詞進(jìn)行自動檢索。

3.3 檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理

是指計算機(jī)對檔案的收集、整理、利用、鑒別、銷毀、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的管理應(yīng)用，其中應(yīng)用較廣泛的是檔案自動借閱管理和統(tǒng)計，對利用工作中涉及的登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸還、利用情況統(tǒng)計等進(jìn)行自動管理，提高工作效率。

3.4 可用計算機(jī)輔助立卷、標(biāo)引

計算機(jī)輔助立卷是根據(jù)文件的歸檔立卷參數(shù)自動進(jìn)行立卷處理，其應(yīng)具備的功能有：邏輯組卷、邏輯案卷調(diào)整、卷內(nèi)目錄編印、卷皮打印、檢索工具編列、檔案題名、字詞切分、內(nèi)容特征的分析。

4 應(yīng)培養(yǎng)一支高水平檔案工作的專業(yè)技術(shù)人才隊伍

就整體而言，我們要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，還缺乏兼?zhèn)涔芾砗陀嬎銠C(jī)這兩方面專業(yè)知識的人才，改變這種局面，應(yīng)加強(qiáng)人才的培養(yǎng)力度，具體措施如下：

各高等院校的檔案專業(yè)教育，應(yīng)該把檔案計算機(jī)管理，電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學(xué)問題放在一個重要的位置，根據(jù)最新的技術(shù)發(fā)展與檔案管理現(xiàn)代化實(shí)踐發(fā)展的需要，制定教學(xué)計劃和教學(xué)大綱，編寫最新、最實(shí)用的教材，對檔案專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行新知識與新技能的系統(tǒng)教育。

5 檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)重新界定檔案工作負(fù)責(zé)人的職責(zé)

5.1 確定檔案工作定位，指明檔案工作前進(jìn)的目標(biāo)

我國公共檔案工作已有了特色化的建設(shè)，許多=地區(qū)的檔案館（室）都開展了大量的特色服務(wù)，能夠很好地吸引利用者，滿足他們的需要，這也是離不開檔案工作負(fù)責(zé)人的遠(yuǎn)見卓識和創(chuàng)新才能。

5.2 調(diào)動檔案工作人員的能動性，使檔案工作充滿創(chuàng)造力

在新型檔案管理工作中，負(fù)責(zé)人的主要工作就是在檔案工作內(nèi)部建立一種機(jī)制，打破陳舊觀念，激發(fā)檔案工作人員的能動性，允許有不同的意見和分歧，做出理性的選擇。

結(jié)束語

總之，在人類的歷史長河中，檔案工作者的使命是永恒的，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)迅速的發(fā)展，應(yīng)逐步改變檔案工作人員的工作方法和內(nèi)容，促使檔案管理人員不斷創(chuàng)新，更新職業(yè)角色，才能適應(yīng)新的變化，經(jīng)受住這種新的挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李素艷.淺談基層檔案管理現(xiàn)代化和專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高[J].未來英才，2016（19）.

[2]孫崎棟.淺析提升基層單位檔案水平科學(xué)化管理的途徑[J].檔案，2016（11）：62-63.