檔案信息回溯性的表現(xiàn)形式

文·王華清

檔案信息回溯性的表現(xiàn)形式

文·王華清

回溯性是檔案信息的固有特性。文章通過分析檔案信息在時間、檔案實體整理和虛擬管理三大方面的回溯性表現(xiàn)，探究以檔案信息時間跨度、空間聯(lián)系、層級結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，完善檔案實體整理，并通過檔案信息歷史聯(lián)系和隱性知識的挖掘?qū)崿F(xiàn)檔案信息回溯度量的增加。

檔案信息；回溯性；實體整理；虛擬整理；歷史聯(lián)系

回，還；溯，逆流而上?；厮菪约茨呈挛飼r空聯(lián)系的逆向可尋，是檔案信息的固有特征。檔案信息廣義包含檔案載體信息、內(nèi)容信息、再生信息三層，而檔案信息的回溯性則可表現(xiàn)在檔案載體的物理空間聯(lián)系、檔案內(nèi)容的歷史聯(lián)系及檔案再生信息的邏輯聯(lián)系三方面。時空的異構(gòu)性聯(lián)系是回溯的基礎(chǔ)，檔案信息存在時間跨度、物理空間聯(lián)系、層級結(jié)構(gòu)就會有回溯性，所以，檔案信息的回溯性對應(yīng)地主要體現(xiàn)在檔案時間跨度、實體整理和虛擬管理三大方面。

一、檔案信息在時間跨度中的回溯性

檔案信息對于距離當代的時間和內(nèi)容涵蓋的時間而言都具有時間跨度。一方面，檔案信息體現(xiàn)社會發(fā)展進程。“檔案信息記錄和反應(yīng)的是已經(jīng)發(fā)生的活動、時間及其過程，是一種歷史記錄，具有典型的回溯性”[1]。檔案信息在時間上的回溯性根源在于檔案原始記錄的根本屬性。檔案是伴隨人類社會實踐活動產(chǎn)生而不是事后補救形成的，是人類社會發(fā)展進程真實的、連續(xù)的見證。另一方面，檔案信息也是歷史文化積累的表現(xiàn)。檔案的制成材料和裝訂規(guī)格等載體信息、檔案記載的內(nèi)容信息及二者衍生出的檔案再生信息，都是檔案工作經(jīng)驗的積累與歷史文化的沉淀，代表了人類社會珍貴的歷史文化遺產(chǎn)。檔案信息從歷史中來，又引領(lǐng)后人回歸到歷史中去，這就是檔案信息在時間跨度中的回溯性表現(xiàn)。

“因為檔案具有回溯源，后人可以分門別類地對原有檔案信息進行采集、提煉和加工，轉(zhuǎn)換為新的載體形式存儲信息，使之濃縮化和優(yōu)質(zhì)化，再為現(xiàn)實的研究、決策和未來預(yù)測提供依據(jù)”[2]。但有時檔案信息在時間跨度中的回溯性與信息時效性需求間會產(chǎn)生矛盾，所以檔案工作者既要將檔案信息加工處理成具有現(xiàn)時性和預(yù)測性的信息，減少檔案信息回溯性的負效應(yīng)，又要擴大檔案信息的即時性利用。檔案信息作為一種回溯性信息，在信息大家族中相對缺乏時效性，這是把無密級的未開放檔案即現(xiàn)行或半現(xiàn)行文件具有及時性時效作用的那部分價值先行剝離出來利用，使社會全體檔案利用者能夠各取所需的必要性之一。[3]

“檔案作為寶貴的歷史財富，主要在于它能夠隨著時間的推移，適用的范圍越來越廣，科學(xué)文化作用越來越大”[4]，這是檔案價值擴展律和檔案科學(xué)作用遞增律的表現(xiàn)。檔案信息的時效性和回溯性是一種此消彼長的關(guān)系，但檔案信息的價值總能量守恒，在檔案信息的時效性弱化過程中，檔案信息在時間上的回溯性不斷凸顯，其利用價值向歷史文化價值轉(zhuǎn)換，時效性轉(zhuǎn)變?yōu)榱硪环N持續(xù)形式繼續(xù)存在。即便檔案信息在時間上回溯性弱化了它的時效性，影響了檔案信息的開發(fā)利用，但“檔案的利用價值并不一定能決定檔案的保存價值，檔案被保存的本身，不管被利用與不被利用，都有其價值所在”。檔案的保存價值除了具有利用價值外，還表現(xiàn)在以下三個方面：維護歷史面貌、穩(wěn)定社會的證明與基石；為后人而保存；保存文化遺產(chǎn)[5]。所以要認識檔案信息在時間跨度中的回溯性，不能沉浸在一味地強調(diào)檔案信息利用的浮躁風(fēng)氣中，應(yīng)兼顧檔案的保存價值與利用價值。

二、檔案信息在實體整理中的回溯性

檔案信息在實體整理中的回溯性體現(xiàn)實質(zhì)是建立在檔案實體存在狀態(tài)上的檔案信息路徑回溯，依據(jù)檔案信息回溯到檔案實體科學(xué)而準確的館際位置、庫房位置、排放序列及社會位置，掌握檔案實體存在狀況，實現(xiàn)檔案信息與實體在社會、檔案館、全宗空間位置上的匹配，從而達到檔案實體的有序管理和全局控制。

回溯檔案信息，確定檔案的社會位置。私人檔案所有權(quán)保障是私人檔案管理中的一大關(guān)鍵，私人保管意愿與檔案館集中管理訴求間矛盾日益突出，私人檔案分散民間的存在狀態(tài)也破壞了檔案間的歷史聯(lián)系，對此登記不失為明智之舉。回溯私人檔案的登記信息可宏觀掌握其存在狀況，在實現(xiàn)民間分散性管理同時又不阻礙查詢利用，一定程度規(guī)避了私人檔案被集中管理而產(chǎn)生的所有權(quán)益糾紛。

回溯檔案信息，掌握檔案館際位置。當今檔案實體館藏經(jīng)常會出現(xiàn)相對集中和絕對分散的狀況，如低級單位向同級或上級檔案館移交檔案，相同來源的檔案保存在不同的檔案館中；低級檔案館和高級檔案館館藏檔案交叉；專門檔案館林立，與綜合檔案館相對隔離；同一個全宗的檔案散落在不同的檔案館中；館際間合作日益加強，館際存在檔案借調(diào)行為；檔案安全意識提升，異地備份工作不斷完善……通過回溯檔案信息可把握檔案實體的流向，從宏觀上控制檔案實體的存在狀態(tài)，有利于實現(xiàn)高級檔案館和低級檔案館、綜合檔案館和專門檔案館間協(xié)調(diào)發(fā)展，規(guī)避大型綜合檔案館在地理位置上的孤僻，在館藏資源上的高度集中，充分發(fā)揮地市級及專門檔案館、私人檔案館的親民性作用。

回溯檔案信息，保證檔案的排放序列。檔案實體的排放序列是保證檔案內(nèi)容信息間歷史聯(lián)系的基本要求。對于一份新的檔案，其實體路徑未知，利用“回溯法”進行定位尤為重要，即一種選優(yōu)搜索法，按選優(yōu)條件向前搜索，若走不通就退回上一步再重新選擇。檔案工作者可先提煉出形成者、時間、事件、形式、關(guān)鍵詞等標識信息，回溯到某個全宗、案卷或事由中去，再根據(jù)全宗內(nèi)依照檔案復(fù)式分類方法形成標識信息樹狀層級結(jié)構(gòu)，在前進和后退的交替中搜尋到它的最優(yōu)空間位置，從而保證全宗排序的準確及全宗內(nèi)案卷或件的排序準確。

三、檔案信息在虛擬整理中的回溯性

利用檔案信息回溯性挖掘其歷史聯(lián)系的隱性知識是進行檔案信息開發(fā)利用的重要方向之一。改卷為件一定程度上使檔案信息回溯更加扁平化，雖縮短了回溯路徑，卻為挖掘檔案間歷史聯(lián)系增加了困難?！叭∠妇淼母拍?，使同一事情的若干份文件相分離，指望用主題詞、文件標題或沒有案卷號的所謂檔號等，來反應(yīng)、表現(xiàn)文件之間的互有聯(lián)系，是有許多難以想象的困難的”[6]。這種擔心不無道理，實際工作中檔案工作者也會編寫部分案卷目錄以便回溯和利用檔案信息。而在現(xiàn)代檔案多維歷史聯(lián)系間，檔案信息重組與匹配的操作性大大提高，甚至可通過計算機自動化增加回溯路徑選擇，為檔案知識挖掘提供了動力。

檔案信息在檔案實體整理中回溯性的實現(xiàn)主要建立在實體排序技術(shù)基礎(chǔ)上，將檔案歷史聯(lián)系固定在實體排序中會導(dǎo)致犧牲其它歷史聯(lián)系來保全一種歷史聯(lián)系，犧牲其它全宗形態(tài)來保全一種全宗形態(tài)，同一來源或事由的檔案可能被分散，為回溯檔案信息來挖掘檔案歷史聯(lián)系背后的隱性知識帶來困難。而檔案信息在虛擬整理中的回溯性表現(xiàn)為建立在實體有序管理基礎(chǔ)之上的檔案信息激活，關(guān)鍵在于檔案再生信息的層級結(jié)構(gòu)，尤其電子文件環(huán)境下，標簽、背景信息、元數(shù)據(jù)都通過著錄將隱性歷史聯(lián)系外化，使檔案信息間隱性聯(lián)系向顯性轉(zhuǎn)變、線性聯(lián)系向網(wǎng)狀聯(lián)系轉(zhuǎn)變，有利于來源原則與事由原則聯(lián)合推動檔案信息重組、檔案知識挖掘及檔案價值多元實現(xiàn)。在這種背景下，“我國以檔案實體整理為核心的檔案實踐開始解構(gòu)，逐步向檔案實體整理和檔案信息處理的多維實踐體系過渡演變”[7]。

虛擬排序能依據(jù)檔案標識信息虛擬排序重組，形成電子文件主體全宗、客體全宗或年代全宗等，不改變電子文件在計算機中的物理位置和檔案實體位置，為檔案歷史聯(lián)系和知識挖掘提供了靈活多樣的回溯路徑，“電子文件的主客體全宗和年代全宗的共存在技術(shù)上得到了可靠的依托，完全實現(xiàn)了檔案歷史聯(lián)系隱性知識最大程度的顯化”[8]。但不能因此將檔案著錄信息放在平等層級中看待，因為“案卷在電子文件時代仍然應(yīng)該保留，而且更加的重要，因為電子文件的特點要求檔案工作者更多地關(guān)注文件背后的形成過程和歷史聯(lián)系”[9]。電子文件信息靈活重組是信息回溯挖掘電子文件間歷史聯(lián)系及其隱性知識重要的結(jié)點和路徑基礎(chǔ)，但檔案工作者也不能太過自由地創(chuàng)建各種全宗形式，擾亂檔案信息回溯路徑，因為檔案信息相對穩(wěn)定的層級結(jié)構(gòu)對于檔案信息的長期性的回溯是很重要的。

四、檔案信息的回溯度量

信息學(xué)中，信息量等于被消除的不確定數(shù)量。隨著檔案信息回溯應(yīng)用和實踐不斷深入，檔案歷史聯(lián)系隱性知識不斷豐富，檔案信息將獲得增值效益，進一步消除人們對檔案信息的不確定數(shù)量，檔案回溯的度量也就相應(yīng)增加。

圖1 檔案信息的回溯度量示意圖

檔案信息不僅可以在量上不斷積累，也可以在質(zhì)上實現(xiàn)增值；回溯后檔案信息的度量不僅受檔案信息本身固有的時間跨度影響，也受人為通過檔案實體整理和虛擬整理，回溯檔案信息挖掘的檔案歷史聯(lián)系隱性知識影響。顯然，檔案信息的回溯性有強弱之分，回溯度量有大小之分；同時，檔案信息回溯度量是有潛在性的，可增值，這有助于啟發(fā)檔案工作者兼顧檔案實體整理和虛擬整理，完善檔案實體整理，優(yōu)化電子文件保存環(huán)境，為檔案信息回溯奠定堅實的回溯原點、回溯結(jié)點和回溯路徑，加強檔案信息開發(fā)利用，從而實現(xiàn)檔案信息回溯度量的擴大，發(fā)揮檔案信息資源的潛在價值。

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[1]顏海．檔案信息資源開發(fā)利用[M]．武漢：武漢大學(xué)出版社，2004：28．

[2]彭濤．試論檔案信息服務(wù)的社會化[J]．山西科技，2004（3）：13．

[3]杜曉丹．論無密級檔案價值時效性的剝離[J]．山西檔案，2003（1）：11．

[4]陳永生．檔案館工作效益論[M]．北京：中國檔案出版社，1995：69．

[5]劉東斌．檔案利用和檔案價值的反思[J]．檔案管理，2004（1）：10．

[6]閆志廣．對取消案卷概念的辯證認識[J]．山西檔案，2000（5）：18．

[7]楊軍．檔案歷史聯(lián)系芻議[J]．河南社會科學(xué)，2010（3）：186．

[8]馮湘君．談檔案只是資源的挖掘[J]．浙江檔案，2006（8）：14．

[9]蘇毅．論歷史聯(lián)系與檔案形態(tài)[J]．蘭臺世界，2007（2）：7．

（作者單位：山東省科學(xué)院）