事業(yè)單位檔案管理中的信息化建設(shè)分析

孟燕

（山東省北鎮(zhèn)中學(xué) 山東 濱州 256600）

摘要：本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理中的信息化建設(shè)進(jìn)行了分析，闡述了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的情況，并對(duì)事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了說明，同時(shí)還對(duì)事業(yè)單位檔案管理中的信息化建設(shè)提出了具體的措施，最后總結(jié)了事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的特點(diǎn)和要點(diǎn)，旨在不斷的提高事業(yè)單位檔案管理中的信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

【中圖分類號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】2095-3089（2016）34-0289-01

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的情況

隨著科技的不斷發(fā)展，我過事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，朝著信息化的方向不斷發(fā)展。但，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)中還存在許多問題：

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)不完善

在利用信息化的手段對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)性管理時(shí)，主要是通過信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的。但是，目前許多的事業(yè)單位信息化平臺(tái)的建設(shè)并不完善，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

1.事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)未完全投入使用，雖然在許多事業(yè)單位之中已經(jīng)建立起了檔案管理信息化平臺(tái)，但是大家對(duì)信息化平臺(tái)的使用率極低。這就會(huì)造成檔案管理信息化平臺(tái)空置，不僅浪費(fèi)了一定的資源，還不能實(shí)現(xiàn)高效便捷對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，最終導(dǎo)致檔案管理信息化平臺(tái)不能發(fā)揮其降低事業(yè)單位檔案管理資金的作用。

2.事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)更新維護(hù)力度不夠，由于信息化的檔案管理方式還沒有在事業(yè)單位之中得到重視，所有在實(shí)際的檔案管理工作中，許多工作人員還是采用傳統(tǒng)方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致了大家不會(huì)去關(guān)注檔案管理信息化平臺(tái)，當(dāng)然也不會(huì)對(duì)信息化平臺(tái)進(jìn)行更新和維護(hù)。這會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化平臺(tái)不能獲得最新的數(shù)據(jù)，也不能得到相應(yīng)的維護(hù)，容易發(fā)生故障，從而影響事業(yè)單位的檔案管理工作。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不高

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)之中，并沒有強(qiáng)調(diào)高素質(zhì)人才的引入和培養(yǎng)，這就導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)缺乏專業(yè)的人才，這就是導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)問題的人為因素。事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不高就會(huì)導(dǎo)致他們不能很好的應(yīng)用信息化管理的管理方式對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案管理人員的知識(shí)水平有限，不能適應(yīng)信息化的管理手段，對(duì)計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施不了解。

2.檔案管理人員的專業(yè)技能不高，許多檔案管理人員的專業(yè)水平都很低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)未達(dá)到業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)。

3.檔案管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真，事業(yè)單位的檔案管理本來就是一項(xiàng)工作量較大的工作，又因?yàn)樵S多工作人員不會(huì)利用信息化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，他們的工作量就更大了，這難免會(huì)使檔案管理人員產(chǎn)生疲勞感，從而導(dǎo)致了工作態(tài)度的不認(rèn)真。

二、進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）推廣檔案管理信息化平臺(tái)的運(yùn)用

雖然我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)已經(jīng)構(gòu)建了檔案管理信息化平臺(tái)，但是信息化平臺(tái)的使用率極低，這就需要不斷地對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)進(jìn)行推廣，最大的發(fā)揮檔案管理信息化平臺(tái)的作用?？梢越⑿畔⒒脚_(tái)管理機(jī)制，要求所有的檔案管理工作人員利用信息化平臺(tái)進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理信息化平臺(tái)的優(yōu)化升級(jí)，不斷提高信息化平臺(tái)的服務(wù)質(zhì)量，注重對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)的資料更新，保證信息化平臺(tái)擁有最新的檔案，便于檔案管理工作人員查詢。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理在信息化建設(shè)的過程中要注意對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，同時(shí)對(duì)原有的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，指導(dǎo)他們正確的利用信息化的手段對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，嚴(yán)格按照檔案管理工作人員具體標(biāo)準(zhǔn)招聘檔案管理工作人員，保證檔案管理工作人員的專業(yè)水平。

（三）對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行合理的規(guī)劃

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該是逐步進(jìn)行了，不是一蹴而就的，所以要對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃。在信息化建設(shè)工作開展之前，要做好調(diào)研工作，同時(shí)為檔案管理信息化建設(shè)確定明確的目標(biāo)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成果進(jìn)行預(yù)估。進(jìn)而為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作出科學(xué)合理的規(guī)劃，保證信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

（一）可以永久保存檔案資料

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作之中，都是對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，但是紙質(zhì)檔案不便于保存，會(huì)受到外界諸多因素的影響發(fā)生：損壞、發(fā)霉、丟失等問題，給檔案管理工作帶來了極大的困擾。但是利用信息化的手段對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理就能夠有效的解決這個(gè)問題。檔案管理的信息化會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和儲(chǔ)存，這樣不僅能夠十分安全的保存檔案資料，還在很大程度上精簡(jiǎn)了檔案管理的時(shí)間。

（二）可以便捷的查詢檔案資料

以往要查詢檔案資料都必須要經(jīng)過十分復(fù)雜的查詢程序，而且查詢結(jié)果也容易有誤。在使用信息化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理之后，就能夠直接通過計(jì)算機(jī)中的檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢，既簡(jiǎn)單便捷有精確無誤。為檔案資料的查詢工作提供了極大的便利。

（三）優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理職能

事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)在根本上改變的傳統(tǒng)的檔案管理方式，優(yōu)化了檔案管理的職能。傳統(tǒng)的檔案管理職能只是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行整理和保存，但是通過信息化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理可以利用計(jì)算機(jī)等科技對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行檔案的收集、整理、記錄、存儲(chǔ)和輸出，更加全面的對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化升級(jí)，推動(dòng)了事業(yè)單位的發(fā)展。

四、總結(jié)

綜上所述，對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)意義十分重大。但是目前我國(guó)事業(yè)檔案管理單位信息化建設(shè)還存在許多的問題：事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)不完善和事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不高。本文針對(duì)這些問題提出了一些具體的解決措施：推廣檔案管理信息化平臺(tái)的運(yùn)用，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行合理的規(guī)劃。希望通過以上措施解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中遇到的問題，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平不斷提升。

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