淺談街道辦事處的檔案管理工作

李紅梅

摘 要：街道辦事處是檔案形成的最基本單位，是構(gòu)成國家檔案的基本單元，也是街道建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，具有十分重要的意義，本文分析了街道檔案管理工作中存在的問題，通過先進(jìn)單位在街道管理工作所采取的措施進(jìn)行分析，為街道檔案管理工作提出幾項(xiàng)工作基本要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：街道辦事處 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0041-01

街道是我國最基本的行政單元，街道檔案管理工作是街道辦事處工作的基礎(chǔ)，能反映街道的基本情況，是基層建設(shè)的重要部分[1]。街道檔案中擁有街道最基本的檔案數(shù)據(jù)，是街道工作順利進(jìn)行、統(tǒng)查街道工作的基本數(shù)據(jù)來源。因此，對于街道檔案管理需要重視起來，充分認(rèn)識到檔案管理工作是街道建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，街道各項(xiàng)工作都離不開檔案工作。做好街道檔案工作，對于提高街道檔案管理水平，切實(shí)將社會保障落戶到位、解決鄰里糾紛、做好街道調(diào)節(jié)工作、建設(shè)和諧社區(qū)文化具有十分重要的意義。除此之外，街道檔案是構(gòu)成了國家檔案，它真實(shí)的記錄街道的發(fā)展和建設(shè)的過程。

一、街道檔案管理工作存在的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施條件建設(shè)較差

目前街道辦事處很少有單獨(dú)的檔案管理工作室[2]，一般與雜物間共用，設(shè)施簡陋，基本環(huán)境條件差，沒有專人負(fù)責(zé)安全防護(hù)工作，難以達(dá)到檔案保管的要求。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差，流動性強(qiáng)

街道辦事處工作瑣碎，工作人員數(shù)量較少，工作人員流動性強(qiáng)[3]，并沒有專職檔案管理人員，導(dǎo)致檔案部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)難以起到一定的作用，形成一種年年培訓(xùn)但很少起到檔案管理水平的促進(jìn)作用，管理人員總體素質(zhì)不高，管理質(zhì)量達(dá)不到要求。

3.檔案規(guī)范化管理程度不夠

街道辦事處的檔案管理工作渙散，管理制度不成體系。檔案的收集、整理、保管等方面的管理制度落后，檔案管理混亂，職責(zé)不明確，任務(wù)交接不落實(shí)，很多檔案借出后不知去向，沒有專門的檔案管理小組進(jìn)行管理，有的街道辦事處雖然成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，但由于執(zhí)行力度不夠，不能夠開展有效的檔案管理工作。

二、案例分析

針對目前街道檔案管理存在的問題，部分城市的街道已經(jīng)開始提出針對性的檔案管理措施，目的在于加強(qiáng)街道的檔案規(guī)范化管理，使檔案在工作和服務(wù)中起到其最基本的作用。

1.鼓樓街道的多措并舉提升檔案管理工作

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善管理機(jī)制。鼓樓街道針對基層檔案工作基本情況，專門制定了相適應(yīng)的工作管理制度，細(xì)化檔案管理工作基本機(jī)制，使檔案工作做到按規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作精細(xì)化。

（2）提高檔案管理意識，責(zé)任制管理。鼓樓街道多次為管理人員提供檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，提高工作人員對于檔案管理工作意識的認(rèn)識水平。同時，將檔案管理工作中的責(zé)任，細(xì)化分解，責(zé)任到人，明確獎懲，全面提升檔案工作的自覺性、主動性和創(chuàng)造性。

（3）細(xì)化檔案工作，精細(xì)管理。為加強(qiáng)檔案管理工作，鼓樓街道堅(jiān)持以“收集為基礎(chǔ)、安全保管為重要、合理化利用檔案為目的”的原則，進(jìn)行檔案的細(xì)致化管理。在相應(yīng)辦公制配備專門檔案柜，檔案就地保存，提高檔案利用率和辦事效率。同時，積極創(chuàng)新保管載體，支持聲、像等檔案的收集保管工作，實(shí)現(xiàn)從單一紙質(zhì)載體，向數(shù)字化多媒體載體轉(zhuǎn)變。

（4）用“活”檔案，服務(wù)群眾。鼓樓街道堅(jiān)持檔案“貴在利用”，努力用好、用活檔案資源。將“以檔執(zhí)法”，與實(shí)地走訪相結(jié)合，建立檔案動態(tài)補(bǔ)充完善機(jī)制，從被動補(bǔ)充到主動完善，從而更好地服務(wù)轄區(qū)內(nèi)群眾生活。

2.人民街道檔案管理的提升措施

（1）提高認(rèn)識，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的前提，為加強(qiáng)辦事處檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，人民街道成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做到了領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，經(jīng)辦人員將工作做實(shí)在，并將檔案工作列入年度計(jì)劃和長期規(guī)劃中，與街道中心工作同部署、同落實(shí)。

（2）加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

辦事處先后制定了檔案工作崗位責(zé)任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等各項(xiàng)制度。同時，辦事處按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案并對歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，對各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、電子化管理。分門別類對各種檔案進(jìn)行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥、不同年代的檔案不同卷，實(shí)現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，既保護(hù)了紙質(zhì)檔案，又提高了工作效率。

（3）強(qiáng)化檔案安全工作，做好事前防范

定期進(jìn)行安全檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，防止發(fā)生各種危害檔案的安全事故。及時清查霉變蛀蟲等現(xiàn)象的檔案袋，并做好記錄，進(jìn)行及時修補(bǔ)。

三、提高街道檔案管理工作要點(diǎn)

針對街道辦事處檔案管理存在的問題以及部分先進(jìn)街道提出的檔案管理整改措施，提出以下幾項(xiàng)檔案管理工作的要點(diǎn)：

1.提升領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)檔案管理意識

首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的支持和重視，調(diào)查發(fā)現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)重視的地區(qū)，該單位的檔案管理工作質(zhì)量較高。街道辦事處的工作冗雜，作為檔案管理人員應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理存在的問題和有待提升的地方。另外，管理者應(yīng)從各個方面增強(qiáng)檔案管理人員對檔案重要性認(rèn)識的意識，在工作中能夠認(rèn)識到自己工作角色的重要性，認(rèn)識到檔案的重要性和潛在價值，認(rèn)真對待檔案管理工作。

2.加強(qiáng)提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，吸引復(fù)合型人才

適時對檔案管理人員進(jìn)行集中學(xué)習(xí)、現(xiàn)場觀摩等多種方式加強(qiáng)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，邀請專家進(jìn)行專業(yè)的輔導(dǎo)和講授，定期舉辦業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)。單位應(yīng)多創(chuàng)造機(jī)會邀請專業(yè)資深檔案員對領(lǐng)導(dǎo)和管理人員進(jìn)行單獨(dú)輔導(dǎo)，現(xiàn)場操作講授。管理人員的專業(yè)素質(zhì)提高了才能使檔案管理工作有效進(jìn)行，才能發(fā)揮檔案的最大效能。

3.加大對硬件設(shè)施環(huán)境的改善

街道辦事處的檔案管理室基本自然條件較差，不利于檔案的長期保存，特別是對年代久遠(yuǎn)的檔案的保存，需要極其高要求的環(huán)境，包括室內(nèi)的濕度、防火、防蟲等保護(hù)設(shè)施，按時對檔案進(jìn)行歸檔、歸納和整理?，F(xiàn)代社會數(shù)字化管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)的檔案管理工作，數(shù)字化的檔案便于儲存、方便攜帶，街道檔案管理工作也應(yīng)緊跟科技發(fā)展步伐，將數(shù)字化檔案管理理念貫徹下去。

參考文獻(xiàn)

[1]許向文.淺析街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（19）：198-198.

[2]張文會.淺談如何做好街道檔案管理工作[J].黑龍江史志，2014（1）.

[3]張馨月.對街道辦事處檔案管理工作的現(xiàn)狀分析[J].城市地理，2015（2）.