推進(jìn)食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)的思考

杜建萍

食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)是有力支撐生產(chǎn)許可制度改革、提高服務(wù)質(zhì)量、增強服務(wù)能力的重要手段。通過信息化手段，可全面提升食品安全監(jiān)管的能力和效率，完善監(jiān)管體系，努力形成行業(yè)自律、政府監(jiān)管、社會參與、消費者監(jiān)督的協(xié)同共治格局，確保食品安全水平進(jìn)一步提高 ，全面推進(jìn)食品監(jiān)管的現(xiàn)代化。

食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)的必要性

食品生產(chǎn)許可制度改革是食品藥品監(jiān)管部門深化行政審批制度改革，轉(zhuǎn)變監(jiān)管理念，提升監(jiān)管效率的重要舉措，也是食品藥品監(jiān)管部門貫徹落實新的《食品安全法》，完善食品生產(chǎn)監(jiān)管制度，理順職權(quán)關(guān)系的重要任務(wù)。

一是許可時限要求。《食品生產(chǎn)許可管理辦法》第二十一條規(guī)定，除可以當(dāng)場作出行政許可決定的外，縣級以上地方食品藥品監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)自受理申請之日起20個工作日作出是否準(zhǔn)予行政許可的決定。食品生產(chǎn)許可審批時限從原來的60個工作日變?yōu)?0個工作日。

二是許可審查條件變化?！妒称飞a(chǎn)許可管理辦法》第三十七條規(guī)定，縣級以上地方食品藥品監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)對變更或者延續(xù)食品生產(chǎn)許可的申請材料進(jìn)行審查。申請人聲明生產(chǎn)條件未發(fā)生變化的，可以不再進(jìn)行現(xiàn)場核查。申請人的生產(chǎn)條件發(fā)生變化，可能影響食品安全的，應(yīng)當(dāng)就變化情況進(jìn)行現(xiàn)場核查。

此外，食品生產(chǎn)許可證有效期為五年，檔案數(shù)字化之前一直采取紙質(zhì)保存方式，不僅消耗大量人力物力，更容易受人員流動和環(huán)境變化而導(dǎo)致檔案丟失，無法完整、長期的保存?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案資料的保管與高效利用提供了科學(xué)、有效的手段和工具。因此，必須推進(jìn)食品生產(chǎn)許客人檔案信息化建設(shè)。

食品生產(chǎn)許可檔案信息化的作用

（一）檔案信息化建設(shè)可提高檔案管理的質(zhì)量和時效。一方面，檔案管理不再費時費力。以往食品生產(chǎn)許可的材料回來后，先要進(jìn)行分類、整理、排序、裝訂，然后人工撰寫檔案材料目錄，再將目錄連同檔案材料一起裝入盒內(nèi)，這種操作方式耗費大量勞動和時間，導(dǎo)致檔案堆放，得不到及時整理歸檔。檔案信息化建設(shè)一次錄入可以無限次利用，簡化了各種檔案登記手續(xù)，還減少了檔案丟失的風(fēng)險。達(dá)到了自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，極大地提高了工作人員的工作效率。另一方面，檔案檢索查詢方便。實施食品生產(chǎn)許可多年來食品生產(chǎn)許可檔案規(guī)模越來越大，要想查找某一企業(yè)檔案時，先要由檔案管理員查詢檔案編號，找到存放該檔案的檔案架，再按照編號找到檔案架的某一格，一旦檔案存放時沒有按規(guī)定存放在指定位置，就需要將所有檔案篩選一遍。檔案信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，方便地在檔案庫中檢索出需要企業(yè)的檔案信息，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

（二）檔案信息化建設(shè)可加快檔案資源的共享。一是檔案信息化建設(shè)，增加了現(xiàn)有食品生產(chǎn)許可檔案的信息量。用戶可以按照生產(chǎn)企業(yè)、許可證編號等實現(xiàn)檢索，還可以實現(xiàn)下載打印。二是檔案信息化建設(shè)，可以減少食品生產(chǎn)許可檔案經(jīng)常調(diào)檔、借閱時對檔案的污損、丟失的可能，便于保存、管理、利用。三是當(dāng)監(jiān)督檢查、案件稽查，或者其他違法案件處理時，可以第一時間從專網(wǎng)調(diào)取許可檔案，便于區(qū)局、直屬分局甚至基層食藥所隨時通過食藥專網(wǎng)調(diào)取企業(yè)檔案信息。四是檔案信息化建設(shè)使得檔案可以實現(xiàn)保密查詢，留存查詢記錄，可以一次性調(diào)取企業(yè)全年所有的許可檔案。

（三）檔案信息化建設(shè)可推動食品生產(chǎn)監(jiān)管的現(xiàn)代化。檔案信息化建設(shè)在日常監(jiān)督檢查、飛行檢查、案件查處等管理中發(fā)揮重要作用，為食品生產(chǎn)監(jiān)管決策插上翅膀。使食品生產(chǎn)許可由傳統(tǒng)的發(fā)證——檢查——罰款監(jiān)管方式，向適應(yīng)時代變化的政府?dāng)?shù)據(jù)公開——重視數(shù)據(jù)研究——加強信息監(jiān)測——強化信用監(jiān)管的創(chuàng)新監(jiān)管方式發(fā)展。

食品生產(chǎn)許可檔案信息化系統(tǒng)的功能

一是檔案的移交功能。檔案的來源多種多樣，不同的檔案管理機構(gòu)之間可能存在檔案的交換或轉(zhuǎn)移，同一組織內(nèi)部的多個檔案管理機構(gòu)之間也可能存在檔案交換或轉(zhuǎn)移，利用檔案信息化系統(tǒng)，可快速準(zhǔn)確定位檔案信息并確保檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性和完整性。

二是檔案的校正功能。檔案歸檔后，檔案信息是不允許輕易修改或變更的，但在檔案管理的實際活動中，因種種原因，可能需要對檔案的信息進(jìn)行校正。利用檔案管理系統(tǒng)，可以高效、準(zhǔn)確地校正檔案資料，節(jié)省了時間，提高了效率。

三是檔案的鑒定功能。在檔案的保管利用過程中，檔案可能會發(fā)生損壞、遺失、過保存期限后調(diào)整保管期、密級調(diào)整或開放等各種情況，檔案管理系統(tǒng)會自動對檔案保管期進(jìn)行校驗，對接近或已過保管期限的檔案，系統(tǒng)會自動提示。

四是檔案的保存功能。由于采用高端信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為強大支持，檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以自動安全地保存，即使中間出現(xiàn)問題也可通過備份數(shù)據(jù)庫還原出錯前的檔案信息，安全實用。

五是檔案的銷毀功能。在檔案的保存和利用過程中，因種種原因，有些檔案需要銷毀，檔案的銷毀更須經(jīng)過嚴(yán)格的權(quán)限控制和在嚴(yán)格的審批流程下進(jìn)行。

食品生產(chǎn)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持的幾項原則

一要堅持以需求為導(dǎo)向的原則。要從滿足檔案利用需求、保證時效性需要出發(fā)，統(tǒng)籌安排檔案信息化工作。

二要堅持完整性的原則。應(yīng)當(dāng)有效保證檔案信息的完整性，一個企業(yè)或一個專題的檔案應(yīng)當(dāng)全部進(jìn)行電子化，不能視檔案信息內(nèi)容的重要與否刪減內(nèi)容，避免人為造成檔案信息不完整現(xiàn)象出現(xiàn)，給檔案管理和提供利用造成障礙。

三要堅持方便利用的原則。檔案信息化的主要目的是方便利用。對已經(jīng)電子化的檔案，要及時鑒定，劃分公開范圍和控制使用范圍，并將公開范圍的檔案及時向相關(guān)人員開放，確保可以公開的電子化檔案方便利用。

食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)的思考

檔案文件歸檔的電子化工作是一項繁雜而基礎(chǔ)的工作，是實現(xiàn)監(jiān)管信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。做好電子文件歸檔工作最重要的是要建立信息化系統(tǒng)管理的規(guī)章制度，隨著監(jiān)管水平的不斷提高，監(jiān)管人員對各種信息的需求量越來越大，質(zhì)量要求越來越高，對信息的需求是準(zhǔn)確、及時、簡捷、實用，甚至于希望提供的是經(jīng)過加工后的綜合信息。檔案信息化要求我們通過計算機對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，從而滿足日益增長的需求。

檔案電子化一定要注重基礎(chǔ)工作的質(zhì)量。檔案電子化是應(yīng)用計算機等相關(guān)技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理，檔案數(shù)據(jù)的詳略、對錯決定著信息化工作的成敗。應(yīng)當(dāng)對檔案案卷進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的分類、整理、編頁，建立高質(zhì)量的案卷目錄和文件目錄，為信息化工作奠定堅實的基礎(chǔ)，從源頭上杜絕計算機管理的差錯。要注重數(shù)據(jù)的規(guī)范和質(zhì)量。檔案信息是需要長久保存和利用的重要資源，要加強電子化檔案數(shù)據(jù)的管理，建立好電子化檔案數(shù)據(jù)的管理制度，對其存儲、備份、運行、利用、遷移等提出明確要求。

（作者單位系北京市食品安全監(jiān)控和風(fēng)險評估中心）