集采采購協(xié)同研究及應(yīng)用

于亞飛

（安徽江淮汽車集團(tuán)股份有限公司，安徽 合肥 230601）

引言

隨著中國汽車市場(chǎng)逐漸全面開放，國際知名汽車整車商及其供應(yīng)商落地中國，作為我國經(jīng)濟(jì)支柱的汽車產(chǎn)業(yè)步入國際化、全球化道路，相應(yīng)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)將更趨激烈。據(jù)統(tǒng)計(jì)，汽車總成本的約 70%來源于汽車零部件，如果采購成本能降低1%，利潤(rùn)將會(huì)提高5%到10%，而增加銷售額1%，僅能提高利潤(rùn)1%，即通過降低采購成本來增加利潤(rùn)更為容易。所以，面對(duì)國內(nèi)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，公司零部件采購急需系統(tǒng)規(guī)范化管控。

采購供應(yīng)鏈?zhǔn)且晕镔Y采購為基礎(chǔ)，通過對(duì)供應(yīng)鏈上游采購和供應(yīng)過程以及庫存等進(jìn)行控制，將企業(yè)和供應(yīng)商緊密聯(lián)系起來而形成的上游子供應(yīng)鏈。采購供應(yīng)鏈?zhǔn)枪?yīng)鏈機(jī)制與采購活動(dòng)相結(jié)合的產(chǎn)物，是企業(yè)供應(yīng)鏈體系中非常重要的子供應(yīng)鏈之一。

采購供應(yīng)鏈管理是以物資采購為基礎(chǔ)，根據(jù)整個(gè)供應(yīng)鏈的需求情況，為降低采購產(chǎn)品價(jià)格、提高采購產(chǎn)品質(zhì)量和提高供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量，對(duì)上游供應(yīng)商、采購及供應(yīng)過程、庫存等進(jìn)行計(jì)劃、控制、運(yùn)作、管理和優(yōu)化的過程。采購供應(yīng)鏈管理的目標(biāo)在于在保證供應(yīng)需要的情況下，優(yōu)化供應(yīng)商群體，提高采購的質(zhì)量、柔性以及響應(yīng)速度，降低采購成本。

供應(yīng)鏈協(xié)同是供應(yīng)鏈管理的核心。它需要建立在高質(zhì)量的信息傳遞與共享基礎(chǔ)之上。信息共享是實(shí)現(xiàn)協(xié)同的必要手段。協(xié)同的基本目的是通過企業(yè)間的協(xié)同,使合作企業(yè)獲得比企業(yè)自己?jiǎn)为?dú)運(yùn)作時(shí)更多的利益。但實(shí)際工作中，企業(yè)內(nèi)部不同職能部門間的橫向信息共享以及不同管理層次上的縱向信息共享缺乏有效的溝通機(jī)制和系統(tǒng)化管控，需求到采購到配送到接收并不是透明的信息流，單據(jù)格式不一，準(zhǔn)確性和及時(shí)性都無法得到保證，同時(shí)增加了供應(yīng)商的庫存成本和物流成本。

本文以集采物資采購為主線，分析了集采物資采購現(xiàn)狀，集采物資從系統(tǒng)申報(bào)，到訂單轉(zhuǎn)換，供應(yīng)商組單送貨，收貨結(jié)算全流程規(guī)范化管理的必要性，詳細(xì)闡述了供應(yīng)鏈優(yōu)化的改進(jìn)點(diǎn)，通過集采采購協(xié)同模塊的上線應(yīng)用，極大的提高了采購業(yè)務(wù)的運(yùn)行效率，同時(shí)整合了供應(yīng)鏈資源，在保證供應(yīng)的前提下降低采購成本，提高了公司及整體供應(yīng)鏈的利益和競(jìng)爭(zhēng)力。

1 集采物資采購現(xiàn)狀分析

集中采購部負(fù)責(zé)公司統(tǒng)購類物資采購，主要包括輪胎，標(biāo)準(zhǔn)件，輔材，五金，工具，油料化工等。輪胎和標(biāo)準(zhǔn)件目前在各事業(yè)部ERP系統(tǒng)中已經(jīng)得到很好的管理。但對(duì)于其他集采物資，從物資申報(bào)，集采下單，供應(yīng)商送貨，物料部門收貨，供應(yīng)商開票結(jié)算，采購全流程均是紙質(zhì)單據(jù)，效率比較低，同時(shí)容易出錯(cuò)，需要系統(tǒng)化對(duì)其采購全流程進(jìn)行有效管控。

1）物料申報(bào)，采用手工申報(bào)方式，各領(lǐng)用單位在電子表格中填寫需要的物料名稱、數(shù)量，將需求通過郵件方式發(fā)到采購部門（集中采購部）。申報(bào)無紙質(zhì)單據(jù)，excel文檔管理，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和遺漏，無法追溯和監(jiān)控。

2）集采下訂單，接到物料需求之后，集中采購部通知供應(yīng)商按照各單位需求進(jìn)行備貨及配送。采購訂單需求依然采用excel郵件發(fā)送，供應(yīng)商方面沒有統(tǒng)一的送貨單樣式，各自用手寫或自制的單據(jù)，帶單送貨，管理很不規(guī)范。

3）物料接收，供應(yīng)商將物料送到庫房或領(lǐng)用單位，接收單位接收物料后，在供應(yīng)商手寫或自制的送貨單上簽字表示接收，并保留一聯(lián)送貨單。收貨單等同于送貨單。

4）物料結(jié)算，使用單位按月匯總需求種類和數(shù)量，并根據(jù)匯總數(shù)填寫手工領(lǐng)料單，并將手工領(lǐng)料單和保留的一聯(lián)供應(yīng)商送貨單一起交到物料部。物料部核對(duì)領(lǐng)用單位送貨單和領(lǐng)料單，確認(rèn)無誤后，開具手工驗(yàn)單，并將驗(yàn)單交集中采購部結(jié)算。驗(yàn)單本身填寫的價(jià)格僅僅是計(jì)劃價(jià)或臨時(shí)價(jià)格，不作為結(jié)算價(jià)格。作為結(jié)算價(jià)格的唯一依據(jù)，集采與供應(yīng)商簽訂的年度合同價(jià)，也沒有系統(tǒng)化管控，僅僅是紙板合同和excel文檔。供應(yīng)商按照年度合同價(jià)開具驗(yàn)單對(duì)應(yīng)的發(fā)票，提交集采，集采將驗(yàn)單，發(fā)票交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部人工做賬。

盡管集采選取的供應(yīng)商都是系統(tǒng)內(nèi)合格供應(yīng)商，簽訂了年度合同，是一種長(zhǎng)期的合作關(guān)系，但是人工單據(jù)與 excel電子表格的管理模式，還是存在很多傳統(tǒng)采購的弊端。

1）各事業(yè)部集采物資編碼規(guī)則不一，容易出現(xiàn)同一物料，不同圖號(hào)，不同規(guī)則的現(xiàn)象。沒有系統(tǒng)管控，申報(bào)收貨極易出現(xiàn)圖號(hào)錯(cuò)誤。

2）業(yè)務(wù)處理效率較低，單據(jù)繁雜，沒有統(tǒng)一格式，極大的增加了采購業(yè)務(wù)成本。

3）財(cái)務(wù)人工結(jié)算，增加了業(yè)務(wù)工作量，同時(shí)，對(duì)于申請(qǐng)單，采購訂單，送貨單，收貨單依據(jù)，系統(tǒng)均無法監(jiān)控，無法進(jìn)行數(shù)據(jù)核查和系統(tǒng)分析，容易出現(xiàn)錯(cuò)賬，貨帳不符等現(xiàn)象。

4）手工收、發(fā)賬務(wù)管理，物料種類繁多，手工操作不利于物料管理，且易造成計(jì)算錯(cuò)誤，月度收發(fā)存報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作量大。

2 集采物資采購改進(jìn)點(diǎn)

2.1 物料管控

統(tǒng)一物料編碼；以前，集采輔材，五金，工具，油料化工等物資均由各事業(yè)部單獨(dú)編碼，編碼規(guī)則各不相同，互相之間數(shù)據(jù)不共享，信息溝通不暢，極易出現(xiàn)同一個(gè)物料，在不同事業(yè)部有不同編碼情況。系統(tǒng)化管控的前提，物料編碼必須規(guī)范化，作為唯一識(shí)別碼，方便物資申報(bào)的同時(shí)，也便于集采對(duì)物料的統(tǒng)一管理和查詢。

統(tǒng)一物料來源；作為物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，ERP物料通用數(shù)據(jù)模塊對(duì)集采物資進(jìn)行統(tǒng)一管控，物料通用數(shù)據(jù)主要包含采購數(shù)據(jù)，倉儲(chǔ)數(shù)據(jù)，成本數(shù)據(jù)，訂貨數(shù)據(jù)，計(jì)劃數(shù)據(jù)等，作為統(tǒng)一采購的物資，物料組的定義上，參照一般采購件設(shè)置，便于財(cái)務(wù)進(jìn)行管理。采購數(shù)據(jù)，訂貨數(shù)據(jù)，計(jì)劃數(shù)據(jù)，倉儲(chǔ)數(shù)據(jù)依據(jù)一般采購件自動(dòng)帶出默認(rèn)值。同時(shí)，為了避免采購訂單價(jià)格為零，出現(xiàn)財(cái)差。在合同價(jià)不能及時(shí)維護(hù)的前提下，財(cái)務(wù)需及時(shí)維護(hù)ERP價(jià)目表計(jì)劃價(jià)，作為訂單生成的臨時(shí)價(jià)格。

SRM系統(tǒng)的初始功能存在集采物料單獨(dú)的錄入和導(dǎo)入界面，沒有考慮到數(shù)據(jù)傳輸和系統(tǒng)集成。集采物資的系統(tǒng)申報(bào)需要唯一編碼的物料作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如果ERP系統(tǒng)與SRM系統(tǒng)均維護(hù)物料，不僅易出錯(cuò)，系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法同步，而且增加了系統(tǒng)維護(hù)工作量。所以從數(shù)據(jù)一致性和減輕業(yè)務(wù)工作量?jī)煞矫婵紤]，需要物料接口實(shí)現(xiàn)SRM與ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步。集采物資的特殊性在于，采購協(xié)同需要對(duì)物料品類進(jìn)行管控和權(quán)限劃分，所以各事業(yè)部單獨(dú)的物料接口均無法滿足需求，各事業(yè)部物資申購需單獨(dú)開發(fā)集采物資接口，從而實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)物料傳輸?shù)耐瑫r(shí)，將物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步更新到集采數(shù)據(jù)庫，另外按照集采物料相應(yīng)的編碼規(guī)則例如GJ開頭為工具品類，WJ開頭為五金品類等。將新增物料加入SRM對(duì)應(yīng)品類中。

2.2 品類管理

沒有系統(tǒng)化管控之前，輔材，五金，工具，油料化工分類管理還停留在excel電子表格的模式。不同品類的物資由不同的采購員管理，將需求的物料信息郵件通知供應(yīng)商送貨。實(shí)際的采購業(yè)務(wù)中，可能出現(xiàn)采購員業(yè)務(wù)的變更，不同品類的物資管理人員發(fā)生變動(dòng)，所以系統(tǒng)化設(shè)計(jì)必須考慮到權(quán)限設(shè)置的靈活性，單獨(dú)的品類管理，不同的品類串接不同的物料以及管理人員，權(quán)限清晰，流程規(guī)范。

2.3 集采申請(qǐng)管理

界面設(shè)計(jì)上，考慮到各領(lǐng)用單位的實(shí)際情況，使用部門設(shè)計(jì)成下拉框樣式，使用內(nèi)部系統(tǒng)參數(shù)靈活配置各事業(yè)部使用部門，可根據(jù)情況添加，刪除或者修改。另外，為了財(cái)務(wù)ERP成本分析和管控的需要，ERP系統(tǒng)需根據(jù)集采物資使用情況，設(shè)置不同的倉庫。例如，輕卡體系設(shè)置XN01車間機(jī)物料庫,XN02工裝模具庫,XN03車間低耗用品等。因物料收貨信息傳ERP無法識(shí)別具體的倉庫，所以在申請(qǐng)界面預(yù)留備注字段，提供各事業(yè)部導(dǎo)入填寫，根據(jù)具體的物資用途，系統(tǒng)接口進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換。

2.4 輪換規(guī)則自動(dòng)匹配供應(yīng)商

對(duì)于用戶提交的物料申請(qǐng)需求(申請(qǐng)部門，備注，物料，數(shù)量，需求日期等)，沒有指定供應(yīng)商，期初的系統(tǒng)設(shè)計(jì)為單獨(dú)的轉(zhuǎn)換訂單界面，由集采用戶篩選物料申請(qǐng)需求，然后指定供應(yīng)商，從而轉(zhuǎn)換為正式的采購訂單(新增待確認(rèn)狀態(tài)),物料申請(qǐng)需求轉(zhuǎn)變?yōu)樘幚頎顟B(tài)。由于物料需求較多，各事業(yè)部需求均由集采用戶轉(zhuǎn)換訂單，原有功能對(duì)于多頁的需求，不能同時(shí)選定轉(zhuǎn)換，隨著未來股份各事業(yè)部集采物資功能的推廣應(yīng)用，集采用戶轉(zhuǎn)訂單的工作量會(huì)日益增加，人為指定供應(yīng)商容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，所以轉(zhuǎn)訂單功能進(jìn)行了優(yōu)化開發(fā)，SRM系統(tǒng)物料申請(qǐng)需求在提交時(shí)，自動(dòng)匹配供應(yīng)商輪換規(guī)則（ERP接口接入SRM），按照需求日期加備注（申請(qǐng)物品類型）加使用部門相同的申請(qǐng)物資匹配供應(yīng)商生成一個(gè)初始訂單?？紤]到輪換規(guī)則維護(hù)不全或者錯(cuò)誤，及其他特殊情況，供應(yīng)商需要人為修改，初始訂單集采用戶可以修改供應(yīng)商，確認(rèn)之后，初始訂單變?yōu)樾略龃_認(rèn)狀態(tài)，供應(yīng)商才可以看到和操作。

對(duì)于供應(yīng)商輪換規(guī)則的維護(hù)和接入，ERP開發(fā)單獨(dú)的集采輔材輪換規(guī)則維護(hù)進(jìn)程,新建ERP數(shù)據(jù)庫表。集采ERP用戶負(fù)責(zé)輪換規(guī)則的維護(hù)和修正。SRM與ERP接口定時(shí)接入和更新ERP最新的輪換規(guī)則，以正確匹配供應(yīng)商。

2.5 供應(yīng)商送貨

對(duì)于新增待確認(rèn)的集采采購訂單，供應(yīng)商可進(jìn)行確認(rèn)新建打印送貨單的操作。由于集采物資涉及到物料申請(qǐng)單，所以有別于生產(chǎn)采購件的拉料和訂單采購過程，不能使用系統(tǒng)固有的采購訂單管理和拉料單管理，所以單獨(dú)設(shè)計(jì)集采訂單管理界面，串接采購申請(qǐng)單號(hào)，備注，使用部門信息，展示給供應(yīng)商。送貨單建立時(shí)，選擇集采訂單類型，集采送貨單單獨(dú)管理。

對(duì)于送貨單的過濾和篩選，期初的系統(tǒng)設(shè)計(jì)考慮結(jié)合收貨管理模塊，對(duì)于確認(rèn)收貨的送貨單，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)過濾。但在實(shí)際的應(yīng)用過程中，收貨過程會(huì)有延時(shí)性，供應(yīng)商已經(jīng)建立送貨單的物料和訂單會(huì)一直存在，供應(yīng)商有重復(fù)建單和超送的風(fēng)險(xiǎn)。為此，送貨模塊進(jìn)行了優(yōu)化，新增送貨單明細(xì)界面增加已開ASN數(shù)量字段(取值為已經(jīng)生效的送貨單數(shù)量)，新增明細(xì)頁面，按照已開ASN數(shù)量做過濾，自動(dòng)過濾掉訂單數(shù)量=已開ASN數(shù)量的數(shù)據(jù)，有效防止重復(fù)建送貨單超送的問題出現(xiàn)，同時(shí)使供應(yīng)商集采送貨單界面更加簡(jiǎn)潔，篩選物料建單更加方便快捷。

2.6 收貨管理

一般生產(chǎn)采購件因?yàn)槭侨沼?jì)劃需求，一般采用MES生產(chǎn)制造系統(tǒng)掃碼收貨。由于集采物資不屬于日計(jì)劃需求，申請(qǐng)領(lǐng)料的特殊性，采購協(xié)同設(shè)計(jì)單獨(dú)的收貨模塊，在SRM系統(tǒng)根據(jù)供應(yīng)商打印的集采送貨單進(jìn)行收貨確認(rèn)，最終形成收貨記錄報(bào)表，收貨記錄報(bào)表串接送貨單，采購訂單，采購申請(qǐng)單詳細(xì)信息，方便各部門對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行跟蹤監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析。

2.7 ERP進(jìn)程生成采購訂單收貨

原有的集采物資結(jié)算，是財(cái)務(wù)人工做賬，人工驗(yàn)單，為了提高結(jié)算效率，保證數(shù)據(jù)正確性和及時(shí)性，需要系統(tǒng)化管理供應(yīng)商結(jié)算全過程。一般生產(chǎn)采購件開票體系已經(jīng)日趨完善，但是財(cái)務(wù)ERP自動(dòng)匹配的前提是ERP要有準(zhǔn)確無誤的采購訂單應(yīng)付記錄。所以設(shè)計(jì)上要開發(fā)SRM與ERP收貨記錄傳遞接口，將SRM的收貨結(jié)算信息傳入ERP中間表，參照ERP直送采購件反向生成采購訂單收貨的模式，修改ERP相關(guān)進(jìn)程，將集采物資結(jié)算信息生成ERP集中采購部應(yīng)付記錄（對(duì)應(yīng)倉庫），以區(qū)別于生產(chǎn)采購件。ERP訂單入庫，各領(lǐng)用單位以及供應(yīng)商送貨單作為領(lǐng)料單，ERP發(fā)料到工作中心，實(shí)現(xiàn)輔材物資完整收、發(fā)、存管理，出具各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。極大提高了工作效率和準(zhǔn)確性。

2.8 合同管理

之前的集采物資結(jié)算，人工驗(yàn)單開票的模式，年度合同和價(jià)格協(xié)議均缺乏系統(tǒng)化管理，開票體系有效運(yùn)行的前提，就是合同價(jià)必須要和應(yīng)付記錄串接顯示。無合同價(jià)不能下發(fā)開票，合同價(jià)是結(jié)算的依據(jù)。所以沿用采購合同管理模式，集采相關(guān)部門將集采物資的年度合同價(jià)格協(xié)議錄入 SRM系統(tǒng)，SRM與ERP系統(tǒng)通過接口保持?jǐn)?shù)據(jù)同步，生成ERP正式合同。合同查詢報(bào)表為價(jià)格分析和降成本計(jì)算提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

3 集采采購協(xié)同流程設(shè)計(jì)

針對(duì)集采物資采購的現(xiàn)狀，由于集采輔材，五金，工具，油料化工等物資的特殊性，一方面是集采統(tǒng)一采購，需要解決零星要貨，低值易耗等各種情況。一方面這些物資不屬于生產(chǎn)采購件，不是整車或二級(jí)件BOM管理的范疇，不適用于ERP需求計(jì)劃?；诟餍枨髥挝坏挠?jì)劃提報(bào)和申請(qǐng)，ERP也沒有單獨(dú)的申請(qǐng)管理，所以區(qū)別于生產(chǎn)物資采購一般模式， 集采物資采購需要一個(gè)全新的流程設(shè)計(jì)。

圖1 集采物資配送流程圖

流程處理過程如下（如表1）：

4 數(shù)據(jù)集成

作為企業(yè)信息化的主數(shù)據(jù)系統(tǒng) ERP，涉及到集采物資采購的通用物料，集采供應(yīng)商輪換規(guī)則，采購訂單應(yīng)付數(shù)據(jù)需要同步到SRM系統(tǒng)，SRM系統(tǒng)的收貨記錄，生效的年度合同價(jià)格協(xié)議，新增供應(yīng)商信息，開票通知單信息需要與ERP系統(tǒng)集成。

考慮到解決方案的實(shí)用性和速度，SRM集采采購協(xié)同采用的是與ERP系統(tǒng)直接集成的模式，通過ERP的底層Oracle與SRM系統(tǒng)底層Oracle的定時(shí)更新機(jī)制。數(shù)據(jù)傳輸采用中間表對(duì)接。涉及到7個(gè)接口。

5 結(jié)論

本文通過供應(yīng)鏈采購的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和價(jià)值分析，結(jié)合集采物資采購的現(xiàn)狀，詳細(xì)闡述了集采物資的特殊性和復(fù)雜性，接口設(shè)計(jì)和流程設(shè)計(jì)中的改進(jìn)點(diǎn)和優(yōu)化，綜上所述，通過集采物資申購業(yè)務(wù)的正式上線運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了流程管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、可視化。從物資申購，訂單轉(zhuǎn)換，送貨單打印，到物料收貨，采購合同，開票結(jié)算全流程系統(tǒng)化支持，同時(shí)集成ERP系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)閉環(huán)，提升了工作效率，有效縮短了采購周期、減少了采購成本。

表1

多維度集成化的收貨報(bào)表為集采用戶提供了最快速的決策支持。

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