論航空轉(zhuǎn)包項(xiàng)目管理中的溝通管理

摘 要 隨著我國越來越多的航空企業(yè)參與國際航空轉(zhuǎn)包業(yè)務(wù)，以及更多的企業(yè)推行項(xiàng)目的管理模式，企業(yè)和項(xiàng)目管理者在不斷地思索項(xiàng)目如何能夠獲得成功。溝通存在于項(xiàng)目的全周期，是項(xiàng)目管理中最重要的內(nèi)容之一。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)高效、無障礙的溝通是項(xiàng)目成功的必要條件。

關(guān)鍵詞 航空轉(zhuǎn)包 項(xiàng)目管理 溝通管理

一、溝通

航空轉(zhuǎn)包項(xiàng)目是我國航空制造企業(yè)按照客戶的設(shè)計(jì)圖紙和技術(shù)規(guī)范生產(chǎn)，向客戶交付零件、組件、部件或者產(chǎn)品的貿(mào)易形式。

溝通是信息憑借一定符號(hào)載體在個(gè)人和群體間從發(fā)送者到接受者之間的傳遞，并獲取理解的過程。完美的溝通是經(jīng)過傳遞后被接收感知到的信息與發(fā)送者發(fā)出的信息完全一致，信息的發(fā)送者和接受者能就某一信息達(dá)成認(rèn)同、共識(shí)。項(xiàng)目任務(wù)通常是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員相互協(xié)作來共同完成的。要完成項(xiàng)目任務(wù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要不斷地進(jìn)行各種信息的溝通。溝通存在于項(xiàng)目的全周期，是項(xiàng)目管理中最重要的內(nèi)容之一。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)高效、無障礙的溝通是任何項(xiàng)目成功的必要條件之一。

二、溝通形式

近年來，隨著通信與信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，溝通的形式呈現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)。概括來說，溝通的形式主要有，

第一，書面形式，比如備忘錄、意向書、請(qǐng)示、匯報(bào)、電子郵件、短信、微信等。

第二，口頭形式，比如一對(duì)一面談、電話、會(huì)議等。

三、溝通的原則

高效的溝通需遵循準(zhǔn)確性、必要性、完整性、統(tǒng)一性、及時(shí)性以及有效性的原則。

航空轉(zhuǎn)包項(xiàng)目的客戶通常為美國或者歐洲國家的公司，溝通會(huì)用到中文與外文兩種語言；而且由于溝通雙方的文化、教育背景、經(jīng)驗(yàn)等不同，要達(dá)到溝通效果，溝通雙方必須對(duì)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的編碼和解碼，才能達(dá)到溝通的目的。

并不是項(xiàng)目所有的信息都需要進(jìn)行傳遞，在進(jìn)行溝通之前需對(duì)信息進(jìn)行篩選。要達(dá)到溝通的效果，信息必須完整，而且溝通雙方必須全程參與溝通的過程。溝通發(fā)起方關(guān)于某個(gè)信息的溝通應(yīng)前后統(tǒng)一，避免引起信息混亂。

另外，溝通還需注意時(shí)效性，這樣才能達(dá)到有效溝通的目的。

四、溝通管理

我國航空制造企業(yè)的組織架構(gòu)大多為職能型的組織結(jié)構(gòu)（見圖1），轉(zhuǎn)包項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)由各職能部門的人員組成，向職能部門的管理者匯報(bào)。轉(zhuǎn)包項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)見圖1。

（一）對(duì)外溝通

美國或者歐洲國家的航空制造企業(yè)大多也是采用職能型的組織機(jī)構(gòu)；項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一般由項(xiàng)目經(jīng)理、采購員、技術(shù)支持工程師和質(zhì)量工程師組成，通常會(huì)負(fù)責(zé)兩到三個(gè)項(xiàng)目的管理。

航空轉(zhuǎn)包項(xiàng)目對(duì)外溝通的信息包括商務(wù)信息、項(xiàng)目信息、技術(shù)信息、質(zhì)量信息等。對(duì)外溝通通常采用外方的語言，但是由于企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目參與人員的外語水平參差不齊。對(duì)外溝通一般都是由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。項(xiàng)目經(jīng)理的技術(shù)和質(zhì)量專業(yè)背景和知識(shí)決定了溝通的準(zhǔn)確性，而且所有的溝通都匯集到項(xiàng)目經(jīng)理必然導(dǎo)致溝通及時(shí)性受到影響。

為了提高對(duì)外溝通的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，可優(yōu)先選擇面對(duì)面的溝通，可將客戶方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)邀請(qǐng)到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)。與客戶建立定期的項(xiàng)目例會(huì)溝通機(jī)制，編制項(xiàng)目行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表，記錄溝通結(jié)果，并對(duì)雙方的行動(dòng)項(xiàng)完成進(jìn)行記錄和跟蹤。

關(guān)于某一項(xiàng)問題的專題溝通，可以由溝通需求方發(fā)送電子郵件給客戶方對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人。可充分利用畫圖、照片、表格和模型等直觀的方法，以提高溝通的準(zhǔn)確性。

（二）對(duì)內(nèi)溝通

對(duì)外溝通的發(fā)起方在收到客戶的答復(fù)之后有時(shí)需要將信息傳遞到公司內(nèi)部的職能部門。從客戶處傳遞到內(nèi)部的信息一般都會(huì)涉及客戶的要求，該類信息的溝通需要以書面的形式進(jìn)行，可以通過顧客來電來函處理單或者公司內(nèi)部的協(xié)同辦公系統(tǒng)來處理，并進(jìn)行存檔。

為了推動(dòng)項(xiàng)目，公司內(nèi)部還會(huì)進(jìn)行各種溝通。公司內(nèi)部的溝通形式一般有面對(duì)面請(qǐng)示或匯報(bào)、召開會(huì)議、書面的請(qǐng)示、匯報(bào)、協(xié)調(diào)單等。

鑒于項(xiàng)目組織存在于職能型的組織結(jié)構(gòu)下，項(xiàng)目經(jīng)理以及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員需定期向其上級(jí)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展、存在的問題，以獲得支持；并需要就某些事項(xiàng)的處理請(qǐng)示上級(jí)。請(qǐng)示、匯報(bào)可以以書面形式或者口頭的形式；此類溝通，需要提前做好溝通計(jì)劃，準(zhǔn)備好要溝通的內(nèi)容，表述時(shí)要條理清楚、邏輯性強(qiáng)。

項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的溝通，項(xiàng)目經(jīng)理不僅要注意表達(dá)的方式、方法，更要善于傾聽。定期開展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間建立友誼將大大提高團(tuán)隊(duì)溝通的有效性。

航空轉(zhuǎn)包項(xiàng)目通常還會(huì)涉及公司內(nèi)部的資源調(diào)配和涉及多個(gè)部門的問題解決，也可在公司內(nèi)部組織定期的項(xiàng)目專題會(huì)議，邀請(qǐng)公司管理層和各職能部門管理者參加，就跨職能部門的問題和資源調(diào)配進(jìn)行溝通。

五、結(jié)語

為了項(xiàng)目能獲得成功，機(jī)構(gòu)與客戶之間、機(jī)構(gòu)內(nèi)部以及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間需就項(xiàng)目相關(guān)的信息進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地溝通。在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，在項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)中明確溝通渠道和經(jīng)每一渠道傳遞的信息流，明確信息產(chǎn)生及傳送的額度，并說明正式的溝通關(guān)系，以及創(chuàng)建能增強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中信息溝通的工作環(huán)境，以高效的溝通促進(jìn)項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成。

（作者單位為陜西航空電氣有限責(zé)任公司民機(jī)與國際合作部）

[作者簡介：張曉妮（1981—），女，陜西寶雞人，研究生，工程師，研究方向：企業(yè)管理。]

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